Пакет прикладных программ Microsoft Office

                                 2.3.Табличный процессор Microsoft Excel

       Область применения Excel весьма широка. В первую очередь это бухгалтерские и инженерные расчеты, составление различных сводок, диаграмм, прайс-листов, а также многое другое. При работе с Excel для Windows соблюдается принцип «что вы видите, то и получаете», или в английском варианте WYSIWYG (What You See Is What You Get). Это придает работе с Excel несомненную легкость и позволяет избежать многих ошибок . Кроме того, Excel обладает большим набором сервисных функций. Это ввод текста и проверка правописания, создание рисунков, экспорт и импорт данных. Средства печать также весьма гибки.      

      Основные возможности Excel: 1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню. 2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы. 3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех—четырех способов, из которых пользователь выбирает наиболее удобный. 4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку кнопки (обычно правой) «мыши» на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент собирается работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню. 5. Пиктографическое меню. Командам, с которыми работают чаще всего, соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. После щелчка клавишей манипулятора «мышь» на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально. 6. Рабочие группы, или рабочие папки. Документы удобно объединять в рабочие папки и рассматривать их как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь имеет возможность задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу. 7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, благодаря чему работа становится максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д. 8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы. 9. Средства оформления рабочих листов. Excel предоставляет широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, выбор цвета фона клетки и шрифта, изменение высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, задание формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование — в систему уже встроены различные способы оформления таблиц, и пользователь имеет возможность выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся. 10. Шаблоны. Excel, как и Word, позволяет создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для формирования бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон предназначен для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение их формы. 11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они позволяют работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, обеспечивающие работу с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с помощью которой обрабатываются суммы и средние значения и ведется статистическая обработка при использовании данных разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; благодаря связанной консолидации удается не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений. 12. Вычисления. Для удобства вычисления в Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат. 13. Деловая графика. Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в Excel. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие мощные средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда. 14. Выполнение Excel функций баз данных. Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX. 15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование — одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом расширяют набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму.

         Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней: изменение цвета, масштаба, вынос часто использующихся кнопок на панель инструментов, создание шаблонов, создание новых функций и так далее. 

 3. Системы автоматизации документационного обеспечения управления  

       Каждое предприятие, организация вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии.    Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему по­вышению качества управления. Внедрение системы автоматизации документационного обеспечения управления БОСС-Референт значительно улучшает рабочие процессы предприятий и организаций. Результатами внедрения системы являются: - сокращение времени на обработку входящей/исходящей корреспонденции и внутренней документации; - экономия рабочего времени на работу с документами; - ускорение процедур согласования, визирования документов; - повышение исполнительской дисциплины, контроля над исполнением поручений; - улучшение процессов планирования мероприятий. Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект. Недавно на сравнительно небольшом рынке систем автоматизации делопроизводства появилась фирма NAUMEN со своим программным продуктом NauDoc, имеющим ряд существенных отличий от того, что ранее предлагалось пользователям. Программа обеспечивает создание документов на основе хранящихся в системе шаблонов, содержащих заранее заданное оформление и типовые (трафаретные) тексты для основных управленческих ситуаций, что упрощает и ускоряет создание документов, обеспечивает их унифицированное оформление в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Система "Делопроизводство 2.5" может работать как в локальном режиме, так и в сетевом. Программный комплекс  позволяет автоматизировать процесс делопроизводства предприятия или организации независимо от его вида деятельности. Программа помогает организовать учет и контроль исполнения документов на основании действующих стандартов и нормативов. Основными функциями данной программы являются: - операции по регистрации, редактированию и архивации документов; - контроль исполнения документов; - создание документов различного назначения по имеющимся стандартным шаблонам; - создание собственных шаблонов документов с помощью пакета Microsoft Office 97/2007; - создание и вывод на печать отчетов, позволяющих оценить состояние делопроизводства на предприятии; - учет документов с помощью журнальной регистрации; - регистрация документов, полученных или отправленных по электронной почте. Блок приложений для автоматизации документооборота организации “Делопроизводство” предназначен для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления (ГСДОУ). Модули блока обеспечивают: - регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации; - постановку на контроль документов и резолюций руководства; - статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации; - автоматическую доставку электронных документов исполнителям; - подготовку проектов документов, их визирование и рассылку; - создание электронной библиотеки (архива) документов организации. Модуль “Регистрация документов” предназначен для организации учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В модуле реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплиной сотрудников организации и т.п. Модуль обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов служб документационного обеспечения. Модуль “Обращения граждан” предназначен для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц, контроля исполнения документов и подготовки ответных документов. Модуль “Библиотека рабочих документов” служит для подготовки документов, их классификации (размещения по электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. Модуль может быть использован для хранения документов произвольного содержания, таких как: нормативные документы организации, справочные материалы, подготовки проектов документов и т .д. Модуль “Организационно распорядительные документы” предназначен для автоматизации подготовки распорядительных и отчетных документов организации, а также осуществления контроля за исполнением распоряжений, приказов и поручений. Модули “Согласование” и “Ознакомление” предназначены для автоматизации подготовки организационно - распорядительных документов. Модули осуществляют автоматическую рассылку проектов документов сотрудникам организации по внутренней почте Notes для электронного визирования или ознакомления. Также осуществляется контроль за процессом ознакомления и визирования документов. Модуль “Совещания” предназначен для руководящих работников предприятия, а также секретарей-референтов руководящего звена. БД позволяет автоматически оповещать всех участников о предполагаемой повестке дня, дате и времени проведения совещания, оформить по итогам его проведения протокол, и на основе принятых решений автоматически рассылать поручения конкретным исполнителям с указанием сроков их выполнения работ. По итогам выполнения работ осуществляется формирование отчетов и справок о выполнении. 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                        Заключение

