Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе

Введение

 

Потоки информации, циркулирующие  в окружающем мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Уже сегодня без баз данных  невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в информационной лавине. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения.[1]

Для использования столь  огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства обеспечения диалога человек - ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных.

В высших учебных заведениях наряду с иерархической системой управления существует сеть коллегиальных органов управления, призванных решать поставленные задачи, вырабатывать направления деятельности для совершенствования, принимать определенные решения и назначать ответственных за их исполнение. К таким органам управления в университете относятся: Ученый Совет, Научно-методический Совет, Ректорат, Советы факультетов, Заседания деканатов и т.д. На каждом из заседаний перечисленных органов принимается, как правило, ни одно, а несколько решений по ряду рассматриваемых вопросов. Каждое решение должно быть доведено до лица, ответственного за его исполнения. По окончании учебного года необходимо предоставлять отчеты об исполнении принятых решений. Большое количество принятых решений, многообразие ответственных исполнителей зачастую затрудняет осуществлять мониторинг выполнения принятых решений. Поэтому автоматизация процесса учета и контроля принятых решений позволит повысить эффективность управления как вузом в целом, так и на каждом факультете и кафедре в отдельности.[2] Что и определяет актуальность данной темы дипломной работы.

Целью дипломной работы является разработка программного продукта «Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе», который специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Данный программный  продукт должен обеспечивать:

• набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;
• развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в текстовом режиме;
• средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить систему принятия решений коллегиальными органами управления;
• изучить принципы отчетности о выполнении принятых решений;
• разработать логическую модель данных задачи;

 

• обосновать выбор средств разработки приложения;
• спроектировать и внедрить приложение.

Предметом исследования работы является  процесс автоматизации обработки и учета оперативных данных в режиме реального времени с использованием клиент-серверных технологий.

Объектом исследования является автоматизация процесса учета  и контроля принятых решений.

 

 

 

1 Техническое задание

 

1.1 Постановка  задачи

 

Основанием для разработки программы «Автоматизация учета и контроля принятых решений в ВУЗе» является задание на проектирование программного продукта от кафедры информационных систем. Согласно заданию на выполнение дипломной работы необходимо создать программу, при помощи которой заведующие кафедрами, председатели методических советов и т.п., могли получать уведомления о решениях, принятых на заседаниях коллегиальных органов управления университетом и в свою очередь отчитываться об их исполнении.

Данная программа, как  и любая система управления электронными архивами, должна характеризоваться следующими функциями:

Ввод - программа должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников.

Хранение - Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

• возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
• организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
• высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
• экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
• возможность централизованного развития вычислительных средств.

Атрибутивный и контекстный поиск (См. Таблица 1).

 

 

 

Таблица 1 – Требования к программному продукту

 

№	Функция	Описание
1	создание документа	Документ должен создаваться непосредственно в программе.
2	регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется сведения. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3	контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.
4	Формирование отчетов	формировать различные  виды отчетов по исполнению принятых решений
5	поиск документа по реквизитам	Поиск документа может  осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам.
6	защита информации	Каждое рабочее место  может быть защищено паролем от попытки  несанкционированного доступа к  информации и выполнения действий от лица пользователя.

 

 

1.2 Теоретические аспекты контроля исполнения принятых решений в университете

 

Одним из многочисленных методов управления в университете является метод вовлечения сотрудников в управление, который подразумевает создание в вузе коллегиальных органов управления, уполномоченных принимать решения по определенным сферам деятельности учебного заведения. В КГУ на уровне университета такими органами являются Ученый Совет,  Ректорат и Научно-методический совет. На факультетах функционируют Деканат, Совет факультета и Методический совет факультета.

Коллегиальные органы управления участвуют в планировании, мониторинге и совершенствовании образовательной системы вуза. С этой целью регулярно, согласно регламенту университета,   проводятся заседания, на которых рассматриваются изучаемые вопросы по различным направлениям деятельности университета, обсуждаются возможные пути улучшения, принимаются решения по совершенствованию процессов, назначаются ответственные и сроки исполнения.

Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов управления университетом, протоколируются. Выписки  из протоколов рассылаются в деканаты, регистрируются как входящие документы и в зависимости от того, кто  является ответственным за их исполнение, направляются адресату. В дальнейшем судьба принятого решения во многом зависит не только от его объективной важности, но и от добросовестности ответственного лица, его способности параллельно удерживать внимание по различным направлениям. Т.к. ответственными за исполнение, как правило, назначаются заведующие кафедрами, председатели методических советов, заместители деканов или деканы. Т.е. должностные лица с достаточно широким кругом обязанностей.

Кроме решений, принимаемых  коллегиальными органами управления,  круг внимания декана должен также  включать и поступающие рекомендации работодателей, информационные письма, обращения родителей. Внешние источники, чаще всего оказывают влияние на принятие решений, исполнение которых желательно, но все же не так строго необходимо, как решения коллегиальных органов управления вузом. Тем не менее, мониторинг за их исполнением будет только способствовать  улучшению деятельности университета.

Таким образом, все решения, принимаемые в университете, можно  классифицировать по ряду признаков (См. Таблица 2).

 

 

 

 

Таблица 2 – Обобщенная классификация принимаемых решений в вузе

 

Классифи-кационный признак	Виды принимаемых решений	Примечание
Вид органа, принимаю-щего решения	Решения коллегиального органа управления университетом и  должностных лиц	Решения, принятые на Ученом Совете университета, ректорате, НМС, а также распоряжения руководителей процессов (проректоров по Учебной работе и НТО, по  воспитательной работе, по финансовой и хозяйственной работе, начальника УМУ, руководителя кадровой службы и т.д.)
	Решения коллегиального органа управления факультетом и должностных лиц	Решения, принятые на Совете факультета, Деканате, Методическом совете факультета, а также распоряжения декана факультета
	Решения (рекомендации) внешних  органов	Например, информационные письма о проведении научных конференций, рекомендации работодателей, попечительского совета, родителей.
Приоритет решения	Строго обязательное исполнение	В зависимости от приоритета решения, может быть усилен контроль за его исполнением. Так, например, решение об участии в незапланированной конференции может быть желательным, а решение о своевременной разработке учебно-методических комплексов является строго обязательным к исполнению.
	Желательное к исполнению
Дата исполнения принятого  решения	Конкретная дата с  точностью до дня	В протоколе четко  отражается срок, к которому принятое решение должно быть выполнено. Например «до 15.12.2007 года»
	Дата с точностью  до месяца	В протоколе указывается  месяц, к которому принятое решение должно быть выполнено. Например  «до сентября 2008 года»
	Не фиксированная дата	Постоянно, в течение  года
Ответствен-ный исполнитель	Руководитель подразделения	Декан, заведующий кафедрой
	Руководитель процесса (субпроцесса)	Например, проректор по учебной работе и НТО, начальник  УМУ, заместитель декана по воспитательной работе, уполномоченный по качеству факультета, председатель методического совета и т.д.

 

Для того чтобы решения не «зависали в воздухе» необходимо систематически осуществлять контроль за их исполнением. Одним из элементов контроля, существующих в университете на сегодняшний день,  является отчет о выполнении принятых решений. Деканаты факультетов отчитываются за выполнение решений Ректората, Ученого Совета и НМС.  Также на Советах факультета ежегодно рассматривается вопрос о выполнении решений коллегиальных органов управления факультетом. Единой утвержденной формы отчета в университет нет, поэтому этот документ делается произвольно. Безусловно, отчетность за исполнение принятых решений является одним из элементов, способствующих результативности системы менеджмента вуза. Но отчеты отражают свершившиеся уже факты, либо не свершившиеся по каким-либо причинам и не способствуют выполнению в процессе деятельности подразделений.

На наш взгляд эффективность  выполнения принятых решений можно  повысить, если внедрить на факультетах  университета автоматизированную систему, которая позволит:

Сопровождать и поддерживать в актуальном состоянии базу принятых решений на различных уровнях управления;

Напоминать лицам, ответственным  за исполнение решения о сроках выполнения. Частота напоминания задается при  заполнении информации о принятом решении (еженедельно по понедельникам, еженедельно по вторникам, в первый понедельник каждого месяца и т.д.). Кроме того. Необходимо предусмотреть возможность незапланированного (экстренного) напоминания;

Фиксировать ответственными лицами выполнение принятого решения, либо его не выполнение с указанием причины; При внесении отметки о выполнении принятого решения указывать, какими объективными свидетельствами можно подтвердить факт его исполнения;

Формировать различные  виды отчетов по исполнению принятых решений:

• Отчет о выполненных/не выполненных решениях указанного коллегиального органа управления за указанный период времени;
• Отчет о выполненных/не выполненных решениях ответственного исполнителя за указанный период времени.

Рассчитывать процент выполненных/не выполненных решений указанного органа управления за указанный период времени;

Рассчитывать процент   выполненных/не выполненных решений ответственного исполнителя за указанный период времени.

Ядром автоматизированной системы  контроля исполнения  принятых решений в университете является распределенная база данных с разграниченным доступом. Полный доступ к базе на факультете имеет только декан и референт декана.