Защита
Защита - это предохранение
данных от несанкционированных изменений.
Защищается обычно важная информация,
носящая постоянный характер. Здесь
следует немного покритиковать
организацию этого процесса в
Excel. В стареньких табличных процессорах,
работающих в системе MS DOS, несмотря на
все их недостатки, связанные с ограниченными
возможностями, это делать было гораздо
удобнее. Там просто выделялись те ячейки,
которые пользователь хотел защитить,
и устанавливалась защита. Нельзя было
удалять защищенные ячейки, редактировать,
очищать в них информацию, но зато можно
было их переносить, копировать и вообще
осуществлять все операции с таблицей.
Это было очень удобно, так как очень часто
приходится выполнять расчеты по однотипным
формулам. Например, создается формула,
защищается - и далее, по мере поступления
информации, ее можно сколько угодно тиражировать.
В Excel разработчики с защитой
несколько перемудрили1. Здесь она устанавливается
целиком на лист или книгу. По умолчанию
все ячейки подлежат защите, но можно с
части ячеек защиту снять (только не обязательно
до защиты листа). В незащищенной части
листа можно осуществлять любые действия
с ячейками и их содержимым, но ничего
нельзя делать со структурой листа: вставлять
и удалять ячейки, столбцы и строки, форматировать
даже целиком незащищенные. Все это неудобно
и неоправданно. Поэтому с защитой можно
иметь дело либо при работе с таблицей,
имеющей абсолютно жесткую структуру,
либо если уже закончилось ее создание
и пользователь опасается несанкционированных
изменений.
Имена ссылок
При создании достаточно сложных
построений в электронных таблицах
приходится применять множество
ссылок на различные диапазоны ячеек.
Здесь очень удобно использовать
именованные диапазоны. Это означает,
что пользователь может выделить
группу ячеек или одну ячейку и
присвоить им (ей) имя, а затем
при выборе этого диапазона в
формулах заменять сам диапазон его
именем. Что это дает? Во-первых, во
многих случаях формулы укорачиваются,
особенно при ссылках на другую книгу.
Во-вторых, при разумном выборе имен они
могут отражать физический смысл содержащейся
там информации, например ОборотДеб, СальдоКр
и т. п. В-третьих, очень полезно применение
имен, когда необходимо скопировать формулу
без изменения части адресов, а использование
абсолютной адресации по какой-либо причине
нежелательно, и вообще тиражирование
информации с поименованными диапазонами
осуществляется значительно проще, удобнее
и надежнее.
Создание формул
В основном мы будем иметь
дело с формулами, в которых участвуют
числа, ссылки на ячейки или массивы
ячеек и функции, а все это
соединено операторами арифметических
и логических действий.
В отдельных случаях придется
иметь дело с текстовой информацией.
С ней формально нельзя производить
арифметические действия, но можно
сравнивать одну информацию с другой
и "сцеплять" в единое целое
отдельные куски текста с помощью
оператора конкатенации "&";
кроме того, она может выступать
в роли аргумента специального класса
функций.
Использование функций
Как уже было сказано, Excel
располагает большим набором функций,
но в этом многообразии легко запутаться.
Многие функции нужны только для специальных
научно-технических расчетов и никогда
не понадобятся при бухгалтерских расчетах.
Ниже приведена краткая информация о наиболее
полезных функциях с точки зрения ведения
бухгалтерского и оперативного учета
малого предприятия. Более подробно они
будут рассматриваться там, где будет
описываться их применение.
Для удобства пользователя
все функции разделены на категории.
Вносить функцию в формулу
можно вручную, что бывает удобно,
если функция хорошо знакома и имеет короткое
название. Но чаще ее лучше вводить через
вызов команды Мастер функций
.
Каждая новая версия Excel
вносит свои нюансы в дело защиты информации,
поэтому надо внимательно читать в Справке
соответствующий раздел.
В окне, которое было показано
на рис. 1.22, в левой части представлены
категории функций, а в правой
- конкретные функции выбранной категории.
Рассмотрим ряд интересующих
нас в данный момент категорий
и функций:
- 10 недавно использовавшихся - очень полезно, когда вы регулярно применяете небольшое количество функций.
