2.9 Справка

Справка - это  документ, содержащий описание и подтверждение  тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и  внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки  оформляются на общем бланке организации  аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие  основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки  подписывают руководитель организации  или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают  руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

2.10 Сводка, заключение  и список

Сводка - это  документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.).

В сводке допускается  приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается  оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается  составителем, при ее направлении  в другую организацию - руководителем.

Заключение - это  документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием  названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в  заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний  нет".

Заключение оформляется  на стандартном листе бумаги и  подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или  специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом порядок  составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - это  документ, содержащий систематизированное  перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни оформляются  на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются  должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом.

Порядок составления  и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими  документами.

Список - это  документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и  перечни, но, как правило, не нуждаются  в утверждении.

Текст списка, как  правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости - руководителем организации. 
 

 

 
Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 69.

2. Основные правила  работы архивов организаций, одобренные  решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 г. - Раздел 2.1.

3. Т.В. Кузнецова. "Делопроизводство (документационное  обеспечение управления)" - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.

4. В.А. Кудрявцев  и коллектив авторов "Организация  работы с документами: учебник  - М.: ИНФРА-М, 2001.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Приложение 1

Образец акта

Наименование  УТВЕРЖДАЮ

организации Руководитель

АКТ организации

______№_____ Личная  Расшифровка

Москва подпись  подписи

О____________ Дата

Основание

Составлен комиссией:

Председатель: ________________________________________________

(должность,  фамилия, инициалы)

Члены комиссии:

1. ___________________________________________________________

(должность,  фамилия, инициалы)

ТЕКСТ

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в _____________ экземплярах:

1-й экз. -- куда, кому

2-й экз. -- . . .

3-й экз. -- . . .

Председатель  комиссии подпись расшифровка подписи

Члены комиссии подписи расшифровки подписей

С актом ознакомлены:

должности подписи  даты расшифровки подписей

В дело 00-00

Подпись Дата

Приложение 2

Образец протокола заседания

Наименование  организации

ПРОТОКОЛ

№ 00

Москва  производственного совещания

Председатель -- Егоров А.И.

Секретарь -- Краснова Ю.И.

Присутствовали: должности, фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об итогах работы предприятия за I квартал 1998 г.

Доклад зам. директора  Уварова Н.П.

_____________________________________________________________

(Иванов В.А., Звягина Л.С., Потапов Ю.П., Сазонов А.Б., Васильев А.В.)

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить  . . .

1.2. Принять . . .

2. О перспективном  плане . . . . . . . . . . .

Доклад _______________________________________________________

(фамилии, инициалы выступивших)

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 ...................................................................................

2.2 ..................................................................................

Председатель  подпись А.И. Егоров

Секретарь подпись  Ю.И. Краснова

В дело 00-00

Подпись Дата