Постановка задач для делегирования

Анализ  состояния менеджмента  в ООО «Фрич».

Организационно-экономическая характеристика ООО «Фрич».

Основная информация о предприятии представлена в  Таблице 1.

Таблица 1.Основные показатели компании «Фрич»

          Как видно из таблицы 1 на предприятии не все в порядке с трудовой дисциплиной (относительно низкая среднеявочная численность), присутствует сверхвысокая текучесть кадров (105 уволенных за 2010 г.), наличие малого количества уровней управления и высокого количества непосредственных подчиненных на одного директора. 
Следует особо отметить значительное падение оборота предприятия в 2010 г. по сравнению с 2009 г. (на 20%). 
В то же время следует заметить, что производительность труда на одного работника достаточно высокая (более 176 тыс. руб.). Однако такая производительность труда связана не только с непосредственной работой всего персонала. Относительно высокий доход предприятия связан, в первую очередь, с обширными связями директоров в соответствующих кругах и большими стабильными (пока) закупками товаров бюджетными структурами. Но, как видно из таблицы, эти связи уже дают сбои, что напрямую отражается на объеме оборота предприятия, т.е. руководство предприятия все еще пытается использовать административный ресурс, вместо того, чтобы развиваться в современное конкурентоспособное рыночное предприятие, с высокоэффективным менеджментом и квалифицированным мотивированным персоналом. 
Как видно из таблицы, средний возраст работников предприятия равен 32 годам, что определяет основную (отрицательную) позицию руководства предприятия в сфере обучения и развития персонала. 
В настоящее время на предприятии есть ряд серьезных недостатковв организации работы (см. выше), как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом, которые ведут к: 
1) значительному уменьшению эффективности управления предприятием; 
2) ненужному дублированию работы; 
3) сильной «раздутости» штата сотрудников и, соответственно, лишним затратам на управление и содержание дополнительного обслуживающего персонала (затратам как материальным, так, что особенно важно, затратам рабочего времени);

 4) нарушению нормального психологического климата в коллективе; 
5) систематическому нарушению сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка; 
6) сверхвысокой текучести кадров; 
7) значительному общему снижению производительности труда. 

Причины вышеуказанных проблем:

1) Нет четко  описанной структуры предприятия.Это  не дает возможности руководителям отделов адекватно оценить работу предприятия в целом и, соответственно, разработать необходимые планы работы, развития и бюджеты своих отделов. Относительно полная структура предприятия есть только в голове у ее директоров. Но информация о какой-либо штатной или внештатной структуре присутствует обычно не в виде конкретного отдела или его руководителя, а персонифицировано, т.е. при решении любой проблемы или планировании работы директор мыслит категориями, типа: «Чтобы подготовить необходимые материалы на выставку нужно сказать Ольге (в данном случае сотрудница общего отдела), чтобы она заказала бумагу в той, как её там, фирме… ну, она сама догадается, и дать ее в фирму «Полиграф»; фирма «Полиграф», на основании тех макетов, которые им два дня назад должна была отдать Марианна (в данном случае, сотрудница рекламного отдела), должна сделать до такого-то числа столько-то экземпляров рекламных буклетов и передать их Сан Санычу (в данном случае, руководителю рекламного отдела), который, в свою очередь, должен вовремя доставить их на выставочный стенд нашей фирмы и передать Диме (в данном случае, руководителю одного из отделов продаж); а вот уж Дима точно знает, куда что положить, какому менеджеру по продаже и сколько дать экземпляров нашего рекламного буклета. За это я спокоен!».

      Самое неправильное не то, что директор, в данном случае, мыслит исключительно персонифицировано, самое плохое то, что свой склад мышления он активно (чуть ли не в приказном порядке) навязывает всем без исключения сотрудникам предприятия. И если для сотрудников, которые проработали на предприятии не один год и знают всех его «старожилов», подобное персонифицированное мышление не доставляет особых неудобств, то для новых сотрудников подобный фактор оказывает исключительно отрицательное действие, т.к. определенные должностные обязанности привязаны к определенному человеку (а то и вовсе «размазаны» между ними в причудливой «мозаике»), а не к какой-то определенной должности. Все это приводит, как минимум, к значительному (в масштабе предприятия) затягиванию процесса выполнения всей работы и к серьезным стрессам новых сотрудников.

Пути  решения, постановка задач:

1.Поручить спланировать  максимально четкую структуру  и размеры з/п сотрудников предприятия  Главному бухгалтеру и руководителю  отдела Персонала. 
2. Провести полное техническое переоборудование парка компьютерной и, частично, офисной техники. 
Всю устаревшую (как физически, так и морально) технику заменить на ПК, полностью отвечающие минимальным требованиям, выполняемых на них задач. Замену ПК необходимо проводить с обязательной заменой всех, не отвечающих минимальным требованиям, мониторов и видеоплат. Поручить спланировать этот процесс руководителю Компьютерного отдела. 
3.В особо загруженных точках купить и поставить более мощные и «быстрые» принтеры (отдел Продаж , Компьютерный отдел, Центральный офис). Уже имеющуюся технику, для ускорения процесса работы, переставить в менее загруженные точки (отдел Контроля, отдел Учета, отдел Персонала).Поручить спланировать этот процесс руководителю Компьютерного отдела. 
4.Для всего «сидячего» персонала предприятия приобрести нормальные офисные кресла со спинками – это позволит сотрудникам значительно меньше отвлекаться на разминки, маскируемые «перекурами», чаепитиями и пр. Поручить спланировать этот процесс руководителю Общего отдела. 
5.Где необходимо – поставить специальные настольные лампы (на струбцинах или прищепах) – это позволит ускорить процесс работы с документами и значительно понизить количество ошибок при работе с ними. Поручить спланировать этот процесс руководителю Общего отдела. 
5.На все рабочие места, где ведется одновременная работа с бумажными и электронными документами установить копихолдеры (держатели бумаг). Это позволит значительно сократить время набора на ПК необходимой документации и т.п. Поручить спланировать этот процесс руководителю Общего отдела. 
6.Незамедлительно переработать правила внутреннего трудового распорядка. Привести их в соответствие с ТК РФ и другими специализированными законодательными актами о труде. Утвердить их на общем собрании работников предприятия и на Совете директоров.Поручить переработку правил внутреннего трудового распорядка руководителю отдела Персонала. 

      В заключении хочу добавить следующее. Для наиболее качественного и быстрого эффекта все вышеуказанные рекомендации  необходимо применять только в комплексе и одновременно, а не частями и/или в разное время. 
По моим расчетам, максимальный эффект от внедрения вышеуказанных рекомендаций будет достигнут не позднее, чем через полгода. Этот эффект будет заключаться не только в кардинальном улучшении менеджмента и психологического климата на предприятии ООО «Фрич», но и значительном увеличении его доходов (по крайней мере на 25% в первый год реализации вышеуказанных рекомендаций). Будет достигнуто колоссальное снижение расходов (не менее, чем на 50%), связанных с неэффективным менеджментом и организацией труда сотрудников, высокой текучестью кадров.

Распределение заданий между начальником и  подчиненным - это особая форма взаимодействия, которая обозначается понятиемделегирование полномочий.От того, насколько руководитель владеет этим искусством, зависит эффективность работ подчиненных, самого руководителя, да и производства в целом.Но не будем закрывать глаза на то, что реализация этого принципа может сталкиваться с большими трудностями. Прежде всего, в условиях единоличной ответственности руководителю нелегко решиться на передачу некоторых своих обязанностей, ведь, спросят, в конечном счете, именно с него. 
Управление и руководство - это те функции, которые никак не совместить со стремлением сделать все лично. «Когда и как делегировать полномочия?»- Профессор Бруклинского колледжа А.Секорд считает, что это необходимо, когда подчиненный может сделать работу лучше. Многие избегают делегирования, поскольку не хотят признаться себя в том, что их подчиненные в чем-то разбираются лучше. Но, ведь в этом нет ничего зазорного. Самый квалифицированный и самый умный руководитель чего-то да не знает. Поэтому лучше поручить дело специалисту. 
Важной предпосылкой делегирования на первом этапе является предоставление подчиненным ограниченной самостоятельности. Это дает возможность выявить задатки и развить их, ведь человек начинает работать в полную меру своих способностей только тогда, когда он поставлен перед необходимостью самому решать и брать на себя ответственность. От любого толкового работника можно добиться, чтобы он охотно брался решать некоторые задачи своего руководителя. 
      Конечно, на первых порах подчиненный может и не справиться с заданием. Поэтому, чтобы не пострадали ни руководитель, ни принцип делегирования, здесь важны своевременный, но тактичный контроль и поддержка, а при необходимости - консультация. Постепенно квалификация подчиненного достигнет нужного уровня и тогда усилия начальника окупятся. Но для этого нужно: 
       - доверять подчиненному ответственные задачи на уровне верхнего предела его возможностей; 
       - оказывать ему помощь при затруднениях, а не отбирать задание, поручая его другому или выполняя самостоятельно; 
       - использовать все доступные формы поощрения за эту работу и, в том числе, информировать вышестоящих начальников о достижениях подчиненных.

 
       Делегирование  полномочий должно быть методом,  применяющимся не от случая  к случаю, а действующим постоянно.  Только тогда можно понять, кто из сотрудников способен выполнить работу руководителя и добиться желаемого качества исполнения. При делегировании полномочий нельзя забывать, что подчиненному следует передавать не только обязанности, но и права, власть. 
       Проведенный анализ на ООО «Фрич» позволил выявить основные причины низкой эффективности делегирования полномочий и предложить пути их решения. В числе важнейших можно выделить следующие: составить максимально четкую структуру предприятия, разработать все необходимые положения об отделах и службах, направить кадровую политику на поиск, отбор и закрепление на предприятии только лучших кадров, наладить кадровый учет, кардинально изменить структуру и размер оплаты труда, провести полное техническое переоборудование, переработать правила внутреннего распорядка. 
 
      В заключение хочу привести слова Нормана Канерса:«Если мне надо оценить качество работы руководителя, то в первую очередь меня интересует не личные особенности его характера и даже не его профессиональная квалификация, а совсем другое. Я хочу знать только одно -как работают его подчиненные. Когда я вижу перед собой рядовых сотрудников, качество работы которых постоянно улучшается, то я понимаю: они работают под началом хорошего руководителя».