- Финансовые - на первый взгляд эта категория кажется очень заманчивой, поскольку постоянно приходится иметь дело с финансово-экономическими расчетами, но реально для малого предприятия функции, которые предлагаются здесь, практически бесполезны в России в настоящее время (для их использования нужны корректные и доступные исходные экономические данные и соответствующая экономическая культура).
- Дата и время - категория функций, оперирующих с датами. Напомним, что дата в Excel - это определенный формат числа, но, в частности, нас будут интересовать выделение из нее отдельных составляющих (день, месяц, год) и различные текстовые представления даты.
- ДАТА(год;месяц;день) - формирует число в формате даты по отдельно заданным составляющим;
- День(дата), месяц(дата), год(дата) - выделяет из даты отдельные ее компоненты;
- Сегодня() - текущая дата.
- Математические - в эту категорию входят не только традиционные школьные функции, но и ряд других, полезных для обработки данных в ячейках:
- ОКРУГЛ(число;число_разрядов) - округляет число до требуемого количества разрядов; очень полезно для денежных расчетов - округляем либо до рублей (число разрядов 0), либо до копеек (число разрядов 2);
- ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;ссылка1;ссылка2;..) - номер_функции является типом вычисляемого итога, но нас будет интересовать в основном сумма номер_функции=9. (ссылка1;ссылка2) - это диапазоны ячеек, в которых подводятся промежуточные итоги. Диапазонов может быть до 29, но мы будем производить расчет итогов для одного из них. В чем отличие подобного использования этой функции от обычного суммирования? Прежде всего это ситуация, когда суммирование осуществляется по всему диапазону и по отдельным его частям. Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ позволяет избежать двойного суммирования;
- СУММ(арг1;арг2;...) - обычное суммирование, где аргументы функции - это числа или диапазоны ячеек. Аргументов может быть до 30;
- СУММЕСЛИ(интервал;критерий;сумм_интервал) -ищет заданный критерий в диапазоне интервал и осуществляет по нему суммирование в диапазоне сумм_интервал. Одна из наиболее важных функций для целей бухгалтерского учета;
- Целое(число) - выделяет целую часть числа. Похожа на функцию Округл(число;0), но округляет в меньшую сторону. Имеет вспомогательное значение, например для представления денежных сумм в виде, требуемом в соответствии с нормативными документами.
- Статистические - функции в этой категории для целей бухгалтерского учета используются при создании универсальных учетных и отчетных форм:
- МАКС(число1;число2;...) - возвращает наибольшее число из списка;
- МИН(число1;число2;...) - возвращает наименьшее число из списка;
- НАИБОЛЬШИЙ(массив;k) - возвращает не самое большое число из массива, то есть, к примеру, если k=2, то это будет второе по величине число;
- НАИМЕНЬШИЙ(массив;k) - аналогично "с точностью до наоборот";
- РАНГ(число;массив;порядок) - делает нечто подобное предыдущим двум функциям, только наоборот - по значению числа выделяет параметр k;
- СЧЁТ(значение1;значение2;...) - подсчитывает количество числовых ячеек;
- СЧЁТЕСЛИ(интервал;критерий) - подсчитывает количество ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному критерию.
- Ссылки и массивы - в этой категории интересны следующие функции:
- ВПР(искомое_значение;таблица;N;вид_поиска) - ищет в первом столбце таблицы искомое значение и возвращает значение из столбца таблицы с номером N из той же строки. вид_поиска - необязательный параметр, имеет два значения: "истина" и "ложь". Надежнее - "ложь". Одна из самых полезных функций для целей бухгалтерского и оперативного учета. Позволяет идентифицировать объект (предприятие, банк и т. д.) с его реквизитами;
- ВЫБОР(номер_индекса;значение1;значение2;...) -по номеру индекса выбирает значение. Полезна, например, для создания единой отчетной формы для разных налоговых периодов;
- ИНДЕКС(...) - бывает полезна в редких специфических случаях;
- ПОИСКПОЗ(...) - применяется в ряде случаев;
- ПРОСМОТР(...) - выполняет, в принципе, те же функции, что и функция ВПР.
- Работа с базой данных - функции этой категории обладают расширенными возможностями по сравнению с функциями типа СУММЕСЛИ(), СЧЕТЕСЛИ(), но имеют тот недостаток, что требуют специального места на рабочем листе, в котором задаются критерии. Функции полезны при усложнении задач учета:
- БДСУММ(база_данных;поле;критерий) - делает то же, что и функция СУММЕСЛИ(), но возможности для задания критерия значительно шире, при этом критерий задается в виде ссылки на диапазон ячеек, где он задан;
- БСЧЁТ(база_данных;поле;критерий) - то же, что и для предыдущей функции, но в отношении функции СЧЕТЕСЛИ();
- ДМАКС(), ДМИН() - возвращает максимальное и минимальное значения, удовлетворяющие заданному критерию.
- Текстовые - могут быть полезны при оформлении документов.
- ЛЕВСИМВ(текст;количество_символов) - выделяет заданное количество левых символов, может пригодиться, когда нужно представить информацию в сокращенном виде. Например, из полного Ф.И.О. выделить фамилию с инициалами.
- Логические - функции этой категории понятны без комментариев и практически все нужны.
- Проверка свойств и значений - также достаточно полезная категория. Проверяет, какого рода информация содержится в данном объекте. Например, функция ЕЧИСЛО(...) проверяет, является ли объект числом. На выходе может быть только одно из двух значений - истина или ложь, поэтому данная категория функций используется в основном совместно с логическими функциями.
- Функции, определенные пользователем - для слишком капризных пользователей, которым мало огромного списка функций, предоставляемых Excel, существует возможность создавать собственные функции. Надо признаться, в главах, где рассказывается о практике ведения учета, применяется много пользовательских функций.
Программирование
Прелесть электронных
таблиц заключается в возможности
реализовать практически любой
самый сложный алгоритм без использования
какого-либо специального языка программирования,
то есть, по сути, создавать пользовательские
программы, не будучи программистом.
Однако в Excel имеется возможность
программирования и в традиционном понимании
этого термина. В его арсенале имеется
такое мощное оружие, как язык программирования
Visual Basic for application (VBA). Это разновидность
языка Basic, созданная специально для приложений
Windows. VBA относится к группе объектно-ориентированных
алгоритмических языков. В переводе это
означает, что он может выполнять действия
не только с переменными, константами
и другими математическими структурами,
но и над объектами.
Объектами, в частности, могут
быть столбец, строка, лист и даже книга.
Но и традиционные математические действия
также не возбраняются. Поэтому программы
(их называют также макросами, или
процедурами), созданные на VBA, бывают
двух типов - подпрограммы и функции.
Подпрограммы работают в
основном с объектами и обеспечивают
автоматизацию определенных наборов
действий; что же касается функций,
то это и есть те самые функции, определенные
пользователем, о которых мы только что
говорили.
Макросы могут создаваться
непосредственно в рабочей книге
или в специальной, именуемой
Персональная книга макросов (файл Personal.xls).
Персональная книга открывается автоматически
при запуске Excel, но находится как бы "за
кадром". В перечне открытых окон вы
ее не увидите, но войти в нее при необходимости
можно, например, когда нужно отредактировать
макрос. Первый вариант используется при
100%-ной уверенности, что данный макрос
нигде, кроме данной книги, применяться
не должен.
2. Концепции автоматизации предметной
области. Обоснование целесообразности
автоматизации производства: содержание
и цели предпроектного обследования,
функциональный анализ предметной области,
исследование потоков и структуры информации.
В последнее
время все более увеличиваются
объемы оборота информации в экономической
сфере деятельности человека, что
создает необходимость использовать
автоматические средства для его
хранения, обработки, распределения. Также
это является важной предпосылкой к
тому, что управление предприятием
становится в современных условиях
невозможным без компьютерных технологий
по автоматизации обработки и
использования информации.
Основными
элементами экономической информации,
которые нуждаются в автоматизированной
обработке являются налогообложение,
анализ хозяйственной деятельности,
статистические исследования направленные
на выявление закономерностей и
динамики развития того или иного
предприятия, а также успешного
планирования его дальнейшей деятельности.
Неотъемлемой
частью экономических процессов
можно назвать процессы организации
труда: его нормирование, определение
объемов работ и затрат по отделениям,
составление штатного расписания в
соответствии с номенклатурой должностей,
проведение тарификации.
