Документирование процесса разработки программных средств службы делопроизводства и контроля исполнения МУП «АПБ» Главархитектуры г.Уфы

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

Факультет информатики и робототехники

Кафедра автоматизированных систем управления

Курсовой проект

по дисциплине:

«Разработка и стандартизация программных средств и                         информационных технологий»

На тему:

Документирование процесса  разработки программных средств службы делопроизводства и контроля исполнения МУП «АПБ» Главархитектуры г.Уфы.

Выполнили:

Студент Галлямов М.Ф., Карелин В.А.

Специальность Прикладная  инфор-

матика в экономике

Курс              4 Группа     ПИЭ-407 з

Отделение                                 ФИРТ

Форма обучения                    заочная

«____»                                   2011    г.

Проверила:

________________________

Оценка  _________________ 

«____»_____________2011 г.

Уфа, 2011 г.

Содержание                                                                                                      

1              Анализ предметной области проектирования

1.1              Входные, выходные и внутренние данные процесса

1.2              Нормативные документы, устанавливающие требования к процессу:

1.3              Структура МУП АПБ

1.4              Вербальное и графическое описание функционирования процесса

1.5 Функциональная структура процесса, включающая иерархию функций процесса

1.6  Выводы о наличии функций

2.              Проектирование программного средства

2.1 Описание СУБД, содержащее наименование СУБД и причины её выбора.

2.2              Структура модулей разрабатываемого программного средства

3 Структура ввода-вывода программного средства

3.1  Визуальный интерфейс программного средства

3.2  Список вводимых реквизитов и ограничений

3.3 Формируемые в результате функционирования программы документы с перечнем выводимых реквизитов

3.4 Проекты экранных форм

4 Разработка тестовых наборов для программного средства

4.1 Тестовые наборы

Заключение

Список используемой литературы

1        Анализ предметной области проектирования

В данной курсовой работе необходимо, изучив модель разработки программного продукта, провести анализ по возможности автоматизации данного процесса. После чего построить функциональную, информационную и мнемосхему предлагаемого процесса. Для проведения анализа выбрана схема документооборота  МУП АПБ Главархитектуры г.Уфы

РБ. Мое предприятие оказывает услуги населению по подготовки градостроительной и исходно-разрешительной документации на территории городского округа г.Уфа  РБ

Исходно-разрешительную документацию типа: ГПЗУ, ГЗ, справка-присвоение адреса, справка о сносе, геологические и геодезические услуги. МУП «АПБ» Главархитектуры г.Уфы сотрудничает с такими организациями города как Горкомзем, Администрация города Уфы, Земельный комитет, БГП.

Чтобы считаться организацией, некоторая группа людей должна соответствовать определенным требованиям: наличие хотя бы одной цели, которую принимают члены группы как общую для себя; наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь общей цели.

Весь процесс документооборота является непрерывным и состоит из четырех основных этапов. Изначально организация и ее подразделения

принимают от пользователей все необходимые документы на подготовку  ИРД В которых содержится информация о заказчике, его ФИО или юридический адрес если юридическое лицо, что необходимо подготовить, какие работы необходимо проделать и в какие сроки. Проверка результата работы наступает после установленного срока выполнения работы. При этом оцениваются степень достижения цели и проблемы, мешавшие ее достижению.

За контролем исполнения заданий в срок несет ответственность общий отдел МУП «АПБ В результате контроля за результатами работы устанавливаются причины отклонения от плановых процедур и разрабатываются корректирующие мероприятия. Чтобы привести результаты к плановым, необходимо выявить природу несоответствия и при необходимости скорректировать цели.

1.1    Входные, выходные и внутренние данные процесса

Таблица 1. Входящие, исходящие, внутренние документы

1.2    Нормативные документы, устанавливающие требования к процессу:

 Должностная инструкция делопроизводства;

 Инструкция по делопроизводству МУП «АПБ» Главархитектуры;

 Коллективный договор;

 Трудовой кодекс РФ;

 Положения об участках, базе производственного обслуживания;

 Положения о заработной плате.

1.3    Структура МУП АПБ Главархитектуры г.Уфы

Рис.1. Организационная структура

В предлагаемом процессе участвует 3 основные структуры, которые выполняют следующие функции:

Директор МУП:

 руководит начальниками отделов;

 принятие производственных решений;

 решение организационных вопросов;

 администрирование работ;

 согласование.

Начальники отделов:

   выполнение поручений директора;

   контроль исполнения;

   утверждение документации;

   выполнение ежемесячных и текущих отчетов;

   обсуждение с заказчиками условий проектирования;

   ведение табеля учета рабочего времени;

   выполнение текущих задач.

Испонители:

   выполнение текущих задач.

1.4    Вербальное и графическое описание функционирования процесса

Рис.2. Мнемосхема процесса

1.5 Функциональная структура процесса, включающая иерархию функций процесса

Рис.3. Функциональная структура процесса

1.6  Выводы о наличии функций

Данная модель службы работы службы делопроизводства и контроля исполнения обладает недостатком в виде некорректным контролем исполнительной документации (то есть необходимо напоминание исполнения документации с указанием срока исполнения).

                            Изначально организация и ее подразделения получают задания в виде целей, под которые планируются процедуры, дающие ответ на вопросы; кто, что, где, в какие сроки и в каком количестве должен сделать. Для более практичной работы службы делопроизводства необходимо ввести в работу специальную программу для регистрации входящих документов, требующих исполнение в срок. В данной программе необходим ввод: входящего номера и дату документа, исходящего номера и  дату документа срок исполнения, исполняющий отдел (подразделение).  Благодаря такой программе наглядно видно исполнение или неисполнение заданий в любой момент времени, а не только по истечении срока исполнения.  В результате данной программы повысится исполнение заданий в срок, т.к. при ежедневном просмотре программы службой делопроизводства улучшится контроль.

2.      Проектирование программного средства

2.1 Описание СУБД, содержащее наименование СУБД и причины её выбора.

Интерфейс базы данных должен сочетать в себе целостность восприятия и логику действия. Прежде всего, в нем все должно быть доступно и понятно. Основная составляющая учебника - информация, и ничто не должно от нее отвлекать, включая элементы интерфейса. Интерфейс - всего лишь спо­соб организации информации, система управления ею.

Программа разработана на основании СУБД Access.

Microsoft Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

               доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

               возможность использования OLE технологии;

               интегрированность с пакетом Microsoft Office;

               полная поддержка Web-технологий;

               визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их;

               наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов

Основными видами объектов, с которыми работает программа, являются:

               Таблица - это объект, который используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Таблица содержит поля(столбцы), в которых хранятся различного рода данные, и записи(которые называются также строками). Для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ(одно поле, имеющее для каждой записи уникальное значение или несколько полей, совокупное значение которых для каждой записи уникально). Т.е. первичный ключ - это однозначный идентификатор каждой записи таблицы.
Для увеличения скорости доступа к данным отдельные поля таблицы (или их совокупность) могут быть объявлены индексами. Индекс – средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблице за счет использования ключевых значений, которое позволяет обеспечить уникальность строк таблицы. Первичный ключ таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей с некоторыми типами данных.

               Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют. Наиболее распространенный тип запросов — запрос на выборку. Запрос на выборку отбирает данные из одной или более таблиц по заданным условиям, а затем отображает их в нужном порядке.

               Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

               Отчет - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

               Страница - используется для доступа к данным текущей базы данных Access.

               Макрос - объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.