Анализ действующих правил организации работы с информационно-справочными документами на примере актов

 

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ…………………………………………………5

1.1. Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие, анализ и правила организации………...……………………………..………...…………6

1.1. Понятие информационно-справочных документов, их виды и правила организации…………….………………………………………..……………6

1.2. Понятие и виды актов……………………………….…………………....14

1.3. Составление и оформление актов……………………….………………17

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………….………………………...21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………..……………………………………………….34

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………….36

 

Введение

Документационное обеспечение управления – это специфическое  
направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении, обработке и хранению документов. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  
и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. Акты, в свою очередь, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого решения.

Актуальность  данного исследования обуславливается тем, что делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов  
с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Качество и  эффективность работы аппарата управления во многом  
определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. Организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц  
своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Это необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным  
лицом закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению. Акт – это один из видов  
информационно-справочной документации, который составляет достаточно объемную часть делопроизводства. Это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Ведущим принципом для составителей акта является – установление фактического  
состояния дел и достоверное их отражение в акте.

Объектом исследования данной дипломной работы является информационно-справочный документ – акт. Предметом исследования является анализ правил организации работы с информационно-справочными документами.

Цель дипломного проектирования заключается в исследовании механизма повышающего эффективность организации работы с информационно-справочными документами, на примере акта.

Работа состоит  из двух глав. Первая представляет собой  анализ теоретических аспектов рассматриваемой темы. Вторая – практическая часть, 
в которой представлены некоторые виды актов.

В заключении предложены механизмы повышения  эффективности работы с информационно справочными документами (актами).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ  ЧАСТЬ

 

Глава 1. Информационно-справочные документы: понятие,  
анализ и правила организации

1.1.Понятие информационно-справочных документов,  
их виды и правила организации

Информационно-справочные документы - неотъемлемая часть кадровой документации. Документы этой группы выполняют служебную и вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения¹.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого  конкретного работодателя состав и  порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству².

К информационно-справочным документам относят: служебные письма, справки, акты, докладные, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы и прочие.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

• Справочная документация. Она имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.
• Отчетно-справочная. Характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и т.д.) представления ее адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
• Справочно-аналитическая - выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней)³.

Рассмотрим  некоторые документы, которые чаще всего встречаются  
в работе предприятия.

• Служебная записка – документ, который составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Обязательные  реквизиты служебной записки: наименование структурного подразделения, наименование документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

• Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Это может быть нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений и т.п.

По содержанию объяснительные записки делятся  на две группы:

• записки, являющиеся приложением к основному документу;
• объяснительные записки составляемые отдельными работниками, они подписываются исполнителем.
• Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки отражают основную деятельность организации  или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность предприятия, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для предоставления в другую, как правило, вышестоящую организацию, внутренние – для предоставления руководству предприятия или на рассмотрение коллегиального органа.

Обязательные  реквизиты справок: название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при наличии финансовых сведений)⁴.

• Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Оформляются протоколы  на основании черновых записей, ведущихся  во время заседания, стенограммы  или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Ответственность за оформление лежит на секретаре руководителя.

• Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
• Трудовой договор (контракт) – соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу  
  по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор  может заключаться на определенный или неопределенный срок.

Обязательными реквизитами трудового договора являются: дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, наименование сторон, заключающих договор, должности, фамилии, инициалы лиц, подписывающих договор и указание их полномочий, предмет договора, изложение порядка рассмотрения споров, общая сумма договора, общий срок действия договора, юридические адреса сторон, подписи и печати сторон⁵.

• Доверенность – документ о предоставлении права доверенному  
  лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. Определение доверенности содержится в Гражданском кодексе – доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Можно выделить несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

Официальные доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется печать организации.

• Деловое (служебное) письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими деятельности. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами  
  и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

• Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой  
  в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Текст служебной  телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

• Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания  
  от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения)  
  и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.
• Факсограмма(факс) удобна тем, что воспроизводит все особенности документа. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично.
• Жалоба – документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет регламентированной формы. От автора требуется последовательное перечисление и описание фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы оформляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора⁶.