Организационно-распорядительные документы

Подготовка проекта  распорядительного документа требует  сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для  этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные  и объяснительные записки, акты, служебную  переписку. Собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по существу вопроса, четко определив  цель издания распорядительного  документа, приступают к составлению  его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена  для того, чтобы объяснить, чем  вызвано распоряжение. В ней могут  быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет  распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе. 

2.3 

Виды организационно-распорядительных документов

Классификация документов – это деление документов на класс по наиболее общим признакам  сходства и различия.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве является административная система  документирования. Эта система универсальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленческих решений, регулирование  деятельности любого предприятия, учреждения, организации независимо от формы  собственности и правовой организации.

Административная  система документирования по видам  документов делится на три группы документов.

1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное расписание, регламент и т.п.

2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, объяснительные записки, справки, акты и т.п.

3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, договоры и т.п. Про основы экономики недвижимости читают тут. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Что представляет собой формуляр организационно-распорядительной

                                документации.

       Совокупность закрепленных мест в площади листа  бумаги  определенного

   формата   под  размещение  информационных  элементов  документа   называют

   формуляром.

        ГОСТ  Р6.30-97  устанавливает для   организационно-распорядительной

   документации  два основных формата  документов-  А4  и А5  .  допускается

   применение  формата  А6.  Формуляры  установленные для наиболее  широко

   применяемого  формата А4 с угловым и продольным  расположением штампов,

   приведены на рис 2 и 3 соответственно.

       Формуляр делит площадь формата  на три зоны: служебное поле  документа,

   поле  для размещения углового штампа  и рабочее поле  документа.  Служебным

   полем  документа является часть площади  формата, предназначенная для  полей

   документа  и закрепления его в средствах   хранения.  Поле  для  размещения

   углового  штампа располагается в левом  верхнем углу формата или в   верхней

   его части  при продольном варианте расположения  штампа.  Остальная  часть

   площади  формата составляет рабочее поле  документа.

       Площадь формата заполняется  информационными элементами  документа,  а

   на бланках  документов еще и символическими  знаками.

   Информационные   элементы   документа   в    делопроизводстве    называют

   реквизитами.  Различают  реквизиты  постоянные  и  переменные.  Постоянные

   реквизиты  повторяются в обязательном порядке  во всех  документах  данного

   наименования.  Переменные  –  наносятся   непосредственно  при  подготовке

   конкретного  документа.

       Символические знаки служат  ориентирами   при  оформлении  документов,

   указывают  начало  и  конец  размещения  реквизитов,  отмечают  места   для

   пробивки  отверстий под подшивку документов. 
 

  3.5 Что собой  представляет бланк документа?

        Бланком  документа  называют  лист  бумаги  разрешенного  формата   с

   нанесенными  на нем постоянными реквизитами.  Применение бланков  сокращает

   трудоемкость  составления документа,  повышает  эстетическую  сторону  его

   оформления.

       Бланки конструируются на  основе  как  углового,  так  и   продольного

   расположения  реквизитов.  Бланки  с  угловым   расположением   реквизитов

   выгоднее, поскольку позволяет экономить   до  20%  площади  места   бумаги.

   Формуляр,  приведенный  на   рис.   2,   предусматривает   именно   такое

   расположение.

       Продольный  вариант  используется  организациями   с  большим   числом

   печатных  знаков в их наименовании или  печатающими постоянные реквизиты на

   двух  языках – национальном и русском  ( реквизиты 06,07,12).

   Бланки  документов должны иметь поля (мм) :  20-35-левое;  10-правое;  20-

   верхнее; 10-нижние.

       Бланки документов следует изготавливать  на белой  бумаге  или   бумаге

   светлых  тонов.

       Бланки допускается изготавливать  типографическим способом, с   помощью

   средств  оперативной  полиграфии  или   воспроизводить  с  помощью   средств

   вычислительной  техники.

       Бланки документов проектируют  в соответствии с рис. 2 и 3.  Сплошными

   линиями  обозначаются фиксированные границы  зон  расположения  реквизитов,

   пунктиром  – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в

   нее реквизитов.

       Реквизиты 01,02,03 располагают над  серединой реквизита  06.  Реквизит

   06 допускается  раполагать на уровне реквизита 03.

       Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные  отметки для реквизитов 09,10,11

   в   пределах  границ  зон  расположения  реквизитов  размещают  одним   из

   способов:

   - центрованным  ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

      от границ зоны расположения  реквизитов;

   - флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

      расположения реквизитов).

       Для организаций,  ее  структурного  подразделения  должностного  лица

   устанавливают  следующие виды бланков документов:

   - общий  бланк;

   - бланк  письма;

   - бланк  конкретного вида документа, кроме  письма.

       Общий бланк (рис. 4), в том числе  с угловым расположением  постоянных

   реквизитов, используют для  изготовления  любых  видов  документов  кроме

   писем.

       Общий бланк в зависимости   от  учредительных  документов  организации

   включает  реквизиты 01,02,03,06.

       Бланк письма (рис. 5,6) в  зависимости   от  учредительных  документов

   организации  включает  реквизиты  01,02,03,04,06,07  и  при  необходимости

   ограничительные  отметки для верхних границ  зон  расположения  реквизитов

   09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

         Бланки   структурного   подразделения   организации   (рис.7)   или

   должностного  лица (рис. 8) практикуют в  том   случае,  если  руководитель

   подразделения  или должностное лицо имеет  право подписи.

        Бланк  конкретного  вида  документа  (рис.  9),  кроме   письма,   в

   зависимости  от учредительных документов  организации  включает  реквизиты

   01,02,03,05,06,08,12,   ограничительные   отметки    для    границ    зон

   расположенных  реквизитов 09,10,11,12,17,18.

       Допускается изготавливать документы  на пишущей машинке или при  помощи

   печатающих  устройств вычислительной техники.

       Отдельные внутренние документы,  авторами которых являются должностные

   лица, допускается  писать от руки.

       Допускается печатание  документов  с  исправлением  обратной  стороны

   листа.

     Требования  к оформлению реквизитов организационно-распорядительной

                                документации.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                   Заключения.

 

Настоящий стандарт  распространяется  на  организационно-распорядительные

   документы,  относящиеся   к   унифицированной   системе   организационно-

   распорядительной  документации  (УСОРД)  –  постановления,  распоряжения,

   приказы,  решения, протоколы, акты, письма  и т. д.  (далее  –  документы),

   включенные  в ОК011-93  «общероссийский классификатор»   управленческой

   документации (ОКУТ) (класс 0200000).

   Настоящий  стандарт устанавливает состав  реквизитов документов: требования

   к оформлению  реквизитов  документов;  требования  к  бланкам  документов,

   включая  бланки документов с воспроизведением  Государственного герба РФ.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      Список использованной литературы.

 
 

1)  Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по

      личному составу. Москва «издательство  Приор», 1999

  2) Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов.

      ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999