Розробка автоматизованої бази даних

align="justify"> -Підпис поля—дозволяє визначити більш змістовне ім’я поля ,яке Access буде виводити  у таблицях,звітах,формах.

 -Значення по замовчуванні—дане значення буде автоматично додаватися у поле нового запису(окрім полей типа Лічильник,поле МЕМО, Поле об’єкта OLE)

 -Повідомлення про помилку—дана строка містить повідомлення ,яке буде виводитися на екран ,якщо задане значення не відповідає діапазону від 01.01.00 до 01.01.01

 -Обов’язкове поле—якщо в даному полі не може бути 0 чи NULL,то обрати ТАК.

 -Індексоване—якщо в даному полі співпадіння неможливі,то обрати ТАК.

1.Запуск Access.

2.Створення бази даних. Для цього необхідно виконати команду Файл/Створити базу даних,дати їй назву,натиснути кнопку Створити. Відкриється вікно порожньої бази даних.

3.Створити таблиці Робітники,Деталі,Обсяг випуску в режимі Конструктора. Натиснути кнопку Створити/Конструктор у вікні бази даних,вкладка Таблиці. Далі треба ввести назви полів,вказати тип даних кожного поля та їх властивості,зробити ключовими поля:

-Дата у таблиці Робітники;

-ПІБ  робітника у таблиці Деталі;

-Код  деталі у таблиці Обсяг випуску.

Ключовим може бути одне або декілька полів,комбінація значень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці. Ключове поле не допускає значень Null та завжди має унікальне значення;воно використовується для зв’язування таблиць зі зовнішніми ключами інших таблиць. Для цього необхідно виділити поле Дата та натиснути кнопку Ключове поле на Панелі інструментів Конструктор таблиць або команду Ключове поле контекстного меню. 
 

 

 
 

1.4 Встановлення зв’язків між таблицями в базі даних. 

 База  даних,яка має безліч таблиць ,встановлює зв’язки між цими таблицями за допомогою ключових полів. Кожний запис  із представлених таблиць ідентифікує лише один об’єкт. Відношення між таблицями визначаються відношеннями між полями.

Існують 4 типи відношень між таблицями:

а)«один-до-багатьох»--створюється  у тому випадку ,коли лише одне з  полів є ключовим або має унікальний індекс;передбачає,що кожному запису в одній таблиці можуть відповідати декілька записів іншої таблиці;

б)«один-до одного»--обидва зв’язуючих поля є  унікальними або ключовими;це означає,що кожний запис в одній таблиці  відповідає лише одному запису іншої  таблиці(ключові поля можуть мати різні назви,але обов’язково повинні мати співпадаючі значення та однакові типи;

в)«багато-до-одного»--аналогічне відношенню «один-до-багатьох» та залежить від точки зору на відношення;

г)«багато-до багатьох»-- виникає у тому випадку,якщо один запис з першої таблиці може бути зв’язаний з більше,ніж з одним записом з іншої таблиці та навпаки.

Якщо  перетягувати поле,яке не є ключовим,на інше таке ж поле,створюються невизначені  відношення.

Можливі дії у вікні Схема Даних:

зміна структури таблиць,зміна існуючих Зв’язків,Видалення Зв’язків,Видалення таблиці,виведення всіх існуючих Зв’язків для конкретної таблиці,визначення Зв’язків для запитів,не встановлюючи цілісності даних.Щоб повністю Очистити макет Схеми Даних,виконати Очистити.

Встановлення  зв’язків:

1.Увійти у вікно Схема даних:пункт меню Сервіс/Схема даних або кнопка Схема даних на Панелі інструментів.

2.У вікні  Схема даних натиснути правою кнопкою миші та обрати Додати таблицю(або кнопка на Панелі інструментів Додати таблицю.

_{Обрати  необхідні таблиці:Робітники,Деталі,Деталі за місяць та закрити діалогове вікно Додавання таблиці} 

 3.Виділити  у таблиці Деталі за місяць ключове поле Код деталі та перетягнути його на поле Код деталі у таблиці Деталі. Після цього на екрані з’явиться діалогове вікно Зміна зв’язків,в якому треба вказати необхідність Забезпечення цілісності даних,Каскадного оновлення зв’язаних полів,Каскадного удаления зв’язаних полів,натиснути OK.

  

   

1.5 Організація вводу  та контролю даних з використанням форм 

 Форми—найбільш  зручний спосіб відображення інформації. Більшість даних,представлених у  формі,беруть з таблиць чи запитів. Інша інформація,яка непов’язана  ні з таблицею,ні з запитами,зберігається в макеті форми.

 Користувач  має можливість створити форму самостійно або скористатися майстром. Майстер форм прискорює процес створення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При використанні майстра Microsoft Access видає запрошення на введення даних, на основі яких створюється форма. У створених формах майстер можна використовувати для швидкого створення елементів управління у формі. Для налаштування форми слід перейти в режим Конструктора.

 Для створення простої форми, що містить  один стовпчик, використовується кнопка Новий об'єкт.

 Елемент управління - графічний об’єкт, наприклад, поле, прапорець, прямокутник або кнопка, розташовуваний користувачем у формі або звіті в режимі конструктора для відображення даних, виконання макрокоманд або спрощення читання форми або звіту. 

 Створення форми за допомогою автоформи

 У вікні  бази даних: база даних вибираємо  в області Об'єкти пункт Форми і натискаємо кнопку Створити. У вікні Нова форма ставимо в якості джерела даних таблицю або запит і будь-який з трьох режимів створення Автоформи:

 Автоформа: в стовпчик

 Автоформа: стрічкова

 Автоформа: таблична

Створення форми за допомогою  майстра:

1.Обрати  вкладку Форми та натиснути на кнопку Створити.

2. У вікні Нова форма обрати джерело даних (таблицю або запит), у списку засобів створення форми обрати Майстер форм та натиснути на кнопку Оk.

3.Обрати поля, які повинні вводитися у форму.

4.Обрати зовнішній вигляд форми та натиснути на кнопку Далі

5. Задати стиль форми та натиснути на кнопку Далі

6.Увести ім’я форми та натиснути на кнопку Готово.

Відкрити форму для перегляду або вводу даних можна,обравши її ім’я у вікні бази даних та натиснувши на кнопку Відкрити.

 Створення підпорядкованих форм (ієрархічних). Підпорядкована форма — це форма, яка знаходиться усередині іншої  форми — головної форми. Головна  форма може мати будь-яку кількість підпорядкованих форм. Головна форма та дані таблиці, на основі якої вона побудована, повинні бути зв’язані відношенням «один-до-багатьох» з першою підпорядкованою формою, а перша підпорядкована форма — відношенням «один-до-багатьох» з другою підпорядкованою формою.  

Створення форми для запиту Заробітна плата в режимі Конструктора

1. Проектування макета форми.Для цього натиснути кнопку Створити вікна Форми бази даних,обрати запит Заробітна плата,на основі якого створюється дана форма,натиснути ОК. На екрані з’явиться порожній макет форми та список доступних полів. Якщо цього списку немає,то вивести його на екран за допомогою кнопки Конструктор форм.
2. Перетягнути зі списку доступних полів в область даних форми поля:ПІБ робітника,Код деталі,Ціна за одну деталь,Фактично вироблено за місяць,Зарплата.
3. В бланк форми додати область Заголовку –пункт меню Вид/Заголовок/додаток форми.
4. Створити заголовок за допомогою кнопки Надпис на Панелі елементів:Нарахування заробітної плати.Назвати форму:Форма за даними запиту заробітна плата.

 

1.6 Організація пошуку  даних за допомогою  запитів користувача.

 Запити  дають широкі можливості для вибору, сортування і обчислення з використанням  даних однієї таблиці. Дуже важливо  вміти використовувати дані з  пов`язаних таблиць, допомагає будувати багатотабличні запити майстер запитів. В режимі таблиці доступні різні операції з даними - огляд, сортування, фільтрація, поновлення і друк. Відобразити потрібні дані можна за допомогою запитів. При вивченні форм і звітів виявляється, що запити є найкращим способом виділення даних, необхідних для вирішення визначеного завдання. Запити можуть слугувати джерелами даних таких елементів керування, як список і поле зі списком, що спрощує введення даних.

 Щоб відкрити вікно нового запиту в режимі конструктора, у вікні бази даних потрібно перейти на вкладку Запит натиснути кнопку Створити, яка міститься з правого боку від списку запитів. Access відкриє вікно діалогу Новий запит. В нас є вибір: створити запит самостійно в режимі конструктора або скористатися допомогою майстра для створення одного з декількох типів запитів. Щоб відкрити існуючий запит в режимі конструктора, треба виділити його ім`я на вкладці Запит натиснути кнопку Конструктор. Запит відкривається в режимі Конструктор. В верхній частині вікна запиту знаходяться списки полів (назви стовпчиків таблиці), в нижній частині - бланк запиту. 

 Параметричні  запити

 Необхідно включити в запит параметр, і при кожному виконанні запиту Access буде вимагати конкретні умови відбору.Щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Умова відображення конкретного значення ім’я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім’я параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу. В одному запиті можна задати декілька параметрів, при цьому ім’я кожного параметру повинно бути унікальним і інформативним.

 Для кожного параметра запиту можна  вказати тип даних. Access використовує цю інформацію для перевірки введеного значення. Наприклад, якщо визначено параметр як числовий, Access відкине літерні символи в значенні параметра. З мовчазної згоди Access надає параметрам запиту текстовий тип даних. Якщо потрібно змінити тип даних, треба обрати команду Запит/Параметри, і Access виведе на екран вікно діалогу Параметри запиту. В цьому вікні діалогу вводиться ім’я кожного параметра, тип якого ми хочемо визначити, в стовпчик Параметр в такому вигляді, в якому воно було вказане в бланку запиту, але без квадратних дужок. В стовпчику Тип даних треба встановити потрібний тип даних, який вибирається зі списку, що розкривається. Після визначення всіх параметрів натиснути кнопку ОК.

Створення параметричного запиту

1.У вкладці Запити натиснути Створити,відкриється діалогове вікно Новий запит;натиснути Конструктор,відкриється  вікно Додавання таблиці.Треба обрати таблицю Робітники,закрити вікно.

2.З таблиці  перетягнути необхідні поля:ПІБ робітника,Дата,Код деталі.

3.В  Умові відбору у стовпчику Дата вказати у квадратних дужках:Введіть дату; у стовпчику код деталі задати Умову відбору:230.

4.При  відкритті цього запиту необхідно буде вводити дату,необхідну користувачу,і на екран буде виводитися інформація  про виробництво товару з кодом 230 за обумовлену дату.

   

 Запит на вибірку

 Запит на вибірку - використовується найчастіше. При його виконанні дані, які задовольняють вказаним умовам відбору, вибираються з однієї або кількох таблиць і виводяться у певному порядку. Запит на вибірку також використовується для групових операцій – для обрахування сум, середніх значень, перерахунків та інших дій.