Програмное обеспечение в предприятиях оптовой торговли

Предприятия оптовой торговли закупают ПО , обеспечивающее быструю доставку товаров со складов, а также удобную работу с каждой розничной сетью и с каждым дилером. Не менее важно, чтобы решение позволяло оптимизировать использование складских площадей и управлять складскими остатками с привязкой к прогнозируемому спросу на те или иные ассортиментные позиции. Оптовым компаниям важно управлять не только одним, а множеством складов, расположенных в разных регионах. Географическая распыленность бизнеса накладывает дополнительные требования к информационной системе.

Предварительная работа по обработке заказа может длиться  достаточно долго, чтобы привести к  срыву заказа. При организации  бизнес-процесса, включающего информационную систему, время работы с заказом  не должно превышать одного дня.

Информационная система  должна включать в себя следующие  основные блоки: управление продажами (рабочее место менеджера, анализ статистики продаж, составление прогнозов  отгрузки, прайс-листы, информация о  наличии товара на складе), управление ассортиментом (классификация товаров, потребительские свойства, наличие  или отсутствие необходимых сертификатов), управление закупками (формирование заказов  для заводов-изготовителей), импортная  логистика, внутренняя логистика, управление складами. Рассмотрим, как каждая из компонент отдельно может помочь или помешать осуществлению эффективной  деятельности оптовой компании.

Блок управления продажами  позволяет отслеживать в единой базе данных объем партии, отгруженной  розничному продавцу, стоимость партии, дату отгрузки, номер договора, дату договора, номер склада, филиал, ответственное  лицо (исполнитель), наличие или отсутствие отгрузочных документов.

Управление ассортиментом  позволяет контролировать качество продукции и сроки годности.

Управление закупками  позволяет быстро сформировать заказ  поставщикам-изготовителям.

Логистика позволяет планировать  грузопотоки. Модуль должен содержать  всю информацию о наличии мест на складах и свободном транспорте.

Управление складами позволяет  управлять свободным пространством  склада, не допускать наличия незагруженных  площадей на одном складе при нехватке места на другом складе.

Бухгалтерский и налоговый  учет – модуль, в принципе мало отличающийся для всех торговых организаций. По совокупности факторов информатизация выгодна оптовому бизнесу. Основное ее преимущество состоит в том, что при правильно выбранной стратегии внедрения нового ПО, происходит ускорение совершения сделок и внутренних бизнес-процессов, что, в конечном счете, позволяет уменьшить необходимые минимальные остатки на складах. Изменение объема запасов в денежном выражении может рассматриваться как критерий эффективности внедрения новых систем. Место складов и логистической системе и его функции напрямую влияют на техническую оснащенность склада. Строительство складских зданий осуществляется преимущественно из типовых сборных железобетонных элементов. Строительство одноэтажных зданий складов позволяет уменьшить стоимость строительства и эксплуатационных расходов при внутрискладской переработке грузов.

Основными конструктивными  элементами складского здания являются: фундамент, стены, опорные колонны, междуэтажные перекрытия, полы, кровля, рампы и козырьки над ними, двери и окна. Фундамент сооружается из прочных и долговечных материалов. Его конструкция должна выдерживать определенную нагрузку. Для строительства фундамента применяются железобетонные блоки. Стены склада могут быть кирпичными, из железобетонных панелей и блоков. Они должны быть достаточно прочными и выдерживать необходимую нагрузку, обладать минимальной массой, быть огнестойкими и способными поддерживать необходимый режим температуры и влажности воздуха. Опорные колонны являются одним из несущих элементов складского здания. Они могут быть кирпичными, железобетонными и металлическими. В многоэтажных складских зданиях для междуэтажных перекрытий применяются железобетонные панели, способные выдерживать большие нагрузки. Полы складских помещений также должны выдерживать большие нагрузки, обладать высокой прочностью. Для покрытия полов в основном используются асфальт и бетон. Кровля складских зданий должна быть из огнестойких материалов, способных надежно защищать помещения от атмосферных осадков.

Для характеристики объемно-планировочных  и конструктивных решений складских  зданий используют такие показатели, как шаг, пролет и высота. Шаг - расстояние между основными поперечными  несущими конструкциями (колоннами, стенами  и т.д.). Пролетом называется расстояние между продольными несущими конструкциями. Высота этажа - расстояние между уровнем  пола и потолком. В одноэтажных складских зданиях принимаются: шаг колонн - 6 и 12 м; длина пролета - 12, 18 и 24 м; высота складских помещений - не менее 6 м. Для удобства проведения погрузочно-разгрузочных работ вдоль складов устраивают рампы, представляющие собой платформы шириной от 2,5 до 6 м. Их высота зависит от вида транспортных средств, в которых поступают или отправляются грузы. Над рампами делаются козырьки для защиты грузов от атмосферных осадков. Двери складских помещений могут иметь различные размеры. Их ширина и высота в основном зависят от вида транспортных средств, применяемых для внутрискладского перемещения грузов. В одноэтажных складах окна размещают выше уровня стеллажей.

Устройство складов должно отвечать ряду технологических требований:

Соответствие площади  и емкости складских помещений  характеру и объему технологических  операций. На размеры площади, емкость  склада, структуру складских помещений  оказывают влияние объем и  структура товарооборота и товарных запасов.

Соответствие параметров и конфигураций складских зданий требованиям рациональной технологии выполняемых операций. Наиболее удобной  с точки зрения этого требования для большинства видов складов  является прямоугольная форма здания, которая позволяет рационально  расположить погрузочно-разгрузочные рампы и подъездные пути и в  значительной степени избежать пересечения  внутрискладских товарных потоков. Для того чтобы здание склада отвечало требованиям рациональной технологии выполняемых операций, оно должно иметь определенное соотношение длины и ширины. Наиболее оптимальными считаются соотношения 1:2;  1:2,5;  1:3;  1:5. Создание условий поточной организации технологического процесса предусматривает сведение к минимуму внутрискладских перегородок. С учетом этого требования в складских зданиях должно быть как можно меньше капитальных перегородок, чтобы по мере необходимости можно было бы без дополнительных затрат осуществить перепланировку склада.

Планировка складских  участков должна обеспечивать необходимое  количество выездов, проездов и подъездов. Устройство специальных складов должно быть подчинено рациональной организации технологического процесса по приемке, хранению и отпуску товаров, имеющих специфические физико-химические свойства. Например, при строительстве складов-холодильников используют различные изоляционные материалы. Такие склады имеют только искусственное освещение и оснащаются необходимыми холодильными установками. В складах-холодильниках отводятся специальные помещения (камеры) для дефростации замороженных продуктов и хранения дефектных продуктов. При строительстве керосинохранилищ предусматривают максимальное расстояние между ними и другими складскими помещениями. Их устройство должно отвечать особым требованиям противопожарной безопасности. Устройство хранилищ для картофеля, овощей и фруктов должно обеспечивать условия дифференцированного гидротермического режима хранения товаров.

На конструкцию складов  наряду с экономическими критериями влияет также необходимость обеспечения  доступности складируемых изделий, их размеры и вес. Альтернативами являются плоская, высотная, стеллажное хранение или хранение в подвешанном состоянии, а также хранение на открытом воздухе.

Здание может быть многоэтажным и одноэтажным. Последние в зависимости  от высоты делятся на обычные (с высотой, как правило, 6 м), высотные (с высотой  свыше 6 м) и смешанные с высотной зоной хранения (высота зоны хранения выше остальных рабочих зон). Предпочтительным является строительство одноэтажных  складов. Одна из основных целей разработки системы - добиться максимального использования  площадей и объемов склада. Поэтому  учитывайте те особенности склада, которые непосредственно влияют на его вместимость по ширине, длине, высоте. Высота складских помещений  в складах старой постройки колеблется от 4,5 до 5,6 м. Отечественные типовые  склады, как правило, имеют высоту 6 м (механизированные) и 12 м (автоматизированные) склады. За рубежом эта высота достигает 18 м и выше. Одноэтажное складское здание без подвала носит название плоского склада. Его высота пригодна для штабелирования и может составлять до 6 м. Высота плоского склада до 4 м и использование простых транспортных средств являются более экономичным по сравнению с высотными зданиями. При большом весе единиц хранения и хорошем использовании высоты они эффективны, но требуют относительно большой земельной площади. Многоэтажные склады отличаются ограниченными нагрузками на пол, дополнительными затратами площадей и капитальных средств на создание клеток и т.п. Склады, оборудованные стеллажами, размещаются в одноэтажных зданиях и достигают высоты 14 м и более. Строительство подвесных складов имеет то преимущество, что они могут быть быстро перестраиваться. Эти склады защищены от непогоды и имеют определенные преимущества по сравнению с хранением на открытом воздухе. Все помещения на общетоварных складах делят на следующие группы: основного производственного назначения, вспомогательные, подсобно-технические и административно-бытовые.

1.  Помещения основного производственного назначения предназначены для выполнения основных технологических операций (помещения для хранения товаров, экспедиции по приему и отпуску товаров, помещения распаковки, упаковки, фасовки и комплектования товаров).

2. Вспомогательные помещения предназначены для хранения тары, многооборотных контейнеров и поддонов, а также тароремонтные мастерские.

3.  Подсобно-технические помещения предназначены для размещения инженерных устройств и коммуникаций (помещения машинных отделений, вентиляционные камеры, котельные, кладовые хозяйственных материалов и инвентаря, ремонтные мастерские, подзарядочные аккумуляторные станции и т.д.).

4. Административно-бытовые помещения предназначены для размещения административно-конторских служб, мест отдыха и приема пищи, гардеробных, зала товарных образцов, душевых, санитарных узлов и др.

Все пространство склада состоит из двух частей:

·    площадей, используемых для хранения

·   площадей, неиспользуемых для хранения.

При планировании следует  учитывать, что наиболее рациональным является соотношение этих площадей, равное 2:1.

Требования к планировке складских  помещений:

-применение эффективных способов размещения и укладки товаров;

-исключение отрицательного влияния одних товаров на другие при их хранении, обеспечение условий для полной сохранности товаров;

-возможность применения подъемно-транспортного оборудования;

- обеспечение хранения товаров таким образом, чтобы сделать их максимально доступными потребителям;

- обеспечение поточности и непрерывности складского технологического процесса.  На планировку и структуру помещений склада существенным образом влияет содержание технологического процесса. На стадии проектирования устанавливаются состав помещений склада, пропорции между отдельными помещениями и их дислокация.  Рассмотрим планировку общетоварного склада как наиболее распространенного. Объективная необходимость в накоплении и содержании запасов существует на всех стадиях движения материального потока, начиная от первичного источника сырья и заканчивая конечным потребителем. Этим объясняется наличие большого количества разнообразных видов складов.  По отношению к базисным функциональным областям логистики различают: склады логистики снабжения, логистики производства и логистики распределения. По виду продукции различают склады:

-сырья, полуфабрикатов и комплектующих  изделий;

-промежуточные производственные, т.е. склады незавершенного производства;

-готовой продукции;

-тары;

- остатков и отходов;

- инструментов.

По форме принадлежности различают склады: индивидуального  пользования, принадлежащие одному предприятию; кооперативные, построенные  несколькими предприятиями, совместно  использующими свое складское хозяйство; арендуемые склады, собственные склады фирмы, склады государственных или муниципальных предприятий. Более подробно рассмотрим классификацию складов по признаку содержания выполняемых операций. По этому признаку все склады можно разделить на следующие группы:

- подсортировочные;

- распределительные склады оптовой  и розничной торговли;

- сезонного или длительного  хранения;

- транзитно-перевалочные (оборотные) - для перегрузки товаров с одного вида транспортного средства на другое;

- заготовительные - для хранения продуктов сельского хозяйства;

- таможенные - для временного хранения грузов, подлежащих таможенному оформлению;

- склады сохранения - для выдачи хранимых товаров со склада на определенный срок и их последующего возврата на склад. Это могут быть, например, станки, оборудование, имеющие высокую стоимость и предназначенные для аренды и повторного многократного использования. Исходя из товарной специализации склады делят на универсальные - для хранения различных продовольственных или непродовольственных товаров в широком ассортименте и специализированные - для хранения отдельных товарных групп. Кроме того, существуют склады узкоспециализированные - для хранения одного вида товара, а также смешанные -для хранения продовольственных и непродовольственных товаров. Различаются склады и по степени механизации складских операций: немеханизированные, механизированные, частично механизированные, комплексно-механизированные, автоматизированные и автоматические. Склады различаются и по этажности здания, т.е. по высоте укладки грузов. Они могут быть: одноэтажные (до 6 м), высотностеллажные (более 10м), многоэтажные и с перепадом высот.

В зависимости от конструкции  различают следующие типы складов:

- открытые, представляющие собой отгороженную асфальтированную площадку, приспособленную для хранения продукции. На таких площадках обычно хранятся грузы, на которые не влияют атмосферные условия (бензин, керосин, смазочные материалы);

- полузакрытые склады (навесы), имеющие только крышу или крышу и одну или две стены. Они предназначены для хранения грузов, выдерживающих внешнюю температуру воздуха (вело- и мототовары, металлическая посуда, некоторые строительные материалы, сырье, уголь и т.д.);

- закрытые, используемые для хранения готовой продукции, комплектующих изделий, инструментов, продукции незавершенного производства. Это наиболее удобные и самые распространенные склады, поскольку товар, хранящийся в них, не подвергается влиянию атмосферных воздействий и порче. Кроме того, обеспечивается его материальная сохранность. В зависимости от размещения склады подразделяются на прирельсовые, имеющие подъездные железнодорожные пути для подачи и уборки вагонов, пристанционные или портовые, расположенные на территории железнодорожной станции или порта, глубинные, расположенные вдали от железнодорожных путей, речных пристаней и морских портов, склады с автодорожным подъездом. В зависимости от размеров склады могут быть разными: от небольших помещений в несколько квадратных метров до складов-гигантов, имеющих площади в сотни тысяч квадратных метров.