Компьютерная справочно-правовая система

     Компьютерная справочно-правовая  система состоит из совокупности перечисленных ниже составных частей.

● База данных или информационный банк.─ Здесь собраны и структурированы по тематике нормативные документы, указы, инструкции, справки и прочие материалы.

● Информационно-поисковая система. ─ Программный комплекс, организующий взаимодействие с базой данных, позволяющих формировать запросы, производить поиск по определенным признакам ( по реквизитам, по атрибутам, по всему тексту), сортировать найденные сведения с учетом релевантности ( точности соответствия запросу).

● Интерфейс  пользователя. ─ Инструментальная среда, предоставленная пользователям  для решения на компьютере задачи формирования набора достоверных и  свежих сведений из компетентных источников, представления информации на нужном языке, экспорта данных в стандартные приложения (например, в приложения Microsoft Office).

● система  взаимодействия с клиентами. ─ Комплекс мер (в том числе программно-аппаратных) по обслуживанию клиентов, подключившихся к данной СПС, по организации оперативного взаимодействия с ними ─ доставка обновлений (через рассылку, Интернет), выполнение индивидуальных заказов, помощь по «горячей линии».

●Система  обновления и пополнения сведений, система взаимодействия с поставщиками сведений (с эмитентами). ─ Предусматривает постоянное взаимодействие с компетентными источниками информации, установление новых связей, квалифицированный отбор, добавление комментариев, выделение наиболее характерных (существенных для поиска) признаков документа.

       Чтобы весь этот комплекс эффективно  функционировал, требуются  значительные  ресурсы: квалифицированные кадры,  аппаратура, программное обеспечение,  системы телекоммуникационных связей.

       Обычно комплекс программ СПС  поставляется на компакт-диске и устанавливается на персональный компьютер. Имеются варианты размещения СПС на сервере локальной компьютерной сети с организацией доступа к программам с рабочих станций сотрудников, а также варианты взаимодействия с СПС через Интернет.

      Для СПС крайне важна актуальность информации. В оперативном обновлении и пополнении данных особую роль играют Интернет и телекоммуникационные связи. На компьютере, имеющем доступ к Интернету, работа с фирмой, обслуживающей СПС, возможна в режиме непосредственного подключения (on line) и в автономном режиме, или,  как его еще называют, режиме отложенного присутствия (off- line). Режим непосредственного подключения позволяет установить связь с web- сервером, где расположена СПС, и работать с ней со своего компьютера ( рис. 1) ─ заходишь на web-сайт, формируешь запрос и тут же получаешь подборку документов. При этом отпадает необходимость пополнения или обновления базы данных, так как работа выполняется с эталонной базой, обслуживаемой самим разработчиком. Понятно, что режим непосредственного подключения предполагает финансовые затраты  на оплату коммуникационных каналов и использование комплекса программ СПС, представленного на web-сервере разработчика. Некоторые фирмы позволяют пользоваться СПС непосредственно со своего web-сервера бесплатно (но с определенными ограничениями).

     Суть работы с СПС в режиме отложенного присутствия (режим of- line) заключается в том, что сама система полностью находится на компьютере пользователя. Ее пополнение и обновление выполняются разными способами─ на основе технологий Интернета ( файлы с обновлениями копируются с FTP-сервера, рассылаются по электронной почте) или курьерской доставкой ( приезжает сервисный инженер регионального информационного центра, производит обновление системы и проверяет ее работоспособность). 

                       Информационный банк, индекс, поиск.

     Основой справочно-правовой системы  является база данных ─ собрание  исходных документов, так называемый, информационный банк. Возможны разные  варианты размещения используемого в организации информационного банка ─ он может храниться на сервере изготовителя в Интернете, на компакт-диске, на жестком диске ПК сотрудника, отвечающего за правовую чистоту бизнеса..

     Основной операцией при работе  с СПС является поиск. Используются две разновидности поиска ─ по реквизитам и по тексту документа. ( Под реквизитами понимаются элементы описания, классифицирующие свойства документа, ─ тематика, вид документа, издатель, дата принятия и другие.) практически все системы поддерживают комбинированный метод поиска ─ и по реквизитам, и по тексту документа.

