Ведение деловой беседы

2

Ведение деловой беседы.

Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обосновании вашей позиции с тем, чтобы он с ней согласился и поддержал её.

Таким образом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретные предложения.

Деловая беседа в деловом мире выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

1.      взаимное общение работников из одной деловой среды.

2.      совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов.

3.      контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий

4.      поддержание деловых контактов

5.      стимулирование деловой активности

Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации  коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

              Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.

Подготовительные мероприятия.

Планирование, сбор материала и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

На начальном этапе планирования определяется тема, которую желательно обсудить, и возможные участники предстоящего делового разговора. Назначено время, составляется план её проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы. Такой план – это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней. Сбор материала для деловой беседы – очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Он включает в себя поиск возможных источников информации. Затем собранные данные систематизируются. Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Желательно также без сокращений записать особенно удавшиеся  формулировки. Следует выделить наиболее важные моменты.

              Завершающая стадия беседы – редактирование текста, его окончательная шлифовка и доработка.

Начало беседы.

Очень важный этап, им не следует  пренебрегать. Задачи этого этапа:

      установление контакта с собеседником

      создание рабочей атмосферы

      привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Начальный этап имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать вас дальше или нет. Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и самой беседе (т.е. создание рабочей атмосферы). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Нужно исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Как можно чаще обращаться к собеседнику по имени. Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

              Существенное значение имеет и ритм беседы. Нужно повышать ее интенсивность по мере приближения к концу. При этом следует уделить особое внимание ключевым вопросам.

              Приемы начала беседы

1.      Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряженность.

2.      Прием  «зацепки» позволяет кратко изложить проблему, увязав ее с содержанием беседы. Событие, сравнение, личные впечатления, случай, необычный  вопрос.

3.      Постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.

4.      прием прямого  подхода означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Это метод подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчиненным.

5.       

Информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений.

Передача сведений, с которыми вы хотите их ознакомить. Следует сообщить источник информации и указать на их надежность. Особое внимание уделяется краткости изложения. Не отклоняться от темы. После информирования – обоснование выдвигаемых положений

Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.

              Существует много методов аргументации.(«да – но», метод опроса, метод видимой поддержки, фундаментальный метод…)

Уловки, чтобы обезопасить себя. (техника использования авторитетов, техника отсрочки, техника вопросов-капканов…)

Завершение бе6седы.

Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей беседы.

Рекомендации, позволяющие повысить эффективность проведения деловой беседы.

      Внимательно выслушивайте собеседник до конца.

      Никогда не пренебрегайте предубеждениями вашего собеседника

      Избегайте недоразумений и неверных толкований.

      Уважайте своего собеседника, будьте вежливы, тактичны и дипломатичны.

      Не драматизируйте ситуацию. Если нужно, будьте непреклонны

      Всеми способами старайтесь облегчить собеседнику восприятие ваших тезисов и предложений.

Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите собеседника, поздравьте его с разумным решением, скажите ему, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь