Технічні засоби сучасного офісу

 
 

  Модульна  контрольна робота

  з дисципліни «Технічні та програмні  засоби сучасного офісу» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Київ 2010 

ЗМІСТ

1. Лист–запрошення: формуляр, приклад складання………………………3
2. Доповідна записка звітного характеру: формуляр, приклад складання……………………………………………………………...........5
3. Правила складання розпорядчих документів. Приклад складання наказу по особовому складу………………………………………………………7
4. Література………………………………………………………................10
5. Додатки……………………………………………………………………12

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Лист  – запрошення: формуляр, приклад складання

 

     Лист-запрошення – вид офіційного листування, ділове (комерційне) листування напівофіційного характеру між фірмами, установами, містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу. Лист – запрошення відноситься до некомерційного ділового листа, який використовується при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. 

     Листи – запрошення, виконуючи ту ж функцію, що й запрошення, відрізняються від них насамперед стилем — він хоч й офіційний, але не такий холодний і менш стандартизований. Такі листи — це вияв особливої поваги. Дуже часто вони мають виразно персональний характер, цілий ряд фактів вказує на те, що лист адресований не абстрактній особі, одній із десятків чи сотень, а саме тій людині, ім’я якої стоїть у звертанні.

     У таких випадках необхідно дотримуватися правил ділового етикету:

• На персонально адресоване запрошення треба відповідати! Якщо стандартне, «тиражне» запрошення не зобов’язує до відповіді (хіба що ця необхідність обумовлена в тексті), то не відреагувати на персональний лист – запрошення є неввічливим. Особливо, якщо ця відповідь щось вирішує й на неї розраховують.
• Якщо ж запрошення написане автором від руки й людина вважала за потрібне таким чином засвідчити вам свою повагу, то необхідно письмово висловити свою вдячність — у діловому листуванні це надзвичайно важливий факт.

     Охарактеризуємо структуру тексту листа. Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа, в залежності від його тематичної ознаки – прохання, пропозиція, повідомлення тощо. Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.

     Реквізити офіційного листа (листа  – запрошення). Офіційні (службовi) листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс обов'язкових елементів (реквізитів), які мають бути розташовані в певному порядку. Для офіційного (службового) листа рекомендується наступний склад реквізитів:

• державний герб (для державних підприємств);
• логотип або емблема організації;
• код підприємства за ЗКПО (для внутрішньореспубліканському листування), якщо він є;
• код документа по ОКУД (якщо є);
• найменування організації (повне та скорочене);
• поштова та телеграфна адреса;
• номер телефону;
• номер факсу;
• номер рахунку в банку;
• дата;
• індекс документа;
• посилання на індекс та дату вхідного документа;
• адресат;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис;
• прізвище та телефон виконавця.

     Приклад оформлення листа – запрошення див.додаток А. 

     

2. Доповідна записка звітного характеру: формуляр, приклад складання

     Доповідна записка – документ, який адресують керівникові даної організації або організації вищого рівня. Містить детальний виклад якогось питання з висновками та пропозиціями укладача. Це службовий документ на ім'я керівника органу або одного із його структурних підрозділів з описом певного факту (в ній повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень, подається інформація про певні події та ін.).

     Види  доповідних записок:

• Внутрішні (якщо адресовані керівникові органу внутрішніх справ або структурного підрозділу, у якому працює особа, яка готує доповідну записку);
• Зовнішні (якщо адресовані керівникові вищого органу).

     Залежно від змісту доповідні  записки можуть бути:

• Ініціативного характеру;
• Інформаційного характеру;
• Звітного характеру.

     Якщо  доповідна записка містить відомості  внутрішнього характеру,  її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4, підписує таку доповідну записку укладач. Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу,  її оформлюють на ПК  на загальному бланку, підписує цю доповідну записку керівник підприємства. Тобто, доповідні записки, складені для надсилання до вищих органів, підписуються керівником, а внутрішні – їх автором.

     Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

     Реквізити доповідної записки  звітного характерку (на загальному бланку):

• адресат (кому адресована доповідна записка): найменування посади, прізвище й ініціали посадової особи;
• назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
• дата;
• номер документа;
• місце складання;
• заголовок до тексту;
• текст;
• додаток, підстава;
• підпис.

     Порядок оформлення тексту доповідної записки:

• у першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки;
• друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

     Якщо  наведені факти або зроблені висновки та пропозиції потребують цифрового  або документального підтвердження, вони оформлюються як додаток. Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу, наведені факти – достовірними, пропозиції чітко сформульованими.

     Приклад оформлення доповідної записки звітного характеру див. додаток Б. 

3. Правила складання розпорядчих  документів. Приклад складання наказу по особовому складу

     До  розпорядчих документів по особовому  складу (по кадрах) належать накази. Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать накази про заохочення, стягнення, присвоєння розрядів і категорій, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

     Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

• № П-1 (наказ про прийом на роботу);
• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);
• № П-6 (наказ про надання відпустки);
• № П-7 (список №__про надання відпустки);
• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

     Типові  форми будуть додаватися при розгляді конкретних наказів по видах.

     На  підприємствах, в установах, організаціях і фірмах (невеликих) з невеликим  обсягом документообігу зазначені  накази оформлюються на спеціальних  чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Форма  додається. Накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства, установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень кваліфікаційних і  атестаційних комісій тощо.

     Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов’язкові реквізити:

• повне найменування підприємства, установи, організації, фірми; назву виду документа — наказ;
• дату складання, підписання (28 травня 2010 року);
• місце складання чи видання (м. Київ);
• номер (доповнюється індексом «К» або «ОС»);
• заголовок до тексту;
• текст;
• підстава;
• підпис керівника;
• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

 

     Проект  наказу готують працівники відділу  кадрів, погоджують з

відповідними  посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

     Накази  по особовому складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають  лише розпорядчу частину, починати яку  рекомендується з прізвища, імені  та по батькові працівника.

     У наступному рядку і далі — посада, вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд, категорія, клас, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

     Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу.

     Після підписання наказ реєструється у  книзі реєстрації наказів, що має  такі реквізити: номер наказу, дату видання, вид наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписки).

     У груповому наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати  їх в такій послідовності: прийняття  на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

     У кожній групі питань прізвища працівників  рекомендується розміщувати за алфавітом. Зразок оформлення наказу додається.

     Перший  примірник наказу залишається у  відділі кадрів, а другий передається  до бухгалтерії. У разі потреби третій примірник (копія наказу) передається  до планово-економічного відділу.

     У структурні підрозділи копії чи примірники наказів по особовому складу не передаються.

     Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими  номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

     Справа  ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у  відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається  до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) підприємства, установи, організації.

     У разі ліквідації підприємства, установи, організації накази по особовому  складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

     Накази  по особовому складу (по кадрах) і  книги їх реєстрації є документами  постійного зберігання.