Подготовка и проведения коллегий и служебных совещаний, их значение в управленческой деятельности

Глава 1

«Подготовка и проведения коллегий и служебных совещаний, их значение в управленческой деятельности. Принятие эффективных управленческих решений»

1.1 Служебное совещания  и коллегии. Понятие.  Значение.

Совещание(служебное, деловое) представляет собой способ коллективного целенаправленного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Это особый вид организации, которая создаётся на чрезвычайно короткий срок и имеет известную целенаправленность. Это форма организации делового общения коллектива (группы) по актуальным для данного коллектива (группы) проблемам.

Служебное совещание- это :

-Один из самых ответственных видов деятельности руководителя;

-Воспитательная акция персонала;

-Один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, а следовательно, их мотивации;

-Инструмент управления причастностью сотрудников к делам подразделения и организации в целом;

-Работа коллективного  разума в заранее6 определённый  временной период , в заранее обусловленном  месте, для выроботки и принятия решения по заранее определённому вопросу или проблеме;

-Школа профессиональной  и нравственной культуры организации  общения;

-Важный  фактор  организации управления. 

Служебные совещания  по своему назначению и характеру  можно подразделить на следующие основные виды:

-связанные с выработкой  и принятием решений;

-связанные с организацией  реализации принятых решений;

-по итогам осуществления  какого-либо решения с целью  оценки его результатов;

-для решения текущих  производственных задач и др. 

Служебные совещания  — это также одна из форм участия  широких кругов рядовых работников в управлении. В этом смысле они  имеют важное значение в деле демократизации управления. Нельзя не учитывать и  воспитательное значение совещаний. Эмоциональное  воздействие руководителя в ходе совещания на коллектив, воздействие коллектива на отдельных работников способствуют росту инициативы и энтузиазма.

Служебное совещание – один из важных методов управления, охватывающий все его стадии.

Процесс управления может быть сведён к трём основным стадиям:

1. Сбор информации;
2. Переработка информации с использованием тезауруса (Тезаурус- весь объём знаний, накопленных к данному моменту) .
3. Принятие решений в виде системы управленческих команд.

[Приложение 1]

Помимо прямого  назначения, каждое рационально организованное служебное совещание выполняет  учебно –воспитательную функцию. На служебных совещаниях сотрудники учатся , и в первую очередь- у руководителя, мыслить мосштабно, подходить к обсуждаемой проблеме комплексно, всесторонне, учитывать не только ближайшие.ю но и отдалённые последствия разбираемых вариантов решений. Одновременно с этим идёт обучение культуре речи- грамотности и чёткости изложения мыслей, умению аргументировать и отстаивать свои позиции. 

                   По порядку решения вопросов органы управления делятся на едино начальные и коллегиальные. Преобладают первый тин органов, а коллегиальных сейчас немного (советы министров, административные комиссии, например). В процессе административной реформы 1991-1992 гг. в РФ коллегиальные органы - исполнительные едино начальные администрации (района, области и т. д.), а также комитеты народного контроля и некоторые другие были ликвидированы. Одновременно был создан институт президентуры. Названные и подобные преобразования расширили единоначалие в управлении. Необходимо отметить, что оно сочетается с совещательной коллегиальностью - коллегии министерств, советы при Президенте и другие коллегии вырабатывают рекомендации, которые проводятся в жизнь единоличными актами руководитеяей.

                 Что касается коллегиальных органов местного самоуправления, то их формирование на основе выборности не означает, что их представители должны избираться одновременно и по однотипной процедуре. Избрание членов выборного органа (депутатов, представителей, муниципальных советников и т.д.) может производиться по частям. К примеру, допустим порядок, при котором каждые два года проводятся выборы половины состава членов выборного органа при сроке полномочий каждого из представителей в четыре года. Допустимо и исполнение различных механизмов избрания в один и тот же выборный орган (например, возможно деление территории муниципального образования на избирательные округа с различным числом мандатов). Не противоречит статусу выборного органа и включение в его состав лица, избранного всем населением муниципального образования. Однако это многообразие имеет установленные законами ограничения - гарантии избирательных прав граждан должны быть соответствующим образом оформлены в региональных законах и в уставе, а также иных нормативных актах муниципального образования.

             Коллегия Счетной палаты разрабатывает и утверждает методики проведения плановых и внеплановых контрольных мероприятий, методики подготовки отчетов и информационных сообщений, направляемых городской Думе и главе города; рассматривает годовой и квартальные отчеты палаты, годовой и квартальные планы работы палаты, вопросы проведения внеплановых контрольных мероприятий, привлечения к работе палаты специалистов на договорной основе, иные вопросы, предусмотренные регламентом палаты, решениями городской Думы. Руководит работой коллегии председатель Счетной палаты. Состав коллегии утверждается городской Думой. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Заседание коллегии правомочно, если на нем присутствуют не менее двух третей от установленного числа членов коллегии. Глава местной администрации осуществляет общее руководство администрацией, непосредственно направляет работу своих заместителей и аппарата. Руководство администрацией осуществляется на принципе единоначалия. Однако единоначалие не исключает коллегиального обсуждения и выработки решений по важнейшим проблемам жизнедеятельности муниципального образования. В этих целях в структуре многих администраций образованы постоянные органы - коллегии администраций, которые действуют под руководством главы местной администрации.

В состав коллегии по должности входят заместители главы, начальники отдельных структурных  подразделений: финансового и экономического управлений (отделов), юридического отдела и др. Полномочия коллегии, порядок ее работы определяются положением о коллегии администрации, утвержденным главой местной администрации.

    Заместители главы местной администрации  осуществляют руководство отдельными отраслями местного хозяйства, деятельностью подчиненных им в соответствии с распределением обязанностей структурных подразделений администрации. Глава местной администрации определяет число своих заместителей, а в зависимости от их профессиональной подготовки - направления их работы. Таковыми могут быть вопросы: жилищного и коммунального хозяйства; организации потребительского рынка; управления имуществом муниципального образования; капитального строительства; экономической и социальной сферы деятельности местной администрации и т.д. 

1.2  Принципы подготовки и проведения коллегий и служебных совещаний

В процессе управления часто приходится сталкиваться с  такими задачами, решение которых  невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п).

Так как в принятии решений задействовано много  работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "вряд ли найдется другой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний"Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению. В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1- 1,5 часа.В зависимости от вида совещания, количества участников и временных рамок проводятся различные подготовительные организационно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действующими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен, быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллегиальные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого является подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации этого коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его  проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание  лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, секретарь должен сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашенные и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с  ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня—это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

Коллегиальные органы имеют годовые, квартальные и  месячные планы работы. При формировании повестки дня заседания такого органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные -поуказанию руководителя.

При составлении  повестки дня рекомендуется первыми  ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об"

Список участников - это второй документ, который должен подготовить секретарь. Если это  заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.

Приглашать на любые  виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители  решений или сотрудники, располагающие  специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.

Четкой организации  работы способствует составление списка по определенной форме, в которой  заранее можно предусмотреть  все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

При необходимости  список может дополняться другими  вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно  будет использовать при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим совещание ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и  место проведения совещания, секретарь  приступает к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами; письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания - работники одной организации, секретарю достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. При передаче телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно места и времени совещания. В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, коллегиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени заседания обычно рассылается.