Організація роботи виставок та ярмарків з продажу товарів народного споживання

Новим видом виставок є  торгові тижні. Вони організовуються  переважно в універсальних магазинах  великих міст для показу, продажу  споживчих товарів.

Ярмарково-виставкова діяльність відіграє велику роль в економіках багатьох країн. Підтвердження тому є те, що, наприклад, в Німеччині "виставки-ярмарки" розглядаються як окрема галузь економіки. В цій країні в ярмарках і виставках щорічно беруть участь близько 150 тисяч учасників із і8о країн. Такі заходи відвідують близько ю млн. відвідувачів.

Набувають важливості виставки і ярмарки в економіці України. Простежуються дві тенденції їх розвитку. Перша тенденція – це продовження проведення ярмарків за радянськими традиціями з використанням відпрацьованих попередніх комерційних контактів і технологій. Під це створюється певна нормативно-правова база. Однак ярмарки такого типу з кожним роком затухають, оскільки зазнають сучасного зарубіжного впливу, що викликано необхідністю дотримання єдиних міжнародних стандартів.

Друга тенденція проведення ярмарків виникла в Україні із запровадженням принципів ринкової економіки. Утворюється мережа фірм, організацій, які спеціалізується на проведенні ярмарків і виставок, що стає предметом їхнього бізнесу. Цей розвиток ярмарково-виставкової справи базується на зарубіжному досвіді, традиціях та правилах і зорієнтований на попит у досвіді, традиціях та правилах і зорієнтований на попит зацікавлених комерційних кіл.

 

 

2 ОРГАНІЗАЦІЙНО-ЕКОНОМІЧНА ХАРАКТЕРИСТИКА ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ТОРГІВЕЛЬНО-ПРОМИСЛОВОЇ  ПАЛАТИ

 

 

Заснована в квітні 1995 року на базі фірми “Хмельницькзовнішсервіс”, Хмельницька торгово-промислова палата України є незалежною організацією, регіональним представником ТПП України і входить до її складу та діє на підставі Закону України “Про торгово-промислові палати в Україні” (додаток Б). Розташована у м. Хмельницькому - обласному центрі одного з найбільш розвинених аграрно-промислових регіонів України, який має вигідне географічне положення. Палата обєднує понад 100 дійсних членів Палати - суб'єктів підприємницької діяльності (додаток В).

Палата - некомерційна організація. Її головна мета - сприяти розвитку національної економіки, гармонізації відносин між підпрємцями, всебічному зміцненню міжнародних промислових, науково-технічних торгівельних зв'язків.

Для ефективної допомоги в роботі підприємств нашого регіону та здійснення вагомих кроків до інтеграції зі світовим економічним співтоваривством Хмельницька ТПП активно працює і розширює співробітництво з торгово-промисловими палатами, інформаційними центрами і підприємницькими спілками далекого та близького зарубіжжя.

У виставково-торгівельному  центрі до послуг клієнтів конференц-зал, де проходять бізнес-зустрічі і презентації  фірм, обладнаний необхідною апаратурою для проведення презентацій та конференцій (додаток Д, фото 5-7).

За роки своєї діяльності Хмельницька торгово-промислова палата значно підвищила свій рейтинг в діловій спільноті регіону. Зокрема, своєю активною участю у розвитку економіки краю, її інтегруванні в господарську систему України, формуванні сучасної промислової, фінансової і торгової інфраструктури, розширенні торгово-економічних і науково-технічних зв'язків підприємств області з іншими регіонами та іноземними бізнес-структурами. Цьому в значній мірі сприяє палатівська газета “Діловий вісник”, яка щомісячно видається і розповсюджується з липня 1995 року.

Підвалами міжнародних контактів  в інтересах місцевих товаровиробників є підписані та діючі двохсторонні угоди про співробітництво Хмельницької ТПП з регіональними торгово-промисловими палатами Білорусії, Болгарії, Румунії, Угорщини, Польщі, Росії, а також трьохстороння угода з Молдовою і Румунією.

Плідно працює палата з  органами місцевої влади. Одним із вагомих  документів направлених на зміцнення  дієздатності, авторитету та позицій  Палати залишається “Програма розвитку виставково-ярмаркової діяльності у Хмельницькій області на 2005-2007 роки” (додаток Е), в березні 2005 року облдержадміністрацією було прийняте відповідне рішення та затверджено фінансування заходів із забезпечення виконання програми.

Колектив Палати у 2006 році успішно виконував Статутні та планові завдання. В додатку “Ж” представлені основні посадові особи та структурні підрозділи з їх контактними телефонами та електронними адресами.

З метою поліпшення рівня  професійної підготовки працівників підприємств, організацій-членів Палати проведено більше 20 семінарів з питань маркетингу, реклами, митного регулювання, з юридичних питань та питань господарської діяльності підприємств. Загалом у заходах Учбового центру взяло участь більше 500 представників підприємств і організацій — членів ХТПП.

Діяльність Палати регулярно  висвітлювалась на шпальтах газет і  журналів, теле- і радіоканалах, в  інформаційних агенствах. Результати роботи за рік свідчать, що Палата працювала  стабільно, набираючи економічного та фінансового потенціалу.

Важливим фактором у роботі Хмельницької ТПП є виставкова діяльність, що постійно розвивається й удосконалюється. Виставки в регіоні набули великої  популярності і мають великий  резонанс (Додаток З). Мета будь-якої виставки — допомогти підприємствам у презентації їхньої продукції 

3 ОРГАНИЗАЦІЯ РОБОТИ ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ТОРГОВО-ПРОМИСЛОВОЇ ПАЛАТИ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ ПІДГОТОВКИ ТА ПРОВЕДЕННЯ ВИСТАВОК (ЯРМАРКІВ)

3.1 Координуючі та робочі органи виставок (ярмарок)

 

 

Порядок підготовки та проведення ярмарків, виставок в Україні регулюється “Положенням про порядок проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків” (затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 30.08.95 №693). Згідно з цим положенням ініціаторами проведення ярмарків можуть бути:

- міністерства та відомства;

- місцеві органи державної виконавчої влади, міськком Рад: господарські товариства, обє’днання підприємств, інші організації та підприємства, діяльність яких пов’язана з насиченням ринку товарами.

Ініціатор проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків — Хмельницька торгово-промислова палата -  подає Міністерству економіки України до 15 березня кожного року пропозиції про час, місце проведення ярмарків, їх товарну спрямованість, склад дирекцій та їх учасників.

Міністерство економіки узагальнює ці пропозиції, уточнює склад дирекцій, учасників, час і місце проведення ярмарків, розробляє графік їх проведення і подає Міжвідомчому  комітетові з організації та проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків на затвердження.

Після встановлення часу та місця проведення ярмарку  його організатор ХТПП визначає джерела  надходження коштів, за рахунок яких буде проводитися ярмарок; вирішує  інші питання, пов’язані з проведенням  ярмарку та інформувати про це учасників, інших зацікавлених юридичних та фізичних осіб у формі запрошень, рекламних повідомлень у засобах масової інформації тощо.

Запрошення  потенційним учасникам ярмарку  його організатори надсилають не пізніше  ніж за  30 днів до початку роботи. Так, при проведенні виставки-ярмарки «Все для жінок”, що проводилась з 27 лютого по 2 березня поточного року, запрошення (додаток К) були розіслані ще в січні місяці. У разі зміни дати проведення ярмарку про це повідомляються учасники не пізніше ніж за 10 днів до встановленого раніше строку.

Динаміка основних показників виставкової діяльності ХТПП (Табл.2.)

	2009	2010	2011	2012	2013	2013 рік у %
Кількість окремих суб'єктів виставкової діяльності - всього	131	126	135	130	144	110,8
із них
організатори  виставок	116	110	118	114	127	111,4
виставкові центри	15	16	17	16	17	106,3
Кількість проведених виставкових заходів - всього	1 019	1 094	1 107	1 088	1 174	107,9
із них
виставки	453	572	566	593	653	110,1
ярмарки	564	522	541	495	521	105,3
Загальна забудована площа організаторів виставок, тис.кв.м	899	1 231	1 540	1 476	1 836	124,4
Загальна виставкова площа виставкових центрів, тис.кв.м	198	203	210	169	192	113,6
Кількість учасників  виставкових заходів, тис. осіб	72 006	66 376	74 082	74 937	82 453	110,0
Кількість відвідувачів виставкових заходів, тис. осіб	10 101	9 834	11 891	11 006	13 309	120,9

 

Учасники ярмарку  мають право:

1. рекламувати свою продукцію, в тому числі і ті товари що готуються до виробництва;
2. укладати договори купівлі - продажу (поставок) товарів;
3. представляти інтереси та укладати договори від імені інших юридичних осіб;
4. вимагати від організаторів ярмарку дотримання умов його проведення.

Координацію робіт з організації та проведення ярмарків міжобласний комітет з організації та проведення міжобласних та оптово-промислових ярмарків при Міністерстві економіки. Він є постійно діючим органом і формується з представників і відомств, діяльність яких пов’язана з питаннями споживчого ринку та затверджується Кабінетом Міністрів України.

