С.Блэк³ определяет следующие основные правила подготовки пресс-релизов:

• Используйте только одну сторону листа.
• Оставляйте достаточно широкие поля слева и справа.
• Не делайте НИКАКИХ подчеркиваний, даже в заголовке. Редакторы предпочитают сами решать, что нужно выделить.
• Все абзацы, кроме самого первого должны начинаться с красной строки.

     Пресс-релизы, содержащие какую-нибудь новость, должны иметь заголовок, передающий суть новости, но он не должен быть “заумным”. Редакторы  предпочитают делать свой заголовок.

     На  бланке пресс-релиза можно разместить отпечатанную типографским способом шапку  с названием  и адресом организации, распространяющей пресс-релиз. В шапке нужно указать номер телефона, по которому можно позвонить в дневное и, по возможности, вечернее время. Эти сведения необходимо повторить в конце пресс-релиза с указанием имени лица (лиц), к которому (которым) можно обратиться за дополнительной информацией.

     По  возможности пресс-релизы должны быть краткими, чтобы их можно было уместить на одной странице. Если это невозможно, в нижнем правом углу страницы указать “см. далее”.

     На  пресс-релизе необходимо указать дату, причём её лучше повторить в нижнем левом углу последней страницы, если пресс-релиз длинный.   

     Старайтесь  избегать, насколько это возможно, использование заглавных букв. Они должны употребляться только в именах, фамилиях и географических названиях и других именах собственных, например, в названий предприятий и организаций.

     Числительные  в тексте от одного до девяти нужно  писать прописью, а далее - цифрами. Различные меры, даты, цены и номера домов пишите цифрами. Если предложение начинается с числительного, давайте его прописью.

     Слово “процент” предпочтительнее, чем  знак “%”, температуру так же лучше  писать развёрнуто (например, 35 градусов по Цельсию”). Кавычки используются ТОЛЬКО для обозначения прямой речи.

     Пресс-конференции  и презентации.

     Пресс-конференции  и презентации продукции становятся все более популярным методом  передачи информации прессе. Прежде всего  надо понимать, что если есть другой способ проинформировать прессу о ваших достижениях, например, через пресс-релиз, лучше воспользоваться им. Если же необходимо продемонстрировать какой-либо образец продукции  или сделать важное сообщение относительно новых проектов или направлений деятельности, которые могут вызвать вопросы - тогда проводить их действительно необходимо.

     Представители СМИ с удовольствием принимают  приглашения на фуршет, если это  даёт им возможность получить новую  информацию и пообщаться с руководством предприятия в неформальной обстановке. Однако считать, что они пойдут куда угодно, лишь бы им поднесли угощение, неверно.

     Приглашения на эти мероприятия должны высылаться заранее, не менее чем за одну-две  недели, а редакторам ежемесячных  изданий ещё раньше. При этом накануне проведения желательно обзвонить эти редакции и составить предварительный список участников.

     В приглашении необходимо чётко указать  тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно привести и  некоторые подробности, чтобы дополнительно  заинтересовать редакторов. Само собой разумеется, что необходимо точно указывать место, дату и время проведения мероприятия. Как это ни странно, но именно об этом, как и об организации регистрации присутствующих, именных значков со своими именами у сотрудников предприятия службы паблик рилейшнз  почему -то  порой забывают.

     Всем  участникам должны быть подготовлены папки с информационными и  рекламными материалами, а так же текстами выступлений докладчиков. Тексты выступлений затем рассылаются  в редакции. Само собой, что сами папки должны быть фирменными с чётким указанием названия предприятия и его эмблемы. Неплохо, если в них будут вложены небольшие рекламные сувениры. 

     Официальная часть не должна казаться слишком  затянутой, лучше побольше времени  оставить для ответов на вопросы и неформального общения. При демонстрации продукции надо дать предусмотреть возможность для каждого участника поближе ознакомиться с ней. По окончании официальной части принято пригласить участников  на бокал шампанского с легкими закусками и кофе.

     В принципе, предприятие не обязано  поддерживать отношения с СМИ, но если её деятельность вызывает интерес  у общественности, то такое содействие значительно снизит вероятность  того, что в сообщениях появятся искажения информации.

     На  крупных предприятиях такими мероприятиями занимаются специально подготовленные сотрудники, но даже на небольших предприятиях, следует назначать сотрудника, который бы отвечал за связи с СМИ и регулярно отслеживал бы материалы по предприятию и основным конкурентам, а также искал способы налаживания всесторонних контактов с ними. 

Тест

     Когда и где создана Российская ассоциация по связям с общественностью –  РАСО?

              а) в Москве 3 июля 1991 года;

              б) в Санкт-Петербурге 13 июля 1994 года;

              в) в Н. Новгороде 30 марта 1996;

              г) в Москве 23 июля 1998 года. 

     Ответ: а⁴.

Заключение

     В условиях рыночных отношений главным  определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и  услуг. Подвижность внешних условий  ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественностью и пользователями.

     Предприниматель, ориентированный на будущее, должен в полной мере использовать потенциал возможностей Паблик Рилейшнз. Хорошо отлаженная система ПР помогает чётко видеть «окно возможностей» фирмы, своевременно использовать изменения настроений в обществе, возможностей и желаний пользователей и не дать себя опередить конкуренту.

     Паблик  Рилейшнз -- это планируемые продолжительные  усилия, направленные на создание и  поддержание доброжелательных отношений  и взаимопонимания между организацией и её общественностью.

     ПР является составляющей маркетинговых коммуникаций; наиболее важный аспект -- обратная связь. Поэтому необходимо не только распространять информацию о фирме, но и отслеживать ответную реакцию.

     ПР  осуществляется при помощи сотрудничества со СМИ, кино- и фотосредств, проведения пресс-конференций, распространения пресс-релизов, оказания спонсорской поддержки искусству, спорту и т.д.

     В зарубежной практике услуги ПР-агентств наиболее популярны в коммерческой сфере. В России же пока этот вид  деятельности распространён в политике и государственной структуре. Так департаменты по связям с общественностью образованы в Министерстве финансов, ФКЦБ РФ, Центральном банке и других подразделениях госаппарата.

     Отмечается  также, что зачастую необходимость  налаживания связей с общественностью осознаётся только тогда, когда компании находятся в кризисном состоянии. Поэтому, в сложившейся в настоящее время ситуации, именно Паблик Рилейшнз может помочь отечественным производителям набраться сил и завоевать доверие потребителей, чего так не хватает российским компаниям.

     Я считаю, что именно поэтому система Public Relations очень важна на современном  этапе развития бизнеса, когда потенциальный  покупатель задумывается о том, что  купить, по какой цене, какого качества, с каким сервисом и остальными нюансами, т.е. когда существует альтернатива различных возможностей, и существует выбор, а не вынужденная покупка того или иного товара, а фирма в свою очередь задумывается о том как преподнести свой товар, какую сделать рекламу, чтобы она привлекла внимание, как снизить издержки, как построить схему своей деятельности и как “продержаться на плаву” не теряя клиентов и получая прибыль. 

Список использованных источников

1. Блэк С., Паблик Рилейшнз: Что это такое?  АСЭС-Москва, 1990.
2. Королько В. Основы паблик рилейшнз. М., "Рефл-бук", К.: "Ваклер". - 2001.
3. Осипова Л.В., Синяева И.М. «Основы коммерческой деятельности». М.:  ЮНИТИ ДАНА, 2000
4. Паблисити и паблик рилейшнз./ Пер. с англ. М.: Филин, 1998.
5. Синяева И.  . «Public Relations в коммерческой деятельности ». Учебник. М:  ЮНИТИ ДАНА, 2003.
6. Синяева И.  . КОПР «Public Relations в коммерческой деятельности ». М.: ВЗФЭИ, 2004.
7. http://www.raso.ru/