Excel

Введение

 

Excel - пожалуй, самая популярная сегодня программа электронных таблиц. Ею пользуются деловые люди и ученые, бухгалтеры и журналисты. С ее помощью ведут разнообразные списки, каталоги и таблицы, составляют финансовые и статистические отчеты, обсчитывают данные каких-нибудь опросов и состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Для ведения домашней бухгалтерии Excel тоже вполне подходит.

Основное отличие  электронных таблиц от тех табличек, которые можно строить в Microsoft Word и других текстовых редакторах, состоит в том, что настоящие электронные таблицы оснащены возможностью производить вычисления. Ведь Word табличка - это просто способ расположения слов и чисел, вы не сможете попросить свой текстовый редактор, к примеру, посчитать сумму чисел по столбцу, а результат поместить в такую-то ячейку. То есть попросить-то сможете, а вот посчитать всего этого Word не сумеет. Зато Excel сумеет.

Excel может вычислять суммы по столбцам, строкам или любым иным группам ячеек, перемножать и делить, брать проценты; он сумеет посчитать среднее арифметическое, дисперсию или срок погашения кредита. В нем вообще можно использовать множество стандартных функций - финансовых, математических, логических, статистических.

Оформление таблиц может быть самым разнообразным (а это немаловажно, когда нужно  распечатать прайс-лист, справку  или презентационный материал), возможности  форматирования данных - как в хорошем  текст - процессоре: можно менять шрифты, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д. и т.п.

Программа Excel достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными данными, - более двухсот штук.

1 Основные понятия

        1.1 Что такое формула?

        1.2 Что такое макрос и где его искать?

        1.3 Что такое модуль? Какие бывают модули?

        1.4 Как Excel воспринимает данные? 

1.1 Что такое формула? 

          В первую очередь Excel, конечно же, таблица. Но таблицы можно рисовать и в Word. Главное преимущество Excel - это функции и формулы. Поистине мощный инструмент этого приложения и любой, кто начал пользоваться Excel, рано или поздно начинает использовать формулы для решения своих задач. Здесь я приведу основные понятия. Если Вы знаете что такое функция, где её найти и как записать в ячейку, то этот раздел Вам читать явно не надо. 

Функция - встроенный инструмент Excel, способный вернуть значение, в зависимости от переданного ему параметра.  

Вот пара примеров функций: 

ЕСЛИ(логическое выражение; значение если ИСТИНА; значение если ЛОЖЬ)

ВПР(Искомое значение; таблица; номер столбца; интервальный  просмотр) 

Однако не все  функции требуют обязательного  ввода параметров. Приведенные ниже функции не имеют ни одного параметра: 

ТДАТА() - возвращает текущее время и дату в формате даты и времени - 01.01.2001 10:00

СЕГОДНЯ() - возвращает текущую дату в формате даты - 01.01.2001

ИСТИНА() - возвращает логическое значение ИСТИНА

ЛОЖЬ() - возвращает логическое значение ЛОЖЬ

НД() - возвращает неопределенное значение #Н/Д

ПИ() - возвращает округленное до 15 знаков число Пи - 3,14159265358979

СЛЧИС() - возвращает равномерно распределенное случайное число большее или равное нулю и меньше единицы - 0,376514074162531 

    Полный  перечень доступных функций можно посмотреть, нажав на значок fx (диспетчер функций), расположенный чуть левее строки формул. 

Записать формулу  в ячейку можно двумя способами:

   -поставить ячейке знак "=" и вписать имя функции и ссылки на аргументы прямо в ячейке(например: =ЕСЛИ(A1=B1;A1;B1));

   -выделить нужную ячейку->вызвать диспетчер функций, нажав значок               fx->выбрать категорию и затем саму функцию. Появится окно ввода параметров с краткими пояснениями к каждому параметру. Ввести параметры и нажать Ок. 

Есть в списке категория - "10 недавно использовавшихся". Она самая первая в диспетчере и выбирается по умолчанию. Список функций этой категории можно посмотреть и вызвать любую из списка функцию можно так же и не входя в диспетчер. Для этого в нужную ячейку вводим знак "=". В поле адреса ячейки(на рис. там написано - ПРОСМОТР) будет отображена последняя использовавшаяся функция. А если нажать на стрелочку чуть правее имени функции, то откроется выпадающий список с 10 последними использовавшимися функциями. Просто выбираем оттуда нужную и появиться окно ввода параметров функции.

 

функция или  формула всегда должны начинаться со знака "=", иначе Excel воспримет написанное Вами как текст 

Естественно, результат  можно получить, используя только одну функцию, но чаще всего используются именно всякие комбинации из нескольких функций. С помощью формул можно решить многие задачи, не прибегая к помощи Visual Basic for Application(VBA). 
 

1.2 Что такое макрос и где его искать? 

   Наверное, многие слышали это слово "макрос", но не все имеют точное представление что это, если заглянули на эту страничку. 

Макрос - это  макрокоманда(так звучит в правильном переводе с англ.языка), содержащая последовательность действий, записанных пользователем. Запись производится с  помощью встроенного в пакет Microsoft Office языка программирования - Visual Basic for Application(VBA). 

Зачем же нужны  макросы? А нужны они для того, чтобы избавить Вас от рутинного  выполнения одних и тех же действий. Например, Вам каждый день приходиться  копировать данные, расположенные в одном и том же месте в другое место по несколько раз. Скучно и утомительно. Вы просто можете записать один раз все эти действия макрорекордером, а в дальнейшем только вызывать записанный макрос и он все сделает за Вас. Что немаловажно, для использования макрорекордера и записи макроса не надо обладать никакими навыками программирования. Надо просто уметь нажать кнопку. А какую именно я сейчас и расскажу. 