      Для ускорения поиска документов  создается полнотекстовый индекс  (Full Text Retrieval). При создании индекса тексты всех документов подвергаются автоматической обработке, основанной на морфологическом анализе (выделении грамматических классов, морфем и анализе формообразования слов). В сформированном индексе каждому термину, упомянутому в каких- либо документах из информационного банка, ставятся в соответствие ссылки на эти документы. Индекс в СПС содержит также подробный адрес слова с точностью до позиции в тексте, это позволяет при поиске учитывать близость слов в тексте.

      Сформированный индекс помещается в файл индекса и используется при быстром поиске. На сегодняшний день тот или иной метод полнотекстовой индексации поддерживается практически во всех справочно-правовых системах. Применение качественного морфологического анализа и стоп-словарей (собрание специальных слов ─ предлогов, союзов и других ─ игнорируемых при поиске), позволяет уменьшить объем файла индекса до 25-30 % от общего объема документов.

      Чтобы отыскать нужные документы,  формируется запрос.

      Современные СПС успешно справляются и с «неудобными» для поиска запросами. И это довольно ценно, поскольку примеров запросов в русском языке тьма: слова с изменяющейся основой, с многочисленными словоформами, слова с беглыми и чередующимися гласными, короткие многозначные слова.

                  О процедуре поиска.

      Проиллюстрируем процедуру поиска, реализованную в системе КонсультантПлюс. Поиск здесь начинается с заполнения так называемой «карточки реквизитов». Делают это в окне конкретного раздела системы КонсультантПлюс при активизации вкладки Поиск.

      После ввода в столбец Реквизиты  слова-запроса система сообщает  о количестве документов, соответствующих  запросу. Последовательный ввод  реквизитов разного наименования  уточняет запрос и уменьшает количество удовлетворяющих запросу документов.

      После заполнения карточки реквизитов щелкают на кнопке Поиск или нажимают F9. Система начинает просматривать все имеющиеся в информационном банке документы. Если содержимое заполненных в карточке реквизитов полей совпадает с реквизитами документа, находящегося в информационном банке, документ заносится в список.

      Формулировка запроса оказывает  большое влияние на избирательность и чувствительность поиска. Для удобства формирования запроса каждое поле карточки реквизитов поддерживается словарем. В словари включены возможные варианты заполнения выбранного поля, словарный запас автоматически корректируется после каждого пополнения информационного банка новыми документами. Словарь помогает избежать ошибок при заполнении карточки реквизитов.

      При работе с СПС можно выполнить и так называемый сложный поиск по тексту. Эта процедура допускает широкое использование логических условий, что позволяет формировать сложные поисковые запросы.

                                Кодекс… Гарант… Консультант…

      В ряду разнообразных СПС общего и специализированного плана есть наиболее известные, пользующиеся заслуженной популярностью. Поскольку таковых несколько, возникает проблема выбора. Чем следует руководствоваться, взвешивая возможности разных систем?  Наиболее весовыми являются следующие показатели: полнота базы данных справочно-правовой системы, достоверность и новизна собранных в ней сведений, соответствие базы данных определенному бизнесу; удобство интерфейса и телекоммуникационных связей; сетевые возможности СПС, стоимость, своевременность обновления версий. Весовым аргументом при выборе поставщика системы следует считать качество обслуживания клиентов, то, как организованно обучение, знакомство с системой, какова регулярность, удобство и надежность доставки обновления базы данных, как реализуется справочное взаимодействие, выполнение индивидуальных заказов. Если СПС

популярна, используется в качестве основной в  солидных организациях─ это тоже немаловажный фактор при принятии решений. Желательно узнать, кто является поставщиком данных в базу─ авторы законов, нормативных документов или посредники.

      С технической точки зрения  следует обращать внимание на  требования СПС к аппаратуре  и операционной системе, которая  будет ею управлять. Иногда  фирмы-разработчики СПС сами предваряют подобные вопросы сведениями, что «такая-то СПС» сертифицирована Microsoft на совместимость с определенными версиями Windows.

      Выбирая СПС, целесообразно посетить  web-сайты фирм-разработчиков или их региональных представителей. Там обычно можно найти массу сведений о системе, о том, из каких частей она состоит, как ее приобрести, как настроить. Хорошим тоном считается выставление на web-сайте демонстрационной версии системы. Ее разрешают скопировать, установить на свой компьютер, испробовать на практике. И хотя функциональные возможности демонстрационной версии обычно существенно ограниченны, запустив ее, можно получить отчетливое представление о работе с данной СПС.