Удосконалення АРМ управління складом на основі ТОВ «Нова-Холдінг»

 
 

     Відділи, які безпосередньо підкоряються директору Нова-Холдинг:

1. Директор супермаркету
2. Юридичний відділ
3. Відділ персоналу
4. Фінансовий відділ
5. Відділ закупівлі
6. Відділ маркетингу
7. Відділ охорони
8. Відділ інформаційних технологій

     Відділ  бухгалтерії

     Обробка первинної документації, ведення  журналів обліку, виписка командировочних  листів, ведення обліку основних та оборотних засобів, контроль по розрахунках  з дебіторами та кредиторами, формування звітів до органів статистики, податкової інспекції.

     Відділ  персоналу

     Відділ  персоналу виконує функції керуючись  Законом «Про працю» щодо:

• подання реклами що до набору працівників;
• підбір кандидатів;
• формування організаційної структури підприємства;
• формування посадових інструкції працівників;
• узгодження посадових інструкції різних відділів між собою;
• розробка норм праці для працівників відділів;
• ведення табелів обліку робочого часу по відділах;
• організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
• контроль за дотримання Закону України «Про працю» на підприємстві;
• організація дозволу та відпочинку персоналу.

     Фінансовий  відділ

     Робота  фінансового відділу спрямована на збільшення фінансових ресурсів, інвестицій і нарощування об'єму капіталу. Задача  полягає в керуванні  рухом фінансових ресурсів і фінансових відносин, які виникають між компаніями в процесі руху цих ресурсів.

     Основні функції відділу:

• організація грошового обігу;
• забезпечення фінансовими коштами й інвестиційними інструментами;
• забезпечення основними й оборотними фондами;
• організація фінансової роботи;
• прогнозування фінансового стану підприємства;
• планування фінансової діяльності підприємства;

     Відділ  фінансового контролю

     Відділ  фінансового контролю виконуючи  свої функції тісно співпрацює з  відділом бухгалтерії, фінансовим відділом та відділом охорони, а тому його головні функції це:

• контроль за використанням матеріальних ресурсів шляхом проведення інвентаризації;
• коректування залишків продукції на складах і торговому залі шляхом введення даних у інформаційну систему; 
• знаходження відхилень між кількістю товарів в інформаційній системі і фактичною наявністю товарів на складах і торговому залі.
• контроль переміщень товарів, напівфабрикатів, сировини з відділу прийомки до торгового залу і виробничих цехів.

     Відділ  замовлень

     Відділ замовлень тісно співпрацює з відділом закупівлі, прийомки, торгового залу. Його основні функції це:

• отримання інформації про залишки продукції із торгової системи;
• на основі заявок від відділу торгового залу відділ замовлень формує замовлення на поставку;
• узгоджує кількість товару з постачальниками;
• узгоджує час поставки товару з постачальниками та відділом прийомки.

 

     Відділ  закупівлі

     Мета  відділу закупівлі товару це:

• аналіз ринку товарів та послуг;
• формування асортименту продукції;
• формування мережі постачальників;
• обговорення умов постачання;
• складання контрактів на вигідних для компанії умовах;
• ведення переговорів з постачальниками щодо знижок і акції;
• формування цінової політики підприємства з безпосередньою участю відділу маркетингу.

     Відділ  торгового залу

     Мета  відділу полягає у контролі за кількістю продукції на торгових полицях, її якості. Надання покупцям інформації стосовно асортименту продукції  та місця її знаходження.

     Співпрацюючи  з відділом охорони працівники відділу  створюють перепони щодо крадіжок товарів.

     Відділ  маркетингу

     Мета  відділу це аналіз ринку цін шляхом проведення моніторингу цін конкуруючих  фірм, аналіз конкурентоспроможності підприємства, формування власної цінової  політики підприємства.

     Організація у проведенні рекламних акції  виробниками продукції, організація свят, формування каталогу продуктів, подання рекламних оголошень на радіо і телебачення, організація зовнішньої  реклами. 

     Відділ  СПК

     Мета  відділу:

• організація роботи виробничих цехів;
• контроль за надходженням напівфабрикатів і сировини на склади цехів;
• контроль якості випущеної продукції;
• контроль за дотриманням санітарних норм;
• організація роботи кафетеріїв та їдальні;

     Відділ  прийомки товару

     Мета  відділу:

• прийомка товару;
• визначення кількості і якості продукції яка приймається;
• переміщення товарів до торгового залу і виробничих цехів;
• виставлення акту повернення у випадку невідповідності;
• організація вантажно-розвантажувальних робіт.

     Відділ  кас

     Мета  відділу:

• швидке і якісне обслуговування покупців на касі;
• співпраця з відділом охорони по виявленню крадіжок;
• організація повернень товарів покупцями;

     Відділ  охорони

     Мета  відділу:

• контроль за дотриманням процедур переміщення і прийомки товару;
• виявлення крадіжок;
• організація охорони об’єкту;
• пожежна безпека;

     Відділ  декору

     Мета  відділу:

• разом з відділом маркетингу декорація приміщення торгового залу;
• розробка тематичних плакатів для торгових відділів;
• декорація свят, акцій.

     Відділ  інформаційних технологій

     Відділ  тісно співпрацює з усіма відділами  компанії.

     Мета  відділу:

• організація роботи інформаційної системи;
• адміністрування інформаційної системи;
• надання кваліфікаційної помочі працівникам стосовно роботи з інформаційною системою;
• пошук вузьких місць в інформаційній системі та їх локалізація;
• проведення ремонту комп’ютерів та орг. техніки підприємства своїми силами і силами сторонніх організацій;
• організація телефонного зв’язку;
• впровадження бізнес процесів стосовно роботи інформаційної системи та відділів компанії.
• впровадження нових інформаційних технологій;

     Відділ  технічної служби

     Мета  відділу:

• організація безперервної  роботи устаткування компанії;
• проведення планових оглядів і ремонтів обладнання;
• модернізація обладнання компанії власними силами чи силами сторонніх організацій;

     Юридичний відділ

     Мета  відділу:

• контроль за додержанням законів України у компанії;
• аналіз юридичних документів які приходять до компанії;
• формування юридичних документів до органів влади;
• консультації працівників компанії;
• захист прав компанії в суді.

 

     Взаємозв’язок в роботі відділів буде наданий у  наступному розділі. Згідно теми даної  дипломної роботи будуть розглянуті основні бізнес процеси які безпосередньо  перетинаються з модулем логістики  існуючої інформаційної системи.

2.2. Схема бізнес процесів  в ТОВ “Нова-Холдинг”

     Сьогодні  однозначне розуміння бізнес-процесу  у фаховій літературі відсутнє. За визначенням Дж.Харрінгтона, “ бізнес-процесів - методологія, що розроблена для проведення покрокових удосконалювань адміністративних та допоміжних процесів за допомогою таких підходів, як методика швидкого аналізу рішення, бенчмаркінг процесу, перепроектування та реінжиніринг процесу.

     Ураховуючи  узагальнення, що зроблені у дослідженнях, у роботі були сформульовані такі загальносистемні принципи методології процесного підходу: спрямованість на споживача процесу; орієнтація на досягнення результату процесу, а не діяльності окремого підрозділу; пріоритетність процесів, що додають вартість; поєднання постійного й проривного вдосконалення на основі “вимірюваності” процесу; об’єднання персоналу в команди процесів.

     Для розуміння бізнес процесів на підприємстві розглянемо рисунок бізнес процесу. На цьому рис. 1.1. зображено рух товару по підприємству від початку замовлення до виставлення на торговий зал.

     Життєвий  цикл товару починається з формування номенклатури товару в інформаційній  ній системі але цьому передує  пошуком постачальника і складання  з ним договорів на постачання.

     Далі  менеджер закупівлі формує контракт в інформаційній системі в  якому відображує найменування товару, його ціну, та можливі знижки, рис.1.2.

     Коли  контракт готовий оператори відділу  замовлень формують замовлення, на основі заявок, рис.1.3, від торгівельних відділів, яке відсилається постачальнику  для остаточного корегування кількості товару. Рис.1.4.

     За  умови виконання цієї процедури  відбувається постачання товару. На відділ прийомки товару надходять товари. В свою чергу відділ прийомки отримує  замовлення в інформаційній системі  згідно якого формується документ прийомки і відбувається прийомка товару. Рис.1.5. У разі відмінностей між замовленням і фактичною наявністю товару, відділ прийомки оформлює акт розбіжностей в якому вказує товар і причину повернення. Далі прийомка відправляє рахунки-фактури до бухгалтерії де їх факторують.

     У разі якщо товар не має штрих-коду або штрих-код відрізняється від встановлених відділ прийомки проводить заміну штрих-кодів на ті, що узгоджені на підприємстві.

     Після цього менеджери прийомки переміщають  товар у інформаційній системі  до торгового залу і до цехів власного виробництва. І тільки потім вантажники, менеджери торгівельних секторів і секторів власного виробництва мають право забрати товар.

 
 

 

2.3. Структура інформаційної  системи існуючої  на підприємстві

     Значення  інформаційних систем у роботі підприємств  торгівельного спрямування відіграє велику роль. Інформаційна система – це програмно-технічний комплекс основна мета якого підвищення ефективності та вдосконалення управління, а саме:

• звільнити управлінсько-технічний персонал підприємства від рутинної ручної роботи з обліку, зберігання та обробки інформації на підприємствах;
• швидко, якісно і надійно здійснювати процес прийому, обліку, зберігання та обробки інформації;
• значно скоротити управлінсько-технічний персонал підприємства, що займається ручною роботою з обліку, зберігання та обробки інформації на підприємстві;
• забезпечити, в необхідні терміни, керівництво і управлінсько-технічний персонал підприємства якісною інформацією;
• своєчасно і якісно вести аналіз господарської діяльності підприємства;
• швидко і якісно приймати рішення, пов’язані з управлінням підприємства.

2.4 Програмне забезпечення