Комітет за поданням Мінекономіки затверджує графіки проведення ярмарків, їх вид та товарну спрямованість, склад дирекції та учасників; сприяє діяльності товаровиробників – учасників ярмарків щодо реалізації товарів вітчизняного виробництва, розширення їх асортименту та поліпшення якості з урахуванням попиту населення, підбиває підсумки ярмарків; інформує Кабінет Міністрів про результати купівлі-продажу товарів на виставках, ярмарках, стан задоволення попиту покупців. Його рішення оформляються для дирекції, інших органів ярмарку та для учасників.

Загальне керівництво  роботою ярмарку здійснює дирекція. Вона проводить реєстрацію та розміщення учасників, складає кошторис витрат на проведення ярмарку, визначає розмір коштів, які вносяться учасниками, про що їх інформує; визначає порядок та режими роботи ярмарку, графіки зустрічей продавців і покупців з урахуванням черговості укладання договорів; укладає договори на оренду ярмаркових приміщень, вирішує питання матеріально-технічного забезпечення діяльності ярмарку та його учасників; організовує роботу, пов’язану із забезпеченням учасників необхідними послугами; вирішує питання охорони та страхування матеріальних цінностей та майна ярмарку, а також експонатів, представлених учасниками; організовує роботу з надання правової консультативної допомоги учасникам ярмарку.

До складу дирекції ярмарку включаються представники учасників. Дирекція ярмарку використовує за домовленістю між його учасниками банківський рахунок, бланки та печатку  одного із учасників, а очолює її керівник підприємства, організації, установи, банківський рахунок, бланки та печатка якого використовуються.

Оплата членів дирекції ярмарку, обслуговуючого персоналу  та інші витрати здійснюються за рахунок  коштів та проведення ярмарку. 

3.2 Технологія ярмарково-виставкової діяльності

 

 

Відповідно  до Положення про порядок проведення міжобласних оптово-промислових ярмарків (виставок) оргкомітет (Хмельницька ТПП України) разом з дирекцією ярмарку-виставки проводять ряд підготовчих операцій: складає кошторис витрат на проведення ярмарку, визначає розмір коштів, які вносяться учасниками, про що їх інформує; визначає порядок та режим роботи ярмарку, графіки зустрічей продавців і покупців з урахуванням черговості укладання договорів; укладає договори на оренду ярмаркових приміщень, вирішує питання матеріально-технічного забезпечення діяльності ярмарку та його учасників; організовує роботу, пов'язану із забезпеченням учасників необхідними послугами; вирішує питання охорони та страхування матеріальних цінностей та майна ярмарку, а також експонатів, представлених учасниками (додатки Н, М, П, Р).

Виставковий стенд, як візитна картка комерційного підприємства, є місцем комерційних переговорів  і укладання угод і повинен  за розмірами  та обстановкою відповідати  представленим товарам. З погляду  технічного виконання стенд повинен бути бездоганним і відповідати конкретним стандартам. На першому плані стоїть завдання презентації товарів-експонатів, орієнтованої на клієнта. Виставковий стенд повинен бути приємним для зору та слуху, викликати позитивні емоції відвідувача.

Виставкові  стенди, що були представлені на виставці “Все для жінок”, справляли гарне враження, при тому не показне; здавалися скромними але не виглядали бідно, скупо; були інтегруючими але не нав'язливими; здавалися строгими але не відштовхували (додаток Д, фото 2-4).

Усі стенди, представлені на ярмарку, поділялися на три функціональні  зони:

- Презентаційна площа – всі поверхні для викладки товарів - експонатів, інформаційних табло, відеоапаратури для демонстрації та проведення заходів.

- Площа відведена для переговорів – влаштовані куточки для сидіння, закриті кабіни та просторі приміщення. Для індивідуального спілкування крім названих, використовувалась інформаційна служба стенду, бар та столики приймання гостей.

- Підсобні приміщення – кухня, склад, місце для проспектів, гардероб, технічні підсобки, приміщення для персоналу, сервісної служби тощо.

Співвідношення  між презентаційною площею та площами, відведеними  для преговорів, повинно  становити від 60% До 40%.

Організатори  виставки-ярмарки враховують те, що пропорції оформлюваного стенду повинні бути гармонійними (додаток С).

Типи стендів  відрізняються віддаленістю від  сусідніх стендів і тим, як вони відкриті стосовно до проходів. Варіант стенду в ряді – найдешевший з погляду  орендної плати, за всі інші типи треба  доплачувати. Пропозиція орендної плати для участі у виставці “Все для жінок” становила: