Учет заявок на выполнение работ (услуг) рекламного агенства

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………...………………	3
Проектирование таблиц базы данных…………………………………..	6
1.1. Представление таблиц сущностей в режиме конструктора……….	6
1.2. Определение ключевого поля ……………………………………….	7
1.3. Создание связей между таблицами ………………………………....	7
Создание запросов базы данных.	10
3. Проектирование отчетной выходной документации…………………..	15
4.  Создание форм базы данных……………………………………………	19
5. Создание главной кнопочной формы БД РА «Черный слон»…………	21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ .....…………………..	23 24

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами  однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные  данные или разыскать в массе  конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления  и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных  таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

Описание постановки задачи. Описание бизнес-процессов

Наименование фирмы: рекламное агентство «Черный слон»

Наименование предметной области: работа отдела маркетинга, учет работы с клиентами (заказчиками)

Цель разработки информационной системы (базы данных): организация оперативного учета поступивших и выполненных заявок  работы с клиентами.

Задачи:

1. ведение каталога услуг (прайс — листы);
2. учет поступивших заявок;
3. учет выполнения заявок (по срокам, объемам, исполнителям).
4. проектирование модель данных предметной области.
5. реализация отчетов и запросов
6. отчет об услугах, выполненных в период с___ по____;
7. отчет об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем;
8. отчет о невыполненных работах, услугах.

Для организации информационной базы используется СУБД MS Access.

По мере поступления документов, содержащих данные, должен осуществляться ввод этих данных в БД, где они должны храниться. Поэтому должна быть разработана логическая структура реляционной базы данных (входная информация - формы, выходные документы - отчеты).

Перечень процессов, которые будут  далее рассмотрены подробнее:

1. Рекламное агентство заключает трудовые соглашения с заказчиками на исполнение определенного вида рекламных услуг.
2. Рекламодатель оформляет заявку на рекламу, пользуясь прайс-листом, в котором указаны цены по наименованию рекламных услуг, предоставляемых агентством «Черный слон». Здесь же оговариваются стоимость предоставленной услуги и определяется исполнитель.
3. Согласно заявке, выписывается Платежное Поручение Заказчику, которое он обязан оплатить.
4. После оплаты счета агентство обязуется предоставить рекламные продукты. Заказ считается выполненным, если оплачено Платежное поручение.

Взаимодействие бизнес-компонентов с информационными потоками:

• составление прайс-листов предлагаемых видов рекламных услуг;
• заключение договоров с рекламными агентами;
• анализ рынка предоставляемых услуг;
• процесс продажи рекламных продуктов;
• оформление контрактов, счетов;
• текущее управление работой;
• решение задач бухгалтерского и статистического учета;

В реляционной  модели объекты реального мира и  взаимосвязи между ними представляются с помощью совокупности связанных  между собой сущностей. В нашем  случае можно выделить следующие  взаимодействия сущностей друг с  другом:

Заказчик сообщает Сведения о заявке

Заявка  содержит информацию о Рекламной услуге (прайс-лист)

Менеджеры оформляют заявку на рекламные услуги,

Рекламные услуги выполняются Исполнителями (художники, дизайнеры)

Менеджеры выписывают Платёжное поручение.

Существующая  взаимосвязь представлена на рис.1.

 

                       1:М

ЗАКАЗЧИК

УСЛУГА

              

                 ЗАКЛЮЧАЮТ

1:М

                                                                            1:М

 

 

РЕКЛАМНАЯ УСЛУГА

ИСПОЛНИТЕЛИ

ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

 

 

 

Перечень выявленных сущностей:

1. Заказчики.
2. Наименование предлагаемых рекламных услуг (прайс-лист).
3. Заявка.
4. Исполнители.
5. Платежное поручение.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Проектирование таблиц базы данных

Набор записей  базы данных удобно представлять в  виде таблиц. В этих записях (строках  таблицы), состоящих из отдельных  полей, и хранится информация, составляющая содержимое базы данных.

1.  Представление таблиц сущностей в режиме конструктора.

Для каждой выделенной в предметной области сущности нужно создать  таблицу: ЗАКАЗЧИК, ЗАЯВКИ, ИСПОЛНИТЕЛИ, РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ, ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ. Для каждой таблицы ниже определяются атрибуты, которые идентифицируют каждый объект, определены первичные ключи для каждой из таблиц. 

 

Рис.2. Таблица ЗАКАЗЧИК в режиме конструктора

 

 

 

Рис 3. Структура таблицы ЗАЯВКИ

 

Имя поля	Тип данных	Примечание
Номер заявки	Числовой	Ключевое поле (PK)
Дата приема	Дата/время
Код заказчика	Числовой
Код услуги	Числовой
Исполнитель	Числовой
Выполнение, %	Числовой

 

 

Рис 4. Структура таблицы ИСПОЛНИТЕЛИ

 

Имя поля	Тип данных	Примечание
Код исполнителя	Числовой	Ключевое поле (PK)
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый

 

 

Рис 5. Структура таблицы РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ

 

Имя поля	Тип данных	Примечание
Код услуги	Числовой	Ключевое поле (PK)
Наименование	Текстовый
Материал	Текстовый
Единица измерения	Текстовый
Стоимость	Денежный

 

 

Рис 6. Структура таблицы ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ

 

Имя поля	Тип данных	Примечание
№ П/П	Числовой	Ключевое поле (PK)
Дата	Дата/время
Код заказчика	Текстовый
Номер заявки	Числовой
Сумма	Числовой

2. Определение ключевого поля

  Первичный ключ позволяет однозначно идентифицировать любую запись в таблице, поэтому не может быть в таблицы двух строк с одинаковым значением ключевого поля. Ключевое поле определяется на этапе создания структуры таблицы. В вышеуказанных таблицах КП отмечено PK.

3. Создание связей между таблицами

Access является реляционной базой данных (от relation – отношение). В таких базах данных специфически сгруппированные данные можно хранить в разных таблицах и задавать связи между ними, соединяя их в единую базу. Для установления связей нужно выполнить следующие шаги.

 На рис.7. представлена диаграмма отношения сущностей, выполненная на основе анализа концептуальной модели (логическая модель)

 

Рис. 7. Диаграмма отношения сущностей (ERD)

 

На рис.8. представлена схема, описывающая связи ЗАКАЗЧИК, ЗАЯВКИ, ИСПОЛНИТЕЛИ, ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ, РЕКЛАМНЫЕ УСЛУГИ

Рис. 8. Физическая модель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Создание запросов

 

Запросы – это средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при  помощи определенного пользователем  условия. Результатом такого запроса  является динамическая таблица (выборка) с интересующей пользователя информацией. С выборкой можно обращаться как  с реальной таблицей – добавлять, удалять и редактировать данные. Вносимые изменения будут отражаться в записях исходных таблиц.

В Ассеss возможно использование различных типов запросов, различающихся по результатам их действия, особенностям их выполнения и, наконец, по способу формирования. Различают запросы: на выборку, перекрестный, на удаление, на добавление, на создание таблиц, на обновление, а также параметрический запрос.

Задачи создания запросов:

• учет выполнения заявок;
• учет выполненных рекламных работ по срокам в период с ___ по ____ и по исполнителям;
• учет поступивших заявок по объемам, срокам и исполнителям;
• учет оплаты заказчиком услуг и определение суммы долга;
• учет оплаченных заявок;
• учет невыполненных работ

С целью  учета выполнения заявок, составим запрос Акт выполненных работ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.9. Запрос Акт выполненных работ

 

 

Для учета выполненных рекламных  работ по срокам в период создам запрос с 18.10.2012 по 22.10.2012 год с указанием  наименования заказанной услуги, заказчиком и данным исполнителя (менеджера, дизайнера).

 

Рис. 20. Запрос Выполненные рекламные услуги (ВРУ)

в режиме конструктора

 

 

Создадим Запросы Оплата и Долги  с целью учета оплаты заказчиком услуг и определение размеров возможного долга с указанием  названия заказчика и наименованием  предложенных рекламных услуг.