Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

     1. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

     В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность  кардинального изменения подхода  к постановке бухгалтерского учета  на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПЭВМ, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

     Решая вопрос компьютеризации на малом  предприятии, необходимо учитывать  ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, обеспечивающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ автоматизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журнале «Бухгалтерский учет», «Финансовой газете».

     Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся  к классам «Мини-бухгалтерия» и  «Интегрированная бухгалтерская система».

     Пакеты  мини-бухгалтерии имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере «1С:Бухгалтерия» (версия 6.0).

     Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

     Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

     В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появляется еще одна группа функций — «Действия», которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки меню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например, печать, поиск строки, вставка, копирование, удаление и т.д. В нижней части окна располагается информационная строка — в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, подсказки и т.д. Остальная часть окна «1С: Бухгалтерии» является рабочим пространством — в нем выводятся списки, бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

     Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (табл. 1). 

     Таблица 1

     Рассмотрим  схему технологии обработки бухгалтерской  информации при помощи пакета «1С:Бухгалтерия».

     Технологический процесс включает подготовительный, начальный и основной этапы.

     Подготовительный  этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «константы»).

     Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов (режим «счета»), добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки (режим «типовые проводки») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые проводки» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет вестись аналитический учет, например «материалы», «основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции (табл. 2):

     Таблица 2. Список субконто «Основные средства»

     Далее осуществляем ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите «00» и наоборот. Проверка правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

     Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода, и заключается во вводе в машину переменных данных с различных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

     Основной  этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие  функции:

     - «Расчет итогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц.

     - «Сводные проводки» — ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого.

     - «Шахматка» — табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам.

     - «Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам.

     - «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету. 

     - «Обороты счета» (Главная книга) — формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал.

     - «Журнал-ордер и ведомость по счету» — выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам.

     - «Карточка счета» — содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.

     - «Анализ счета по субконто» — для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности.

     - «Анализ счета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов.

     - «Анализ субконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто.

     - «Карточка субконто» — содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении. Документ получается из списка субконто.

     - «Обороты между субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида.

     - «Отчеты по Журналу операций» — производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам.

     - «Произвольные отчеты» — программа предоставляет широкие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгалтер может создать и новый отчет в соответствии со своими потребностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции - баланс и приложения к нему, расчеты налогов и т.д.

     После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется  функция «Закрытого периода», которая  обеспечивает автоматический переход  к новому расчетному периоду. Во избежание  потери информации в машине в случае возникновения внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.