Программы обработки табличной информации

Программы обработки  табличной информации.

Табличное представление  данных имеет свои особенности. Многие виды данных намного удобнее хранить  и обрабатывать в табличной форме, особенно числовые. Автоматизация табличных  расчетов во много раз повышает эффективность  и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и  обработки данных, представленных в  табличном виде, называют электронными таблицами или табличными процессорами.

Особенность электронных  таблиц заключается в возможности  применения формул для описания связи  между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется  автоматически. Изменение содержимого  какой-либо ячейки приводит к пересчёту  значений всех ячеек, которые с ней  связаны формульными отношениями  и, тем самым, к обновлению всей таблицы  в соответствии с изменившимися  данными.

Электронные таблицы позволяют  решать целый комплекс задач:

1.     Выполнение  вычислений. Издавна многие расчеты  выполняются в табличной форме,  особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости,  табуляграммы, сметы расходов и  т.п. Кроме того, решение численными  методами целого ряда математических  задач удобно выполнять в табличной  форме. Электронные таблицы представляют  собой удобный инструмент для  автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных  задач на ЭВМ, которые раньше  можно было осуществить только  путем программирования, стало возможно  реализовать на электронных таблицах.

2.     Математическое  моделирование. Использование математических  формул в ЭТ позволяет представить  взаимосвязь между различными  параметрами некоторой реальной  системы. Основное свойство ЭТ - мгновенный пересчет формул  при изменении значений входящих  в них операндов. Благодаря  этому свойству, таблица представляет  собой удобный инструмент для  организации эксперимента: подбор  параметров, прогноз поведения моделируемой  системы, анализ зависимостей, планирование. Дополнительные удобства для  моделирования дает возможность  графического представления данных.

3.     Использование  электронной таблицы в качестве  базы данных. Конечно, по сравнению  с СУБД электронные таблицы  имеют меньшие возможности в  этой области. Однако некоторые  операции манипулирования данными,  свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск данных по заданным условиям и сортировка данных.

Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня  является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. 

Microsoft Excel – программа предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется при создании комплексных документов в которых необходимо:

• использовать одни и те же данные в разных рабочих листах;
• изменить и восстанавливать связи.

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. Рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. MS Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

1.2. Основные элементы  окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

    Строка заголовка  (в ней указывается имя программы)  с кнопками управления окном  программы и окном документа  (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

    Строка основного  меню (каждый пункт меню представляет  собой набор команд, объединенных  общей функциональной направленностью)  плюс окно для поиска справочной  информации.

    Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

    Строка формул, содержащая в качестве элементов  поле Имя и кнопку Вставка  функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

    Рабочая область  (активный рабочий лист).

    Полосы прокрутки  (вертикальная и горизонтальная).

    Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения  между рабочими листами.

    Строка состояния.

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с  которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое  отображается на ярлычке листа в  нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать  рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём  выполнения следующих команд: меню Формат, строка Лист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Лист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит  из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены  прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего  рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес  ячейки состоит из имени столбца  и номера строки, на пересечении  которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке