Документационное обеспечение и совершенствование информационных потоков организации СПК "Заречный"

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

дела по личному  составу;

дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись                     №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи  составляются и подписываются членами  экспертной комиссии, рассматриваются  и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел  в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах  описи против каждого дела ставится отметка о его наличии.                 В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только после  передачи документов в архив предприятия  разрешается производить уничтожение  документов, включенных в акт.

Документы долговременного  и постоянного хранения могут  передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

 

 

4. Пути  совершенствования документооборота в хозяйстве

 

Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого  труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  целей хозяйства.

Рациональная организация  документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации  любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для  принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и  источником для обобщений, а также  материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности            и контроля.

От четкости и  оперативности обработки и движения документов                   в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому                               в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит                    от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме  графика движения документов. В этом графике указываются, через какие  инстанции (рабочие места) и в  какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются  в каждой инстанции процессы                 по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять  двум главнейшим условиям:

- для каждого  документа устанавливается кратчайший  путь прохождения,                 то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест),                        через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;

- для каждого  документа определяется минимальный  срок прохождения, ограниченный  пределами времени, необходимого  для выполнения работы                 с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

 

Заключение

 

СПК «Заречный» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, сахарной свеклы, кормовым производством.

Для совершенствования  делопроизводства в системе управления данного хозяйства необходимо четко  разграничивать обязанности каждого  специалиста по ведению документации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

В исследуемом хозяйстве  работе с документами отводится  значительное количество времени, для  того, чтобы весь документооборот  занимал минимальное количество времени с момента их получения                    или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Необходимо руководителю разрабатывать текущие планы  руководства и управления, где  необходимо отражать текущие и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля и методов  работы, анализ собственных ошибок, организация труда коллектива,                      что в данном хозяйстве делается не всегда.

По данным планам служба документационного обеспечения  управления может проследить, как  работает с документами каждое структурное  подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую  дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения  по оценке труда работников.

Библиографический список

 

1) Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.

2) Алексеев В.В., Агаев Б.В., Сагдеев М.А. Агропромышленный менеджмент.- Учеб. пособие.- М.: Издательско- Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.

3) Гончаров В.И. Менеджмент: Учебник.- Мн.: «Мисанта», 2003.

4) Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник 3-е изд. М.: «Юнити», 2003.

5) Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999.

6) Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.

7) Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003.

8) Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 1996 (2003).

9) Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК.- Учебник.- М.: Колос, 2000.

10) Пиличев Н.А. Управление агропромышленным производством.- М.: Колос, 2000.

11) Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

12) Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.

13) Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.

14) Справочник по делопроизводству. / Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. - 2-е изд. - М.: Приор, 1999.