В настоящее
время использование информационной
технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым
внутрифирменным проблемам. Руководство
предприятий часто отказывается их решать,
так как не чувствует себя достаточно
компетентным. Решения обычно возлагаются
на руководителей информационных служб
или специализированные внешние организации.
Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно
растут, и неясно, до каких пор руководство
предприятий будет недооценивать этот
важный стратегический ресурс. Правда,
в последнее время высший менеджмент стал
внимательнее относиться к ИТ. Именно
от него должны исходить решающие инициативы
по изменению ситуации в данной сфере
[2].
Использование
систем автоматизации деловых процессов
позволяет говорить о следующих
преимуществах внедрения новой
технологии организации управленческой
деятельности по сравнению с традиционными:
- обеспечивается
высокая эффективность принятия
решений;
- рационализируются
и интегрируются информационные
процессы, в том числе совершенствуется
организация документооборота предприятия;
- поддерживается
оперативная настройка системы
автоматизации на изменения порядка
работы, складывающегося на предприятии;
- устраняется
дублирование функций;
- повышается
эффективность работы в целом;
- снижаются
расходы на информационное сопровождение
функционирования предприятия [1].
Перечисленные
достоинства автоматизации производства,
а также успешное внедрение и
использование ИТ на многих предприятиях
дает возможность говорить о ней как о
современной эффективной технологии организации
управленческих процессов, обладающей
большим будущим.
Среди главных
целей автоматических систем обработки
экономической информации является
создание единой информационной сети,
позволяющей эффективно хранить, обрабатывать,
анализировать и использовать информацию
о налогообложениях и платежах.
Рассмотрим
что собственно представляет собой
информационная система по обработке
информации: как правило это взаимосвязанная
совокупность средств и методов для работы
(хранения, обработки, визуализации, вывода)
с информацией с целью достижения определенных
результатов.
Автоматизированные
системы обработки экономической
информации позволяют наиболее упростить
и ускорить процессы работы с экономической
информацией, что неизменно сказывается
на производительности труда, верности
и своевременности принятия решений
и в итоге рост рентабельности
предприятия.
Для наиболее
успешной обработки информации необходимо
предъявлять и соблюдать следующие
требования к автоматизированным системам
обработки экономической информации:
1) Прежде
всего, система должна отвечать
основным функциональным требованиям,
в качестве которых выступают
операции экономического отдела
городской налоговой инспекции.
2) Стандартизация
и унификация
3) Единообразие
форм представления информации,
учета, контроля, хранения документов
4) Единство
пользовательского интерфейса для
решаемых задач
5) Типизация
программных продуктов, технологий,
методологий
6) Адаптивность
системы к конкретной сферы
деятельности
7) Возможность
настройки системы
8) Надежность,
защищенность, безопасность
9) Быстрота
реагирования, большой оборот данных/
Наиболее
распространенной системой обработки
данных являются электронные таблицы
Excel, в основе которой лежит двухмерная
таблица, содержащая разнообразные данные
и функции для работы с ними. Также существует
ряд достаточно широких графических возможностей,
позволяющих анализировать информацию
посредством графиков, и оформлять рабочее
пространство в зависимости от потребностей
пользователя [3].
Так как
это программное обеспечение
является наиболее распространенным,
то нельзя не отметить широкие возможности
встроенных функций для работы с
финансовыми операциями экономического
характера
(в том
числе и банковскими). Для оптимизации
и приспособлению к конкретному пользователю
рационально в некоторых случаях использовать
встроенную возможность создания макросов
на Visual Basic for Application.
К системе
обработке экономической информации
можно указать систему MathCAD, которая
является универсальным пакетом для произведения
вычислений как математических, так и
экономических.
Для наиболее
рационального использования рабочего
времени и сокращения трудовых и
временных затрат естественно использование
специализированных программ: «1С:Бухгалтерия»,
«Арм-Бухгалтерия» и др., которые уже изначально
предназначены для получения наиболее
точных и оптимальных сведений в удобном
визуальном оформлении а также возможностью
вывода на бумажные носители в наиболее
удобочитаемом виде. Данные программные
продукты наделены широкой возможностью
оптимизации под конкретную ситуацию,
что позволяет посредством программирования
и уточнения некоторых возможностей добиваться
наилучших результатов в конкретных условиях
и на конкретном предприятии.