        В последнее время мало кто пользуется для создания документов текстовыми редакторами. Появление Microsoft Word их вытеснило. На данный момент уже сложно определить к текстовым процессорам или к настольным издательствам относится Microsoft Word, настолько много у него функций.Microsoft Office – это текстовый процессор Microsoft Word и табличный процессор Microsoft Excel. Для создания документов в основном используются только эти две программы, независимо от размеров и сферы деятельности организации. Это связано с тем, что почти везде сейчас используется операционная система Windows (95, 98, 98SE, 2000, NT, XP, Me), созданная как и Office компанией Microsoft. Эти программы позволяют подготовить сложные и большие по объему документы, включая книги. Системы автоматизации документационного обеспечения управления  позволяют делать с документами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота и включают в себя принципиально новые возможности, доступные только компьютерам. В том числе при помощи этих программ можно и создавать документы. Конечно, корпоративная система документооборота является недешевым удовольствием. Но сколько может в живом деле стоить потерянный или неправильно обработанный документ, сколько может стоить своевременная и точная информация. Кроме того, снижение стоимости компьютерной обработки и хранения информации в памяти компьютера – один из самых динамичных позитивных процессов в истории человечества. Из-за того, что происходит унификация и стандартизация документов, в большинстве программ, использующихся для создания документов, используются шаблоны. То есть в уже оформленный документ с необходимыми атрибутами, куда нужно просто ввести данные. Также в программах имеются такие функции, при которых сам пользователь может создать свой шаблон документа. Это намного ускоряет и упрощает работу по созданию документа. Сейчас предлагается очень много различных как текстовых и табличных процессоров, так и систем автоматизации документационного обеспечения управления. Сделать выбор очень сложно. Это связано с тем, что у каждой программы есть и достоинства, и недостатки, а универсальных программ нет.

        При выборе программного продукта следует учитывать сферу деятельности, технические свойства компьютера, операционную систему, установленную на компьютер, размеры организации, отдаленность подразделений. 

                                                                         Список литературы

1. ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительных документов». 

2.  Городин  В. В., Корнеев И. К. Информационное  обеспечение управленческой деятельности: Учебник – М.: Мастерство; Высшая школа, 2007. - 240 с.

3.  Кузнецов  С. Л. Новые программы для  современного офиса // Секретарское дело.-2006.-№3. С. 33-36.

4. Кузнецов  С. Л. DOCs Open // Секретарское дело.-2007.-№4. С. 57-62.

5. Кузнецов  С. Л. NAUDOC – новое решение по  автоматизации делопроизводства  -2006.-№8. С. 25-26.

6. Куперштейн  В. И. Современные информационные  технологии в делопроизводстве  и управлении. – СПб.: БХВ – Санкт Петербург, 2007. – 256

7.  Леонтьев  В. П. Персональный компьютер.  Карманный справочник. – М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-928 с.: ил.

8. Пашков  Д. Система электронного документооборота  БОСС-Референт -2002.-№3. С. 42-44

9. Серова  Г. А. Автоматизированная система  по делопроизводству "Делопроизводство 2.5" (новая версия) .-2006.-№6. С. 35-37.

10. Савельев  А. М. Companymedia - корпоративная система  электронного документооборота // Делопроизводство.-2007.-№4. С. 39-41.

11. Сысоева  Л. А. Эффективная организация  работы с документами в текстовом  редакторе (шаблоны документов) -2006.-№3. С. 46-48