Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Автоматизация управления необходима в  случаях, когда:

* физиологических и психологических  возможностей персонала 

недостаточно для управления данным процессом;

* система управления находится  в среде, опасной для жизни  и здоровья человека;

* участие человека в управлении  процессом требует от него  слишком специализированной квалификации.

Автоматическую систему можно  определить как совокупность управляемого объекта управляющих устройств, функционирующую самостоятельно, без участия человека.

Автоматизированная система —  это совокупность управляемого объекта  и управляющих устройств, в которых  часть функций управления выполняет человек.

Разнообразие технических и  программных средств обусловило появление понятия «платформа». Говорят: «аппаратная платформа», «Программная платформа». Платформа определяет тип аппаратного и программного обеспечения, на основе которых функционирует используемая информационная технология. Зачастую (но не всегда) программной платформой называют операционную систему. _ Достаточно часто встречается термин « интерфейс».

Интерфейс — это технология взаимодействия подсистем в системе человек—компьютер. Например, аппаратный интерфейс — технологиявзаимодействия устройств компьютера, программный интерфейс — технология взаимодействия компьютерных программ, интерфейс пользователя (пользовательский интерфейс) — чаще всего — взаимодействие пользователя и компьютерной программы.

Техническое обеспечение АИТ состоит  из следующих компонентов:

1) компьютеры:

• персональные;

• корпоративные;

• суперкомпьютеры;

2) офисная техника: 

• средства создания документов;

• копировально-множительная техника;

· средства обработки документов

· средства уничтожения 

3) техническое обеспечение компьютерных  сетей 

Можно выделить несколько уровней  программного обеспечения. Самым низким является уровень базового ПО. Базовые программные средства (BIOS) непосредственно входят в состав оборудования и хранятся в специальных микросхемах, называемых постоянными запоминающими устройствами (ПЗУ). Существуют программы системного уровня, которые обеспечивают взаимодействие прочих программ компьютерной системы с программами базового уровня и непосредственно с аппаратным обеспечением.

Главным направлением перестройки  менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к  современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте  и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют  радикальных изменений организационных  структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение  информационного менеджмента, значительно  расширяющее возможности использования  компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента  связано с организацией системы  обработки данных и знаний, последовательного  их развития до уровня интегрированных  автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали  все уровни и звенья производства и сбыта.

В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и  другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной  сферы, как управление. Трудности, возникающие  при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась  только с автоматизацией некоторых  вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической  платформы и появление принципиально  новых классов программных продуктов  привело в наши дни к изменению  подходов к автоматизации управления производством.

Информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Также они включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппаратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

Средства организационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Средства механизации и автоматизации  управленческого и инженерно-технического труда называются организационной  техникой (оргтехникой). К ним относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Оргтехника, применяемая на конкретном рабочем месте, называется малой оргтехникой. В настоящее время, данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку большая часть оргтехники изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к ним можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефакс и т. д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная организационная техника  предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает технологический процесс обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями оргтехники. Однако это не исключает применения других классифицирующих признаков, например, элементной базы технических средств.

В настоящее время состав групп  оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с появлением различного рода новой техники для офисных технологий, выполняющей универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда. Расширились возможности систем электронной передачи документов на большие расстояния. В то же время разрабатываются новые и совершенствуются традиционные механические средства оргтехники.

Большинство пользователей испытывают различного рода затруднения при выборе какой-либо модели, предназначенной для обработки документов в офисе. Чтобы оптимизировать процесс выбора технических средств для офиса, необходимо учесть ряд факторов:

• объем документооборота;

• временные характеристики документопотоков;

• объем документов, передаваемых и принимаемых по техническим  каналам связи;

• объем копируемых документов как  первичный, так и вторичный;

• фирма-производитель оборудования;

• стоимость оборудования;

• стоимость расходных материалов, частота их замены;

• технические и эксплуатационные характеристики оборудования;

• способ эксплуатации технических  средств;

• стоимость эксплуатации;

• эргономические характеристики оборудования;

• степень влияния на здоровье пользователя и т. п.

Всю совокупность средств организационной  техники можно представить в  виде следующих групп:Носители информации:

• носители на бумажной основе;

• носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электроискрового копирования и т. д.);

• микроносители;

• звуконосители;

• видеоносители;

• магнитные носители;

• оптические носители.

Средства изготовления текстовых  и табличных документов:

• ручные пишущие средства;

• пишущие машины;

• диктофонная техника;

• средства вычислительной техники.

Средства репрографии и оперативной  полиграфии:

• средства фотографического копирования;

• средства диазографического копирования;

• средства электрофотографического  копирования;

• средства термографического копирования;

• машины электронно-искрового копирования;

• средства микрографии;

• средства ризографического копирования;

• машины для гектографической (спиртовой) печати;

• машины для трафаретной (ротаторной) печати;

• оборудование для оперативной  офсетной печати.

Средства обработки документов:

• фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

• машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

• скрепляющее, склеивающее и переплетное  оборудование;

• конвертовскрывающие и резательные машины;

• машины для нанесения защитных покрытий на документы;

• адресовальные, штемпелевальные  и франкировальные машины;

• машины для уничтожения документов;

• агрегатированные линии для обработки  корреспонденции.

Средства хранения, поиска и транспортировки  документов:

• первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

• вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т. п.);

• картотеки и картотечное оборудование;

• тележки для транспортировки  документов;

• лифтовое оборудование;

• транспортеры и конвейеры;

• пневматическая почта;

• оборудование для хранения носителей  информации.

Банковская оргтехника'.

• машины для счета купюр;

• детекторы валют;

• машины для упаковки банкнот;

• банкоматы.

Малая оргтехника.

Офисная мебель и оборудование:

• специализированная мебель для  служебных помещений;

• специализированное оборудование для служебных помещений.

Прочие средства.

Средства коммуникационной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Эффективность управленческой деятельности в значительной мере определяется качеством  реализации коммуникативной функции  — способностью информационного  взаимодействия различных компонентов  системы управления друг с другом и с внешней средой.

Организация коммуникаций предполагает решение следующих 

опросов:

• определение внутренней структуры  коммуникаций, то есть совокупности каналов  передачи информации между конкретными  структурными элементами системы управления;

• выработка квалификационных требований к управленческому персоналу для эффективного использования коммуникационной техники.

Для большинства видов коммуникационной техники и соответствующих коммуникационных технологий (личное общение, общение на совещаниях, телефонная, телеграфная и телексная связь, почтовая и фельдегерская связь) перечисленные вопросы достаточно проработаны.

К средствам коммуникационной техники  относятся:

• средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

• средства и системы телеграфной  связи;

• средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

• средства и системы кабельной  и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Средства вычислительной техники, используемые в обеспечении управленческой деятельности:

Современные средства компьютерной техники  могут быть классифицированы следующим образом:

• персональные компьютеры;

• корпоративные компьютеры;

• суперкомпьютеры.

Персональные компьютеры представляют собой вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного работника, в. т. ч. управленческого работника. Это наиболее многочисленный класс средств вычислительной техники, в составе которого можно выделить персональные компьютеры 1ВМ РС и совместимые с ними компьютеры, а также персональные компьютеры Macintosh фирмы Арр1е. Интенсивное развитие современных информационных технологий связано именно с распространением с начала 80-х гг. персональных компьютеров, сочетающих относительную дешевизну с достаточно широкими возможностями для пользователя.

Корпоративные компьютеры (иногда называемые мини-ЭВМ или main frame) представляют собой вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов. Это многопользовательские вычислительные системы, имеющие центральный блок с большой вычислительной мощностью и значительными информационными ресурсами, к которому подсоединяется большое число рабочих мест с минимальной оснащенностью (видеотерминал, клавиатура, устройство позиционирования типа «мышь» и, возможно, устройство печати). В принципе в качестве рабочих мест, соединенных с центральным блоком корпоративного компьютера, могут быть использованы и персональные компьютеры. Область применения корпоративных компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, создание информационных систем, обслуживающих большое число пользователей в рамках одной функции (биржевые и банковские системы, бронирование и продажа билетов и т. п.).

Суперкомпьютеры представляют собой  вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов. Они используются в военной и космической областях деятельности, в фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.

Данная классификация достаточно условна, поскольку интенсивное развитие технологий производства электронных компонентов, значительный прогресс в совершенствовании компьютеров и их наиболее важных составляющих элементов приводят к размыванию границ между указанными классами средств вычислительной техники.

Кроме того, приведенная классификация  учитывает только автономное использование  вычислительных систем. В настоящее  время преобладает тенденция  их объединения и вычислительные сети, что позволяет интегрировать  информационно-вычислительные ресурсы для наиболее эффективной реализации информационных технологий.

«Сетевые технологии» и преимущества их использования в обеспечении  управленческой деятельности

В области компьютерных технологий в последние два десятилетия не было, наверное, более активно развивающеюся направления, чем становление и развитие вычислительных сетей, составивших основу так называемых сетевых технологий. Наблюдавшийся все эти годы бурный технологический прогресс микроэлектроники проявился не только в чисто компьютерной сфере, но и в производстве средств связи, с помощью которых распределенные в пространстве компьютеры объединяются в единую систему — вычислительную сеть. Можно указать следующие основные причины широкого распространения локальных вычислительных сетей (ЛВС) в сфере управления.

Во-первых, повсеместное распространение  относительно недорогих персональных компьютеров (ПК), вычислительные мощности которых сегодня позволяют с успехом решать большинство практических задач.

Во-вторых, объективно существующие потребности  пользователей ПК одной организации обмениваться между собой информацией, совместно использовать общие сетевые программные, аппаратные и информационные ресурсы, а также получать доступ к ресурсам вычислительных сетей других организаций или учреждений.

В-третьих, появление на рынке широкого спектра аппаратных и программных  коммуникационных средств, позволяющих легко и относительно дешево соединять ПК в ЛВС.

Следует иметь в виду и то, что  немаловажными факторами, определяющими  преимущество сетевого использования  компьютеров, являются:

• устранение дублирования информации и проблем, связанных с актуализацией данных для отдельных пользователей одной организации;

• более экономичное коллективное использование в сети относительно дорогих ресурсов, таких как программное  обеспечение, принтеры, дисковые массивы памяти большого объема и т. п.;

• общесистемное повышение производительности за счет введения в сети специализированных компонентов, таких как файл-серверы, серверы баз данных, телекоммуникационные серверы и другие серверы приложений;

• наличие дополнительные сетевых  услуг, таких как организация электронной почты, проведение телеконференций и т. п.;

• более высокая надежность при  наличии в сети дублирующих элементов единой распределенной системы обработки данных, а также потенциал ее расширяемости.

Отметим и то, что хотя первые компьютерные сети 70-х гг. возникали в первую очередь как крупномасштабные (глобальные) вычислительные сети, в конце 80-х и в начале 90-х гг. наиболее массовое распространение получили именно ЛВС отдельных организаций или их структурных подразделений. Позднее на базе ЛВС стали возникать более крупные — корпоративные сети. Повсеместное распространение ЛВС, их расширение, накопленный опыт, а также новые теоретические исследования, в свою очередь, активизировали дальнейшее развитие крупномасштабных сетей. Весьма убедительным примером достигнутого сегодня прогресса в области проектирования и использования крупномасштабных сетей является всемирная компьютерная сеть Интернет, объединяющая в себе множество глобальных сетей.

Cостав и назначение системного программного обеспечения вычислительной техники, используемой для поддержки управленческой деятельности:

Системные программные средства предназначены  для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых. В их составе выделяют:

• тестовые и диагностические программы;

• антивирусные программы;

• операционные системы;

• командно-файловые процессоры (оболочки).

Более подробно в след лекциях

Состав и назначение прикладного  программного обеспечения вычислительной техники, используемой для поддержки  управленческой деятельности:

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом:

• системы подготовки текстовых  документов;

• системы обработки финансово-экономической  информации;

• системы управления базами данных;

• личные информационные системы;

• системы подготовки презентаций;

• системы управления проектами;

• экспертные системы и системы  поддержки принятия решений;

• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;

• прочие системы.

Более подробно в след лекциях

Таким образом, информационные технологии включают в себя методы преобразования информации по заданному свойству в заданном направлении, что реализуется соответствующими средствами, называемыми инструментальными. Также включают в себя необходимый технический комплекс и соответствующее программное обеспечение, образуя сложные программно-аппаратные компьютерные системы с разнообразными функциями и возможностями поддержки управленческой деятельности.

На настоящий момент существует достаточно широкий спектр продукции, призванной удовлетворить самые  разнообразные нужды, как небольших  компаний, так и компаний-гигантов. Эти программные продукты в полной мере охватывают все аспекты деятельности предприятий, от логистики, маркетинга, производства, сбыта, до бухгалтерского учета и управления персоналом.