Совершенствование учёта и анализа использования рабочего времени руководителей различного уровня

Сравним затраченное время по группам с нормативами затрат времени по тем же группам и отобразим это на диаграммах. (Смотреть: Приложение)

              Из диаграмм видно расхождение затрат времени и у директора и у менеджера по продажам по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало.

3.Расчет показателей использования рабочего времени, приведённых в фотографии рабочего дня для анализа.

Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.

Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим для каждого из руководителей:

1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле

Кэ  = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф

где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва(мин),

П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в  работе (мин).

Кз =1-(35+60)/540=0,83 (директор)

Кз =1-(30+60)/540=0,84 (менеджер по продажам)

Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководители, т.е. директор фирмы и менеджер по продажам загружены работой на 83 и 84 процента соответственно.

2) Определим  К отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:

К отл = ОТЛ/Ф

где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)

К отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)

К отл =(5+5+5+60)/540=0,14 (менеджер по продажам)

3) Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:

Кпрв = ПР / Ф

где, ПР – перерывы, зависящие от работника

Ф – фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва

Кпрв =5/480=0,01 (директор)

Кпрв =15/480=0,03 (менеджер по продажам)

Загруженность рабочего дня  у директора и менеджера по продажам находится в нормальных пределах, но 83 и 84% это все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени.

Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 15% и 14% это говорит нам о том, что эти руководители используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик.

У обоих руководителей существуют потери рабочего времени по их собственной вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться устранить и использовать своё рабочее время более рационально.

4.Совершенствование использования рабочего времени.

Сперва необходимо провести анализ всего рабочего дня и определить где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.

Необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовали руководители. Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

              У этих руководителей явный переизбыток по первой группе (инструктаж, контроль и управление), и недостаток по второй (Организационно-административная деятельность). Значит, исходя из исследований им необходимо уделять меньше времени деятельности по первой группе и больше по второй. Также оптимизировать время отличное от рабочей надобности.

              Для оптимизации рабочего времени для любого руководителя необходима постановка целей. Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели.  Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

Не малую роль играет и планирование. Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущество, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование, и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

Чтобы рабочий день не приносил не запланированных потерь времени необходимо:

1). Чётко составлять расписание работы на текущий день;

2). Своевременно  отвечать на деловые письма;

3)              . Не отвлекаться на частые телефонные звонки (поручить секретарю и отвечать только на самые важные);

4). Не выполнять работу за своих подчинённых и т.д.

Заключение.

              В этой работе бил проведён анализ затрат времени на примере производственно-коммерческой фирмы ООО «Стройкомплект», а конкретно директора фирмы и менеджера по продажам. Были сделаны фотографии их рабочего дня, данные затрат времени сравнили с нормативами. Из диаграмм видно, что в их работе присутствуют не нормированные затраты времени которые нужно нормировать.

Для более точного выявления затрат времени, которое используется в непроизводственных интересах были произведены расчёты степени экстенсивного использования рабочего времени, затраты составили 83% (директор) и 84% (менеджер по продажам); посчитали затраты на регламентированные перерывы они составили 15% и 14% соответственно; рассчитали коэффициент потерь рабочего времени по вине работника он составил 1% и 3% соответственно. В были предложены возможные варианты уменьшения затрат рабочего времени.

Литература.

1). Веснин В. Р. Основы менеджмента. М.: Элит-2000, 2001, с. 440

2). Гандина Н.М. Экономика и нормирование труда/ Учебное пособие. И.:  Изд-во ИГЭА, 1994. с.320

3). Генкин Б.М., Петроченко П.Ф., Бухалков М.И. и др. Под. Ред. Б.М. Генкина. Нормирование труда. – М.: Экономика, 1985.

4). Громов О. Н., Мишин В. М. Организация управленческого труда. – М.: ГАУ, 1993. – 325 с.

5). Назаров А.Ш. Нормирование труда. – Т.: Укитувчи, 1987.

6). Никитин А.В. Сборник задач по экономике, организации и нормированию труда в промышленности. – М.: Экономика, 1990.

7). Рекомендации по организации нормирования труда на предприятиях // Социальная защита – 1999 - №5 – С. 42-58.

8). Ремизов К.С.. Основы экономики труда. М.: Издательство МГУ, 1990, с. 512

9). Шекня С. В. Управление персоналом современной организации. – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997. – 456 с.

Приложение.

Затраты времени директора сравненные с нормативами.

Затраты времени менеджера по продажам сравненные с нормативами.

22