Для пользователей  Excel 2003 запись макроса доступна из: Сервис-Макрос-Начать запись(рис.1) 

рис.1 

Для пользователей  Excel 2007 можно вынести на ленту панель "Разработчик" – Меню - Параметры Excl – Основные - Показывать вкладку "Разработчик" на ленте(рис.2) - и оттуда вызывать запись макроса, а можно записывать и непосредственно из строки состояния. 

рис.2 

Для этого нужно  убедиться в том, что в настройках Строки состояния стоит галочка  напротив "Запись макроса"(рис.3). Если данная галочка включена, то в  строке состояния будет значок, отображающий текущее состояние записи(Нет записи - рис.4, Идет запись - рис.5).

рис.3 

рис.4 

рис.5 

Перед записью  Вы можете дать имя записываемому  макросу и назначить сочетание  клавиш, при нажатии которых этот макрос будет запускаться. Вы нажали кнопку записи и у Вас появилось окно, как на рис.6.  

рис.6 

Имя макроса - не должно содержать пробелов, запятых, двоеточий и т.п. Допустимы символы  кириллицы, латиницы, цифры и нижнее подчеркивание(я предпочитаю давать макросам имена, содержащие только буквы  латиницы). Имя макроса всегда должно начинаться с буквы. Лучше давать макросу сразу понятное имя, отражающее примерную суть того, что он делает. Сохранить в - выбираете место хранения записываемого макроса. 
 

После записи макроса  Вы сможете запустить его из любой  версии Excel, нажав сочетание клавиш Alt+F8 и выбрав из списка(рис.7). 

рис.7 

Также это окно можно вызвать и через панель: в Excel 2007 - вкладка "Разработчик" - Макросы, в Excel 2003 – Сервис - Макрос- Макросы. Если Вы перед записью назначили макросу сочетание клавиш, то соответственно Вы также можете вызвать этот макрос и нажатием данного сочетания. 

Примечание: необходимо помнить, что макрос записывает АБСОЛЮТНО  ВСЕ Ваши действия - ошибки, прокручивание  экрана, переключение между листами, выделение ячеек и т.д. Так что  перед записью своих действий советую сначала тщательно продумать все свои действия, чтоб в дальнейшем записать только то, что нужно записать. Это сократит как сам код, так и время его выполнения. 
 

1.3 Что такое модуль? Какие бывают модули? 

    Любой  код VBA должен быть где-то записан. Для хранения кодов в VBA имеются модули. Имеется пять основных типов модулей. Модуль листа, модуль книги, стандартный модуль, модуль пользовательской формы, модуль класса. 

Модуль листа(Лист1 или Sheet1) - на рис.2: Лист1(Лист1),Лист2(Лист2),Лист3(Лист3). Для каждого листа книги имеется свой отдельный модуль. Попасть в модуль листа проще, чем в остальные модули. Для этого надо просто щелкнуть правой кнопкой мыши по ярлычку листа и выбрать из контекстного меню пункт Исходный текст(рис.1). 

рис.1 

Можно и более трудным путем пойти - через редактор VBA: Alt+F11 и в окне Проводника объектов дважды щелкнуть по объекту с именем листа(рис.2). 

рис.2 

Если данное окно у Вас не отражается нужно  нажать Ctrl+R либо в меню-View-Project Explorer(рис.3) 

рис.3 

В модуле листа содержаться встроенные событийные процедуры, каждая из которых отвечает за обработку определенного события. Названия данных процедур носят достаточно информативные имена и не думаю, что нуждаются в расшифровке. Посмотреть их можно так: выбираете в списке объектов(на рис.4 помечен 1) Worksheet, а в правом окне выбора процедур(на рис.4 помечен 2) Вы найдете все процедуры, доступные для выбранного листа. Процедуры, события для которых уже используются, выделены жирным шрифтом. 

рис.4 

Модуль книги(ЭтаКнига или ThisWorkbook) - на рис.2: ЭтаКнига. В модуль книги можно попасть только через редактор VBA описанным выше способом. Двойной щелчок по ЭтаКнига(ThisWorkbook). В модуле книги так же содержаться "встроенные" событийные процедуры. Так же как и для листа выбираете в списке объектов, только не Worksheet, а Workbook. В правом окне выбора процедур Вы найдете все процедуры, доступные для объекта ЭтаКнига. 

Примечание: для  всех кодов, приведенных на сайте, достаточно просто открыть необходимый модуль(книги или листа) и вставить предложенный код. Корректировка может понадобиться только в случаях, когда в модуле Листа или Книги Вашего файла уже имеется код в необходимой событийной процедуре. 
 

Стандартный модуль(Module) - на рис.2 Module1. В основном именно в стандартных модулях содержится большая часть кодов. Для стандартных модулей нет предопределенных событийных процедур, поэтому в них процедуры пишутся полностью вручную. Процесс создания описывать не буду - все это есть на куче других сайтов и в учебниках. Как создать такой модуль? Ведь изначально его нет. А создать просто: в окне проводника объектов щелкаем правой кнопкой мыши - Insert-Module. И все. При записи макрорекордером модули создаются автоматически. 

Модули форм(UserForm) - на рис.2 UserForm1. Содержаться внутри Пользовательской формы(UserForm) и её объектов. В Пользовательских формах в основном все завязано именно на событийных процедурах самой формы и на дочерних объектах этой формы(Кнопки, ТекстБоксы, КомбоБоксы и т.д.). Очень удобно использовать Пользовательские формы в своих приложения для, так сказать, общения с пользователем. Т.к. через формы очень удобно отслеживать действия пользователя и можно запретить доступ к листам с данными, путем их скрытия. Создается форма так же как и модуль: в окне проводника объектов щелкаем правой кнопкой мыши - Insert-UserForm.