Книжный магазин

 

Рисунок 11. - Запрос на отсутствующий товар. 

     Как видно по рисунку 3 наш запрос разделён на три части:

-SELECT (поля, которые если нас интересуют, если таблиц больше одной то обращение к полю например «цена» выглядело бы «Книга.цена»)

-FROM (таблицы, к которым обращаемся, если их несколько перечисляем через запятую)

-WHERE (условие) 

      Теперь  созданные запросы можно использовать в дальнейшем для отчетов по учету товара.

      Аналогично  создаем запрос «Данные о поставщиках». Запрос будет выдавать сведения о  интересующих поставщиках и поставляемых ими товарах, а также ценах  на эти товары. В запрос добавляем  все поля из таблицы «Поставщики» и поля «Код_поставки», «№_книги», «Название книги», «цена» из таблицы «книги», и «Кол-во_пост_книг» из таблицы «Поставка». 

      Условия отображаем согласно рисунку 12. 

 

Рисунок 12. - Условия отбора для запроса о поставщиках. 

      Выполняем запрос. Появится окно с предложением ввести наименование поставщика. В следующем окне вводим код поставщика (Рисунок 13). Если Вы не помните наименования, при запросе существует возможность оставить одно из полей пустым (именно поэтому в условиях отбора мы указали «Или»). Запрос будем выбирать данные о поставщиках по наименованию или по коду.  

      

      

 

      Рисунок 13. - Окно запроса данных о поставщиках. 

      Для удобства использования запросов, для  них создаются формы.

Отчет о поставщиках и поставляемых ими товарах

      Отчёты  предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

      Отчёты, так же как и формы, можно создавать  с помощью конструктора или мастера  отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

      Последовательность  действий при формировании отчёта с  помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Должность записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

      По  каждой из групп при необходимости  можно подводить итоги. Для получения  итоговых значений по числовым полям  необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

      Из  режима просмотра пользователь может  скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

      Для создания отчета следует нужно открыть  вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

      В появившемся окне «Новый отчет» выбрать  пункт «Мастер отчетов» и указать  источник данных – таблицу или  запрос (в нашем случае это запрос на данные о поставщиках), нажать кнопку «ОК»

      Выбрать поля для отчета из имеющихся источников как мы это делали при создании форм и запросов. Выбираем вид представления  данных, нажимаем «Далее».

      В следующем окне выбираем пункт «Итоги»  и в открывшемся окне ставим галочку  в поле «Sum».

      Нажимаем  «Ок» и «Далее». Выбираем вид макета «Структура 2». В следующем окне выбираем стиль оформления, затем вводим имя  отчета и нажимаем «Готово» (Рисунок  14) Если расположение полей не устраивает, то их можно подкорректировать в режиме конструктора. 

 

Рисунок 14. - Вид отчета. 

Выписка о наличии товара в магазине.

      Для создания выписки в форме отчета открываем вкладку «Отчеты» в окне базы данных и выбираем пункт меню «Создание отчетов в режиме конструктора».

      Откроется окно конструктора. Заполнять форму будем без мастера (Рисунок 15) 

      

 

Рисунок 15. - Окно конструктора. 

На панели элементов выбираем значок «Надпись» 

      И вставляем элемент надписи в  верхний колонтитул отчета. Называем «Выписка на наличие товара» 

      На  панели элементов нажимаем значок «Починенная форма/отчет» и вносим этот элемент в область данных.

      В появившемся окне выбираем пункт  «Имеющиеся отчеты и формы» и в  списке выделяем форму «Наличие товара» (Рисунок 16), т.к. эта форма по структуре вполне может соответствовать создаваемому отчету. Нажимаем «Далее». 

        

Рисунок 16. - Мастер подчиненных отчетов. 

      В открывшемся окне задаем имя формы  и нажимаем кнопу «Готово».

      На  рисунке 17 показан вид конструктора отчетов с добавленной формой. 

 

Рисунок 17. - Вид отчета. 

      В процессе создания отчета-выписки есть возможность переходить в режим просмотра без сохранения формы . Это дает возможность визуально оценить будущий отчет.

      Теперь  в нижнем колонтитуле введем формулы  для отображения даты отчета и  страниц (Рисунок 17). Для этого на панели элементов выбираем элемент управления «Поле» И разместим два таких элемента в нижнем колонтитуле. В одном поле введем формулу для отображения текущей даты: «=Now()». А во втором поле введем формулу для отображения текущей страницы и общего количества страниц: «="Страница " & [Page] & " из " & [Pages]». 

      Теперь  отчет готов. Сохраняем его под  именем «Выписка по наличию товара. (Рисунок 18) 

        

Рисунок 18. - Готовая выписка на наличие товара.