Тайм менеджмент

Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — дисциплина о методах определения, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

• список задач (to-do list)
• постановка целей
• установка приоритетов

Обычно термин «тайм-менеджмент»  в российской практике применяют  тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных.

 

Хронофаги (от др.-греч. χρόνος - "время"; φᾰγω — "пожираю") — поглотители времени. Могут быть одушевленными или неодушевленными. Термин «хронофаг» пришел из тайм-менеджмента и обозначает любые отвлекающие объекты, которые мешают заниматься тем, что запланировано или тем, что нравится, надо или просто хочется.

Одушевленные хронофаги — это  люди, которые отвлекают человека от того, что ему хочется или  нужно делать. Например коллеги с  досужими разговорами, друзья с пустыми  звонками, заказчики любящие поболтать  и т. д.

Примеры неодушевленных хронофагов — компьютерные игры, телевизор.

Основной вред хронофагов заключается  в том, что они стремятся отнять и заполнить собой все время, отвлекая от тех занятий, которые  считаются важными.

 

Getting Things Done (сокращённо — GTD, по русски "как привести дела в порядок" или "как доводить дела до конца") — метод тайм-менеджмента, созданный Дэвидом Алленом и описанный в одноимённой книге.

 

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.

 

Методология GTD

 

В тайм-менеджменте приоритеты обычно играют центральную роль. Напротив, Аллен предлагает 2 других элемента — контроль и виденье. Для их реализации Аллен использует три базовых модели:

- управление рабочим процессом;

- 6-уровневая модель обзора работы;

- естественный метод планирования.

 

Первая главная модель — управление рабочим процессом, используется для того, чтобы взять под контроль все задачи и поручения. Управление рабочим процессом состоит из пяти фаз (подробнее — см. в разделе «Принципы»):

1. сбор;

2. обработка;

3. организация;

4. обзор;

5. действия.

 

Аллен использует аналогию «высоты полёта», для того, чтобы проиллюстрировать его вторую главную модель, шестиуровневую модель обзора работы, для виденья перспективы задач и поручений. По восходящей линии:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

6. жизнь.

 

Поднимаясь  на высоту птичьего полёта, каждый может  рассмотреть «общую картину» своих  дел.

 

Аллен рекомендует  еженедельный обзор по различным  уровням. Виденье, полученное из этих обзоров, позволяет управлять личными приоритетами, которые, в свою очередь, определяют приоритет того, нужно ли выполнять и когда выполнять конкретные задачи и поручения, собранные во время процесса управления рабочим процессом. Во время еженедельного обзора человек анализирует контексты задач и раскладывает их по соответствующим спискам. Примерами группирования аналогичных задач является составление списка необходимых телефонных звонков или списка поручений, которые нужно выполнить в Центре. Правила формирования контекстных списков могут быть определены наличием инструмента или присутствием персоны\группы, с которыми нужно что-то обсудить или ознакомить.

 

Аллен подчеркивает, что первых двух моделей достаточно для получения  контроля и виденья в большинстве  задач и проектов. Однако, существуют некоторые случаи, которые требуют более глубокого обдумывания и размышления. Для этого используется третья главная модель — естественный метод планирования. В то время как в управлении рабочим процессом делается «горизонтальная фокусировка» на выполнении индивидуальных задач, в естественном методе планирования делается «вертикальная фокусировка» на планировании проектов и продумывании тем. Модель планирования состоит из 5 стадий:

1. определение цели и принципов;

2. виденье желаемых результатов;

3. мозговой штурм;

4. организация;

5. определение следующего конкретного действия.

 

GTD облегчает этот процесс, основываясь на хранении, отслеживании и использовании подробной информации, связанной с выполняемой задачей. По предположению Аллена многие из провалов, с которыми мы сталкиваемся, были вызваны недостаточным 'первоначальным' планированием (то есть, когда ещё выяснялось, что необходимо достигнуть и какие конкретные действия для этого необходимы). Важно продумать это заранее, создав такую последовательность действий, которую можно будет выполнить без возвращения к планированию. Аллен утверждает, что «система напоминания» нашего разума неэффективна и редко напоминает нам о том, что мы должны и можем сделать в данный момент и в данном месте. Следовательно, информация о «следующих конкретных действиях», контекстно связанных с данным моментом и местом, может послужить внешней поддержкой, которая гарантирует, что мы сделаем себе правильные напоминания в нужное время. Поскольку GTD основано на ведении дополнительных записей, его можно рассматривать как реализацию научных теорий distributed cognition и extended mind.

 

Модель естественного планирования

 

Эта модель основана на естественном способе планирования, который используется нашим мозгом. Она обеспечивает "вертикальный" контроль, то есть самый эффективный способ обдумывания какого-то конкретного проекта или ситуации. Как только вы идентифицировали все свои проекты, для ликвидации беспокойства по каждому из них, может потребоваться концентрация на ниже перечисленных уровнях.

 

1. Цель и принципы, которыми мы руководствуемся  при её достижении

- Зачем мы это делаем? Что в данном случае означает "добиться цели"?

- Каких ключевых стандартов мы должны придерживаться при принятии решений и выполнении работы над этим проектом? Каковы правила "игры"?

- Цель и принципы как основной критерий при принятии решений по проекту.

 

2. Миссия/Вúдение/Глобальная  цель/Успешный результат

- Как мог бы выглядеть полностью успешный результат? Как бы я мог узнать об этом?

- Как этот успех смотрелся бы или ощущался бы каждой из заинтересованных сторон?

 

3. Мозговой штурм

- Какие вещи могут произойти в связи с этим проектом? Каково текущее состояние дел?

- Что я знаю? Чего я не знаю? Что я должен обдумать? Что я ещё не учёл? И т.д.

- Ничего не упускайте, не будьте субъективны и сопротивляйтесь критическому анализу   своих мыслей.

- Рассмотрите ситуацию с разных сторон.

 

4. Организация

- Идентифицируйте компоненты проекта (подзадачи), их последовательность и/или приоритеты.

- Сделайте схему или план, составьте по пунктам списки или начертите диаграмму – всё, что вам может понадобиться для обзора и контроля.

 

 

5. Конкретные следующие  действия

- Определите конкретные следующие действия по каждой независимой подзадаче (что должно быть сделано и кем?).

- Если требуется дополнительное планирование, определите конкретное следующее действие, способствующее его выполнению.

 

Если понадобится, смените  уровень концентрации по проекту  следующим образом:

- Если ваш проект нуждается в большей ясности, повысьте уровень своей концентрации (то есть вернитесь от действий к планированию, или от планирования к мозговому штурму, или от формирования вúдения к цели).

- Если ваш проект необходимо продвигать, понизьте уровень своей концентрации (например, перейдите от формирования вúдения к мозговому штурму, от планирования к действиям).

 

Насколько много требуется  планировать?

Если проект всё время не крутится у вас в голове, то планирование по нему было достаточным. Если же вы всё ещё постоянно думаете о нём, продолжайте использовать эту модель, пока не достигнете по нему достаточной ясности.