Деректер қорын жобалау, жалпы түсінік

Конструктор - мәліметтер базасы обьектінің (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін  анықтау режимі.

Шебер(Wizards-Мастер) - белгілі бір  мақсатта шектеулі әрекеттер жиынын біртіндеп орындайтын программа. Шеберлер оны орындайтын адаммен сұхбаттасу (диалог) ісін атқара отырып, қойылған мәліметтерді программаға енгізуді қамтамасыз етеді.

5) Макростар(Modules) - Visual Basic for Application (VBA) тіліндегі программалар сақталады және олар қолданбалы программаларды құру кезінде стандартты емес процедураларды іске асыру үшін жасалады.

Access-те тұтынушыға  өз есептерін ойдағыдай шағаруға  мүмкіндік беретін әртүрлі диалогтық құралдар бар, оларға меню командалары, саймандар тақтасындағы батармалар, суырылып шығатын түсініктемелік сөздер, Конструктор (Design), Шебер(Wizards) программалары жатады.

Access деректер қорын басқару жүйесімен жұмыс істеу тәсілдері Windows ортасындағы  графикалық объектілермен (терезе, тізім, ауыстырып қосқыш, жалауыша, батырма, тағы сол сияқты), жұмыс істеу тәрізді орындалады [7].

Кесте аралық байланыстың схемасы

Тапсырыстар кестесіндегі кілт өрісі – тапсырыстар коды болады. Онда кім, қашан, қандай бағаға нені тапсырғаны туралы айтылады. Бұнда тағы да қай жұмысшы тапсырманы іске асырғаны туралы білуге болады. Бір жұмысшы көп тапсырманы қабылдай алмағандықтан тапсырыстар кестесінде қызметкер коды өрісі не бірегей, не кілт өрісі бола алмайды, бірақ та қызметкер кестесінде бұл өріс бірегей болады. Мұндай кестелерді реляциялық қатынасты байланысқан кестелер деп аталады. Сәйкесінше, байланысқан кестелермен жұмыс жасай алатын басқару жүйелерін реляциондық ДҚБЖ деп атайды, ал деректер схемасын техникалық әдебиеттерде реляциондық қатынасты схема деп атайды [8].

Деректер схемасын жасап  болғаннан кейін, техникалық тапсырманың  «қағаздық» кезеңі бітеді. Бұл схеманы  жұмыстың тапсырушысымен ақылдасып  келістіру керек, содан кейін барып деректер қорын құруға кірісуге болады. Бірақ мынаны ұмытпау керек, жобаны жасау барысында жұмысты тапсырушының басына жаңа идеялар келіп отырады. Жобалаудың барлық кезеңінде ел бір жүйеге мекеменің барлық жаңа бөлімдері мен қызмет ету орындарын кіргізуге тырысады. Тапсырушының барлық тілектерін орындау мүмкіндігі көбінде деректер қорын жасаушының мамандық дәрежесімен анықталады. Егер деректер схемасы дұрыс болса, қорға жаңа кестелерді қосу қиын емес. Ал егер қордың құрылымы тиімсіз болса, жобалаушы қиын сынақтан өтіп, тапсырушымен қайшылыққа ұшырайды. Орындаушы мен тапсырушының арасындағы қайшылық әрқашан орындаушының мамандық дәрежесінің төмендігін көрсетеді. Сондықтан деректер қорын алдын ала жобалау кезеңін негізгі кезең деп санау керек. Оның табысты болуынан, деректер қорының қаншалықты ыңғайлы болатыны және қолданушылар онымен жұмыс істеуі тәуелді болады. Егер  қолданушылардың оған сұранысы болмаса, бұл олардың төмен дәрежелі қолданушылар болғаны емес, қорды жобалаушының мамандық дәрежесінің төмен болуының айғағы [9].

Кестелер арасындағы байланыс келесі мүмкіндіктерді береді:

• Кілт өрісіндегі мәліметтердің өшірілу немесе өзгеру мүмкіндігін болдырмау, егер онымен басқа кестелердің кез келген өрістері байланысты болса;
• Негізгі кестенің кілт өрісіндегі мәліметтерді өшіргенде немесе өзгерткенде онымен байланысқан кестелердің өрістерінде сәйкес мәліметтердің өшірілуі немесе өзгеруі автоматты түрде болады;
• Байланыс қасиеттерін орнату үшін деректердің схемасы терезесінде екі кестенің өрістерін қосатын сызықты ерекшелеп алу керек, оның үстінде оң батырмамен басып ашылған контекстік менюде байланыстардың өзгеру терезесі ашылады. Онда байланысқан кестелердің аттары және байланысқа қатысатын өрістердің аттары, сонымен қоса мәліметтердің тұтас болу шартын қамтамасыз ететін басқару элементтері көрсетілген;
• Егер мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз етуде ғана жалауша қойылса, онда негізгі кестенің кілт өрісінде мәліметтерді өшіруге болмайды;
• Егер онымен қоса байланысқан өрістерді каскадты жаңарту және байланысқан жазбаларды каскадты өшіруде жалаушалар қойылса, онда сәйкесінше негізгі кестенің кілт өрісінде өшіру және өзгерту операцияларына рұқсат етіледі, бірақ ол автоматты түрде байланысқан кестеде өтеді. Осылайша, кестелер арасындағы реляциондық байланысты құру бір жағынан мәліметтерді қорғауын, ал екінші бір кестеге өзгерту енгізгенде, бірнеше кестелердің автоматты өзгеруін береді [10].

Деректер қорын алдын  ала жобалау осы кезеңде аяқталады  және келесі кезеңде оны тікелей  компьютерде іске асыру басталады. Осы кезден ДҚБЖ– мен жұмыс жасау басталады. Біздің мысалымызда біз Microsoft Access 2002 ДҚБЖ–н қарастырамыз.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ІІІ  «Жиhаз дүкені» деректер қорын құру

 

 «Жиhаз дүкені» атты деректер қоры бөліміне арналған мәліметер қоры құрылады, осы құрылған деректер қоры туралы айтып өтсем.

Пуск→Программалар→Microsoft Access командалрымен орындалады немесе жұмыс үстеліндегі Access белгішесін екі рет шерту қажет. 2.1-суретте мәліметтер базасын ашуға мүмкіндік беретін терезе көрсетілген.

 

 2.1-сурет. Microsoft Access-ті ашу

 

Осы терезедегі “Жаңа деректер қорын”(Новая база данных) деген мәліметтерді “Деректер қорын ашу”(Открыть базу даны) пунктін таңдау қажет.Оны бір рет шертеміз. 

 

                                2.2-сурет.Деректер қорын ашу терезесі

 

Access терезесінің жалпы түрі 2.2-суретте көрсетілген.

Негізгі меню ағымындағы жұмыс режиміне байланысты өзгеріп отырады, оның құрамында келесі пункттер болуы мүмкін: Файл(File), түзету(Edit), түр(view), кірістіру(Insert), сервис(Tools), терезе(Window), пішім(Format), жазбалар(Records), сұраныстар (Query),іске қосу(Run), байланыстар (Relationships), сүзгі(Filter), анықтама? (Help). Меню пунктін Alt пернесімен бірге команда атының асты сызылған әріпті бір мезетте қатар басу жолымен немесе тышқанның сол жақ батырмасын шерту арқылы таңдауға болады.

 

               2.3-сурет. Access терезесінде жалпы көрініс

 

1. Кесте құру

 

    Мәліметер терезесі ашылады. Сол терезеден Кестелер батырмасын басып мәліметтерді енгізуге болатын, конструктор режимін таңдаймыз.Осы конструктор режимін екі рет шерткен  кезде кесте шығады. Бұл кестеге мәліметтер бағаналарын енгіземіз. Енгізіп болғаннан кейін деректер қоры ашылады. Осы деректер қорына өзіміздің мәліметтерімізді енгізем.

 

    2.4-сурет.Деректер қорының базасын құру режимін таңдау терезесі

 

    Кесте режимін таңдағаннан кейінгі бірінші жолда өріс атауын беріп, ал төменірек әрбір өрістің мәліметтерін енгізе отырып, кесте құру мүмкіндігіне ие болады. Кестеде 20-ға дейін өріс болуы мүмкін.

Төменде  «Жиhаз дүкені» деректер қорын құрудағы кестелердің жалпы көрінісі:

 

 2.6-сурет. Қажетті кестелер

 

          2.2  Сұраныс (Запросы) құру.

Кестелерді сұраныс  арқылы байланыстырамыз. Ол үшін сұраныс  батырмасын   басып сұраныс  конструктор режимінде құру батырмасын басу арқылы  немесе сұранысты шебер режимінде құруға болады.

2.7-сурет. Сұраныс құру

Конструктор режимін  құрамыз. Ол үшін сұраныс конструктор режимін құру батырмасын екі рет шертіледі. Сол кезде таблица қосу терезесі ашылады. Бұл терезе енгізген мәліметердің  тақырыбын таңдалады және қосу (добавить) батырмасын басамыз.

 

2.8-сурет. Конструктор режимінде сұраныс құру

Бұл сұраныс атын «Итог по накладной» деп, оның «таңдау шартына»  және «немесе» деген өрістеріне қалауымызша тік жақшалар орналастырамыз. Ол таңдауды жеке терезешеге енгізуді және сол арқылы жұмысымызды жеңілдетеді.

     2.9-сурет. “Итог по накладной” сұранысын құру

  Екіншіден, сұранысты шебер (мастер) көмегімен құрамыз. Осы сұраныс режимінде  сұраныс құру үшін осыған арналған  Шебер іске қосылады, өрістерін таңдап алу негізінде жасалады.

  Шебер көмегімен сұраныс құру мысалын қарастыралық. 2.10-суретте сұраныс құру кезіндегі  сұхбаттасудың бірінші қадамы көрсетілген. Бұл терезеден бірінші беттегі мәліметтерді екінші беттерге >/>> батырмаларын басу арқылы көшіреді.

  2.10-сурет. Сұраныс үшін өрістер таңдау

Көшіріп болғаннан кейін  келесі (Далее) батырмасын басамыз. Сол кезде сұраныстың түрін таңдау терезесі шығады.

2.11-сурет. Сұраныс түрін таңдау

Сұхбаттасудың екінші қадамында (2.12-сурет) сұраныстың қандай болатыны - жазбалардың барлығы шығарылатын толық (подробный) па, әлде нәтижелік (итоговый) пе, сол көрсетіледі. Содан подробный батырмасын басып Келесі (Делее)түймешігін басу керек.Басқаннан кейін сұранысқа ат беру терезесі шығады.

 

2.12-сурет. Сұранысқа ат беру

2.3 Форма құру.

 

    Сұраныстар құрылғаннан кейін форма жасалынады. Оны құру үшін Форма батырмасын басып қалаған режимінде құруға болады. Олар шебер көмегімен құру режимі және конструктор көмегімен құру режимідері  бар.

Ең алдымен біз конструктор  режимімен құрамыз. Ол үшін конструктор  көмегімен құру батырмасын басып, Құру (создать) түймешігін басқанда келесі терезе ашылады.

 

 

2.14-сурет. Конструктор режимінде форма құру

Бұл терезеден қай  кестеге форма құратынымызды  таңдаймыз. Таңдағаннан кейін форма  терезесі ашылады. Сол терезеге кестенің батырмаларын көшіреміз. Ол үшін тышқанды басып тұрып кестедегі бағанды көтеріп форма қою қажет. Қойып болғаннан кейін саймандар терезесінен батырмалар енгізу қажет. Орнатылып болғаннан кейін жауып сақтау керек. Сақталған терезені ашқанда, мына терезе экранға пайда болады.

Екіншісі  шебер көмегімен  құрылған форма. Ол үшін шебер көмегімен құру батырмасы басылғаннан мына терезе пайда болады.

2.16-сурет.форма жасауда өрістерді таңдау терезесі.

Мәліметтер бағанасын  бірінші бетінен екінші бетіне көшіру керек. Көшіргеннен  кейін Келесі (Далее) батырмасын басу керек. Батырманы басқаннан кейін Форманың сыртқы пішінін таңдау терезесі шығады.

 

2.17-сурет. Форма түрін таңдау терезесі

Осы терезеден қалаған  сыртқы пішін көрінісін таңдауға болады. Таңдалғаннан кейін Келесі (Далее) басу керек. Осыдан келесі терезе ашылады, ол терезеде форманың стилін таңдаймыз.

 

2.18-сурет. Форманың стилін таңдау терезесі

Таңдалғаннан кейін  Келесі (Далее) батырмасын басамыз. Келесі терезеде формаға ат беру терезесі шығады. Сол терезеге қалаған атыңызды беріп сақтау керек.

 

2.19-сурет. Формаға ат қою терезесі

 

Сақталған форманы ашқанда  экранда мына терезе пайда болады.

 

         2.20-сурет. Шебер көмегімен құрылған форма

                    

2.4   Есептер (Отчеты) жасау

Форма құрылғаннан кейін  ендігі кезекте есептер жасалынады. Есептердің де екі режимі бар: Конструктор режимі және Шебер режимі көмегімен. Есептерді шебер көмегімен жасайық. Ол үшін шебер көмегімен жасау режиімі батырмасын басамыз. Есептер терезесі пайда болады, ол терезеден бірінші беттен екінші бетке көшіру керек. Ол үшін терезеден бірінші беттегі мәліметтерді екінші беттерге >/>> батырмаларын басу арқылы жүргізіледі.

2.21-сурет. Шебер режиміндегі отчетті құру

Көшіргенен кейін Келесі(Далее) түймешігін басу керек. Түймешік басылғаннан  кейін топтастыру терезесі ашылады.

 

2.22-сурет. Топтастыру терезесі

Топтастырғаннан кейін  Келесі (Далее) түймешігін басамыз. Келесі терезеде сұрыптау тәртібін таңдау терезесі ашады .

 

2.23-сурет. Сұрыптау тәртібін орналастыру терезесі

Тәртібін таңдағаннан  кейін Келесі (Далее) түймешігін басамыз. Осыдан кейін макеттің түрін таңдау терезесі ашылады.

2.24-сурет. Есептер макетінің түрін таңдау терезесі

 

Макет таңдалғаннан кейін  көрініс стилін таңдаймыз.

 

2.25-сурет. Таңдалатын стиль терезесі

Бәрін жасап біткеннен  кейін басылымға ат беріп сақтаймыз.

2.26-сурет. Есепке ат беру

Сақтаған басылымда  ашқан кезде экранға мына терезе пайда болады.

2.27-сурет. «Ассортимент» есебінің көрінісі

Есептерді құру – барлық деректер қорын, сонымен қатар деректер қоры объектілерін жеке-жеке өзімізге ыңғайлы етіп баспаға беру үшін қолданылатын объект болып табылады.

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Қорытынды

 

Деректер қорын құру барысында Microsoft Access мүмкіндіктерінің шектеусіз  көп екеніне көз жеткіздік. Оны  құру да көптеген ДҚБЖ бойынша білімді  керек еткені сөзсіз. Бірақ нәтижесі айтарлықтай жоғары және қандай да болмасын кез-келген саланы қамтитыны, сапалы өнім алуға болатыны айқын. Ол мәліметтерді енгізіп, тиімді әрі жеңіл пайдалануға арналған.