Правила укладання документів та їх основні реквізити

 

                                        Зміст

1. Мова ділових паперів
2. Правила складання та оформлення документів. Реквізити
3. Документи щодо особового складу

1. Автобіографія

2. Резюме
3. Характеристика
4. Заява

4. Список використаних джерел
5. Додатки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 Правила укладання документів та їх основні реквізити

      Документам властива строга фонетична організація висловлювання, свідоме уникнення незграбності у поєднанні звуків, напр.: в основному, а не у основному; зі студентами, а не з студентами.

     На лексичному рівні в документах функціонують стилістично нейтральні, абстрактні і конкретні слова, терміни, напр.: гарантія, альтернатива, держава, консенсус, аудієнція, пролонгація; пароніми, рідше синоніми, антоніми, напр.: поверховий, поверхневий; генеральний, головний, основний; відправник, одержувач. Часто у ділових паперах вживаються слова, у написанні яких можуть траплятися помилки, напр.: численний, захід, зіставляти, наступний, а не багаточисельний, міроприємство, співставляти, слідуючий.

       Документи широко послуговуються усталеними суспільно-політичними та адміністративно-канцелярськими виразами, стандартними формулами, напр.: взяти участь, регламентація дій, відповідно до плану, згідно з інструкцією. Для них характерна специфічна фразеологія, напр.: поставити до відома, взяти до уваги. Стійкість лексичного складу фразеологізмів не дозволяє їх змінювати, напр.: вносити вклад у банк, але робити внесок у культуру.

       До морфологічних особливостей документів належить вживання слів на зразок автор, діяч, журналіст, професор, керівник, які є основними назвами посад, професій, звань, статусу осіб чоловічої і жіночої статі. Високою частотою у ділових паперах відзначаються віддієслівні іменники, безособові і наказові форми дієслів, напр.: виконання, рішення, розподіл, обмін, розглянуто, обговоріть .

       Для ділового мовлення характерні розповідні речення з прямим порядком розміщення членів речення. Значною мірою у реченнях представлені дієслівні звороти, інфінітивні структури, конструкції з дієсловом у формі наказового способу, напр.: враховуючи висловлені думки, винести на обговорення, пропоную затвердити. Перевага надається простим реченням, рідше використовуються складні речення, напр.: Золото – дорогоцінний метал, який протягом багатьох віків виконував роль грошового товару. Сьогодні через об'єктивні причини золото перестало виконувати основні функції грошей. Відбувається його демонетизація.

 

Правила складання  та оформлення документів

      Документи складаються з реквізитів. Реквізити – це структурні елементи документа, які поділяються на постійні і змінні. Постійні друкують при виготовленні документа, а змінні фіксують на ньому у процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр. Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

       Кількість реквізитів у документах не однакова. Вона визначається видом, змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, полегшує їх опрацювання.

 

       Держстандарт встановлює максимальний склад реквізитів (31 елемент) і певний порядок розміщення їх у документах: державний герб; емблема організації чи підприємства; зображення державних нагород; код підприємства, установи, організації; код форми документа; назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа; повна назва установи, організації або підприємства – автора документа; назва структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, номер рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце укладання чи видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резоляція; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф узгодження; віза; печатка; відмітка про засвідчення копії; прізвище виконавця та номер його телефону; відмітка про виконання документа й скерування його до справи, відмітка про перенесення даних на машинний носій; відмітка про надходження.

     Основним реквізитом документів є текст, який розміщується на всю ширину сторінки. Текст може складатися з таких логічних елементів: вступу (зазначається причина укладання документа, викладається історія питання тощо); доказу (визначається суть питання: пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали); закінчення (формулюється мета складання документа). Текст документа, що містить закінчення, є простим, а який має ше й інші логічні елементи – складним.

          Обов'язковим реквізитом документів є дата. Документ датують днем їх написання або затвердження. Місце дати залежить від призначення та форми документа. На бланках дату ставлять у лівій верхній частині разом з індексом. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Її записують словесно-цифровим способом (у міжнародній практиці та в документах матеріально-фінансового характеру) або цифровим (у всіх інших документах).

 

     Важливим реквізитом документів є підпис. Складовими частинами підпису може бути назва посади, організації, сам підпис і розшифрування його, тобто ініціали та прізвище особи, які не беруться у дужки. Підпис засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.

         Реквізитами майже усіх документів є адресат й адресант. Кожний елемент цих реквізитів пишеться з нового рядка, переважно без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі, то назва установи є складовою назви посади адресата. Такі реквізити розміщуються у документі здебільшого перед текстом.

      Використання інших реквізитів, визначених Держстандартом, залежить від виду, змісту, форми та призначення документів.

      Документи оформляють переважно на одній сторінці паперу. Якщо документ займає кілька сторінок, то не залишають на одній сторінці і не переносять на іншу два рядки тексту або інших реквізитів. Для складання службових документів в установах використовують бланки або папір формату А4, А5.

 

Документи щодо особового  складу

1. Автобіографія

Автобіографія - документ, у якому особа власноручно у хронологічному

порядку подає стислий  опис свого життя та діяльності.

Незважаючи на довільний  виклад тексту, від імені першої особи

обов'язково зазначаються такі відомості.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові теперішні та колишні, якщо були

зміни (у називному відмінку однини).

3. Дата народження: число,  місяць (літерами), рік.

4. Місце народження: село, селище, місто (у наз. відмінку), район (у

родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у наз. відмінку).

Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у  свідоцтві про народження.

5. Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як

вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та

посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську  роботу.

10. Короткі відомості про  склад сім'ї (без займенників).

Якщо неодружені:

батько, мати (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, посада та

місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім'ї.

Якщо одружені:

дружина, чоловік (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження,

місце роботи чи навчання); діти (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік

народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13.Підпис укладача (праворуч).

Існують:

а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі;

б) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти;

в) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально

викладаються факти життя  та діяльності як укладача, так і  його родичів.

 

2. Резюме

Резюме - це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та

професійні відомості  про особу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

• домашня адреса, телефон (факс);

• прізвище, ім'я, по батькові;

• мета написання документа;

• особисті дані (дата народження; сімейний стан; національність -

якщо потрібно);

• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів,

у яких довелося вчитися; ступінь  володіння іноземними мовами - якщо

потрібно);

• відомості про професійний  досвід (яку посаду обіймає тепер,

попередні посади, із зазначенням  стажу роботи);

• відомості про публікації (якщо потрібно);

• інша інформація на вимогу роботодавця.

3. Дата (при потребі).

4. Підпис (при потребі).

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове

повідомлення пишеться з  абзацу.

 

3. Заява

Заява - вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через

державні, приватні або громадські організації надані їм права (на працю,

відпочинок, матеріальне  і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої

інтереси. Розрізняють два  основних види заяв:

особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової

особи, пишеться власноручно  в одному примірнику;

службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені

або від організації, які  він репрезентує, до посадової особи іншої організації,

структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох

екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний

номер документа тощо).

За походженням заяви  бувають:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи

дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх,

слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса

підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити:

1. Адресат (з великої  літери праворуч) - посада, назва  установи, прізвище

та ініціали посадової  особи, на ім'я якої подається заява, у давальному відмінку,

чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника  з малої літери) посада, звання, назва

закладу, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка звертається із заявою, у

родовому відмінку (без  крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості

сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи

вагомості аргументації.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

 

4. Характеристика

Характеристика - документ, у якому надається оцінка ділових і

моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він

відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється  при вступі до навчальних закладів,

висуванні на виборні посади, атестації, оформленні на роботу за конкурсом

тощо.

Характеристику укладають  у двох примірниках, один із яких отримує

працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Текст

характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з

типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій,