Управление дебиторской задолженностью

      Наиболее  употребительными способами воздействия  на дебиторов с целью погашения  задолженности являются направление  писем, телефонные звонки, персональные визиты, продажа задолженности специальным  организациям.  

      3. Методы управления  дебиторской и кредиторской задолженностью

      3.1. Подходы к управлению  дебиторской задолженности,  распределение дебиторской  задолженности по  срокам образования,  анализ оборачиваемости. 

      Управление  дебиторской задолженностью непосредственно  влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для малоэффективных покупателей, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

      К приемам управления дебиторской задолженностью относятся: учет заказов, оформление счетов и установление характера дебиторской задолженности. Среди подлежащих рассмотрению моментов есть некоторые, требующие особого внимания, например необходимость поиска путей сокращения среднего промежутка времени между завершением операции по продаже товара и выпиской счета-фактуры покупателю. Вы также должны оценивать возможные издержки, связанные с дебиторской задолженностью, т. е. упущенная выгода от неиспользования средств, вместо их инвестирования.

      Управление  дебиторской задолженностью связано  с двумя видами резервов времени - на выписку счета-фактуры и отправку почтой. Время на выписку счета - это количество дней от отправки товара покупателю и до высылки счета. Очевидно, что компании следует отправлять счета одновременно с товаром. Время почтовой доставки - между подготовкой счета-фактуры н получением его покупателем. Время почтового прохождения документов может быть сокращено за счет децентрализации выписки счета-фактуры и почтовой отправки (используя службу срочных почтовых отправлений для крупных счетов-фактур с вручением в предусмотренные сроки либо предоставляя скидки за авансовые платежи).

      Кредитные условия

      Ключевым  моментом в управлении дебиторской  задолженностью является определение сроков кредита (предоставляемого покупателям) которые оказывают влияние на объемы продаж и получение денег. Например, предоставление более продолжительных сроков кредита, вероятно, увеличит объем продаж. Сроки кредита имеют прямое отношение к затратам и доходу, связанным с дебиторской задолженностью. Если сроки кредита жесткие, у компании будет меньше инвестированных денежных средств в дебиторскую задолженность и потерь от безнадежных долгов, но это может привести к снижению объемов продаж, уменьшению прибылей и негативной реакции покупателей. С другой стороны, если сроки кредита неконкретные, компания может добиться увеличения объемов продаж и большего дохода, но и рискует увеличить долю безнадежных долгов и большими затратами, связанными с тем, что малоэффективные покупатели затягивают оплату. Сроки дебиторской задолженности следуете либерализировать, когда вы хотите избавиться от избыточных товарно-материальных запасов или устаревшей продукции либо если вы работаете в отрасли промышленности, товары которой предназначены для сезонных продаж (например, купальные костюмы). Если ваш товар является скоропортящимся, вы должны использовать краткосрочную дебиторскую задолженность и по возможности практиковать оплату при поставке.

      При оценке платежеспособности потенциального покупателя следует учитывать честность покупателя, финансовую устойчивость и имущественное обеспечение. Кредитную надежность покупателя можно оценить количественными методами анализ регресса, который рассматривает изменение зависимой: переменной, имеющей место при изменении независимой (информативной) переменной. Этот метод особенно полезен, когда вам требуется оценить большое количество некрупных покупателей. Следует тщательно оценивать возможные потери по безнадежным долгам, если ваша компания продает товары многим покупателям и длительное время не меняет свою кредитную политику.

      Продление кредита влечет за собой дополнительные расходы: административные расходы  деятельности кредитного отдела, компьютерной службы, а также комиссионные, выплачиваемые специальным агентствам, определяющим кредитоспособность заемщиков или качество ценных бумаг.

      Достаточно  полезна информация, полученная от кредитных бюро розничной торговли и профессиональных кредитных справочных служб. Отчеты компании «Дан энд Брэдстрит» (США) содержат информацию о характере бизнеса компаний, производственных линиях, управлении, финансовом положении, количестве работников, выполнений предшествующих платежей по сообщению поставщиков, о текущих долговых обязательствах (включая любые просроченные), условиях продаж, заключении аудитора, судебных исках, страховом покрытии, арендных договоров, уголовном преследовании, взаимоотношениях с банками учетной информации (например, текущие банковские ссуды).

      Контроль  дебиторской задолженности

      Имеется много способов максимизировать  доходность дебиторской задолженности  и свести к минимуму возможные  потери: составление счетов, перепродажу  права на взыскание долгов и оценку финансового положения клиентов.

      - Выставление счетов. При циклическом составлении счетов они выставляются покупателям в различные периоды времени. При такой системе покупатели с фамилиями, начинающимися на «А» могут быть первыми, кому выставляются счета в первый день месяца, тем, чьи фамилии начинаются на «Б», счета будут выставлены во второй день и так далее. Счета покупателям должны быть отправлены в течение двадцати четырех часов со времени и составления.

      Для ускорения взимания платежей можно  направлять счета- фактуры покупателям, когда их заказ еще обрабатывается на складе-. Можно также выставлять счет за услуги с интервалами, если работа выполняется в течение определенного периода, или начислять гонорар авансом, что предпочтительнее осуществления платежей по окончании работы. Во всяком случае, вы должны составлять счета на крупные суммы немедленно.

      Когда бизнес развивается пассивно, могут  применяться сезонные датирования  выставления счетов: вы предлагаете  продление срока платежей для  стимулирования спроса среди покупателей, неспособных произвести платежи раньше, чем в конце зона.

      - Процесс оценки покупателя. Перед предоставлением кредита необходимо тщательно анализировать финансовые отчеты покупателя и получать рейтинговую информацию от финансовых консультативных фирм.  Необходимо избегать высоко рискованной дебиторской задолженности, такой как в случае с покупателями, работающими в финансово неустойчивой отрасли промышленности или регионе. Также предприятию необходимо быть осторожным с клиентами, которые работают в бизнесе менее одного года (около 50 процентов коммерческих предприятий терпят крах в течение первых двух лет). Как правило, потребительская дебиторская задолженность связана с большим риском неплатежа, чем дебиторская задолженность компаний. Следует модифицировать лимиты кредитования и ускорять востребование платежей на основании изменений финансового положения покупателя. Для этого можно удержать продукцию или приостановить оказание услуг, пока не будут произведены платежи, и потребовать имущественный залог в поддержку сомнительных счетов (стоимость имущественного залога должна равняться или превышать остаток на счете). Если необходимо, следует воспользоваться помощью агентства по сбору платежей для востребования денежных средств с неподчиняющихся покупателей.

      Необходимо  классифицировать дебиторские задолженности по срокам оплаты (расположить их по времени, истекшему с даты выставления счета) для выявления покупателей, нарушающих сроки платежа, и облагать процентом просроченные платежи. После того как будут сравнены текущие, классифицированные по срокам дебиторские задолженности с дебиторскими задолженностями прежних лет, промышленными нормативами и показателями конкурентов, можно подготовить отчет об убытках по безнадежным долгам, показывающий накопленные убытки по покупателям, условиям продажи и размерам сумм и систематизированный по данным о подразделении, производственной линии и типе покупателя (например, отрасли промышленности).  Потери безнадежного долга обычно выше у малых компаний.

      - Защита страхованием.  Можно прибегнуть к страхованию кредитов, эта мера против непредвиденных потерь безнадежного долга. При решении, приобретать ли такую защиту, необходимо оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и стоимость страхования.

      - Факторинг. Возможно перепродать права на взыскание дебиторской задолженности, если это приведет к чистой экономии. Однако при сделке факторинга может быть раскрыта конфиденциальная информация.

      Кредитная политика

      При предоставлении коммерческого кредита следует оценить конкурентоспособность предприятия текущие экономические условия. В период спада кредитную политику следует ослабить, чтобы стимулировать бизнес. Например, компания может не выставлять повторно счет покупателям, которые получают скидку при оплате наличными, даже после того, как срок действия скидки истек. Но можно ужесточить кредитную политику в условиях дефицита товаров, поскольку в такие периоды компания, как продавец, имеет возможность диктовать условия.

      В целом управление дебиторской задолженностью включает:

      1) анализ дебиторов; 

      2) анализ реальной стоимости существующей  дебиторской задолженности; 

      3) контроль за соотношением дебиторской  и кредиторской задолженности; 

      4) разработку политики авансовых  расчетов и предоставления коммерческих кредитов;

      5) оценку и реализацию факторинга.

      Анализ  дебиторов предполагает прежде всего анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов и условий факторинговых договоров. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

      Анализ  дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам.

      Определенный  интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения и/или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

      Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей - характеристика финансовой устойчивости фирмы и эффективности финансового  менеджмента. В практике финансовой деятельности российских фирм зачастую складывается такая ситуация, которая  делает невыгодным снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской (обязательств). Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия (ликвидности), фирма приобретает признаки несостоятельности и становится уязвимой со стороны госорганов и кредиторов. Вспомним, что баланс предприятия считается неплатежеспособным, если:

1. объем оборотных средств на конец периода/ краткосрочная задолженность на конец периода <2
2. объем источников объем внеоборотных собственных доходов - активов на конец периода / объем оборотных средств на конец периода < 0,1

      Дебиторская задолженность - элемент оборотных  средств, ее уменьшение снижает коэффициент  покрытия. Поэтому финансовые менеджеры  решают не только задачу снижения дебиторской  задолженности, но и ее балансирования с кредиторской.

      При анализе соотношения между дебиторской  и кредиторской задолженностями  необходим анализ условий коммерческого  кредита, предоставляемого фирме поставщиками сырья и материалов.

      4. Условия платежей за отгруженную  продукцию - один из факторов, влияющих на объем продаж. Под условиями платежей понимается:

      а) предоставление отдельным покупателям  коммерческого кредита (отсрочки платежа);

      б) срок кредита;

      в) скидка за своевременность оплаты. Перечисленные три условия могут  быть выражены распространенной схемой: Например, "3/10 чистых 30" - фирма представляет 3 процентную скидку, если вексель оплачивается в течение 10 дней, максимальный срок (без скидки)

      - 30 дней. Последний срок - срок коммерческого  кредита; далее - штрафы за просрочку оплаты. Скидки более предпочтительны, чем надбавки, так как скидки уменьшают налогооблагаемую базу, а надбавки ее увеличивают. Поощрение всегда действует лучше, чем наказание.

      На  уровень дебиторской задолженности  влияют следующие основные факторы: