Ефективність дільності управлінських органів і посадових осіб

Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних  службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки  інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити  часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням  громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових  документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально  підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш  прогнозованими і керованими.

В цілому можна констатувати зацікавленість і готовність органів державної  влади та органів місцевого самоврядування у впровадженні технологій е-урядування, зокрема запровадження електронного (внутрішнього локального) документообігу.

Електронний документообіг — високотехнологічний  і прогресивний підхід до суттєвого  підвищення ефективності роботи органів  державної влади і місцевого  самоврядування.

Державні  служби здатні змінити на краще невисоку думку населення про якість послуг, що надаються ними, і знову віднайти підтримку і довіру громадян, зробивши їх центром уваги будь-яких ініціатив  з удосконалення своєї роботи. Перебудова характеру взаємовідносин із клієнтами вимагає надання  послуг по-новому, без тривалих затримок і складних процедур. Організації, орієнтовані  на споживачів, досягають більш значних  успіхів як у здійсненні своїх  функцій, так і в роботі з населенням. Такі організації здатні надати людям  більш легкий доступ до послуг, збільшити  обсяг послуг, які надаються, і  знизити витрати часу службовців на діяльність, не пов'язану з клієнтами.

Звичайно, задля досягнення таких результатів  у державній службі повинні працювати  професіонали. В зв’язку із чим  постає питання професіоналізації  державної служби та її реформування.

Необхідність  реформування державної служби є  очевидною. Наразі низькою залишається  якість управлінських послуг, які  надаються державними службовцями, професійний рівень яких не відповідає сучасним проблемам суспільства. Відсутність  чітко регламентованих адміністративних процедур та національних стандартів надання таких послуг відбивається на ефективності діяльності органів державної влади.

Сьогодні  українських споживач (юридична та фізична особа) не може з першого  разу незалежно і прозоро визначити, який саме орган влади йому потрібен для того, щоб вирішити свої питання. Громадяни не завжди отримують послугу  з відповідною якістю. Саме тому для зміни ситуації

  у 2006 році Постановою Кабінету  Міністрів України від 11 травня 2006 року 

  № 614 «Про затвердження Програми  запровадження системи управління  якістю в органах виконавчої  влади»[12] було прийнято рішення  затвердити відповідну Програму. Як фундамент для цього було  обрано систему управління якістю  за стандартом ISO 9001:2000.

Завданням побудови системи управління якістю (далі СУЯ) є створення умов, які гарантували б належну якість послуг, які органи виконавчої влади (далі ОВВ) надають різним категоріям споживачів. Оскільки якість послуг ОВВ формується в рамках внутрішніх процесів ОВВ, для створення таких умов необхідно створити ефективну систему управління цими процесами – це і є СУЯ. Стандарт ДСТУ ISO 9001-2001 містить загальновизнані міжнародні вимоги до СУЯ будь-якої організації, виконання яких повинно забезпечити впевненість у тому, що споживачі стабільно отримуватимуть тільки якісні послуги.

Фактично  мова йде про те, щоб загальні вимоги з Положення про ОВВ  на кшталт „Сприяти...”, „Забезпечити...”, „Створювати умови...” перетворити на конкретні процедури діяльності співробітників, виконання яких може бути проконтрольоване та гарантоване споживачам. Можна сказати, що мова йде не про розробку окремої системи управління якістю, а про удосконалення та формалізацію звичайної системи управління ОВВ.[13]

Вище  було розглянуто частину факторів, які впливають на ефективність діяльності органів державної влади. Ігнорування  будь-якого з них призводить до зниження ефективності діяльності органів  влади, зниження якості послуг, які  надаються громадянам, призводить до втрати довіри населення до влади.