Взаимоотношения секретаря с коллегами

Современные специалисты-психологи  исходят из того, что работа, чтобы  быть успешной, должна приносить радость. Необходимо соединить работу и удовольствие, почувствовать и найти те моменты, которые интересны и привлекательны, научиться с юмором относиться к рутинной, неприятной работе. Многие руководители под созданием рабочей команды понимают образование мощной, слаженно функционирующей организации, в которой много мускулов, но сердце отсутствует. Это отсутствие человечности в бизнесе подрывает моральных дух работников, мешает получать удовольствие и радость от работы. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать "сердце" и "душу" всей организации. Не забывайте, что мы проводим на работе больше времени, чем в своих семьях. Если мы не сможем создать атмосферу живой человеческой связи между сотрудниками на работе, то значительная часть нашей жизни будет потрачена напрасно. Напротив, если человек чувствует себя на работе комфортно, если его ждут внимательный, доброжелательный начальник и коллеги, то он с радостью торопится начать новую рабочую неделю. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но "угрюмой" обстановке.

Атрибутами благоприятной  атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не "формальные" и "дежурные") улыбки, шутки и даже смех. Естественно, что тон в фирме задается ее руководителем. Однако не все российские руководители осознают важность психологических  аспектов работы коллектива и считают  смех и шутки делом, не допустимым на работе.

Основные принципы, которыми следует руководствоваться  секретарю:

1. Вкладывать душу в работу.
2. Знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направление деятельности, особенности характеров.
3. Использовать собственный пример поведения.

Начать менять атмосферу  в коллективе можно с небольших  нововведений. Это могут быть поздравления, поощрения, и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными идет в первую очередь через секретаря, то именно секретарь может сделать очень многое для придания этому общению характера дружеского взаимодействия и поддержки.

Секретарь, приглашая сотрудника к руководителю, обращает его внимание на тему беседы. В том случае, если обсуждение конкретной проблемы с определенным сотрудником намечено заранее, секретарь  может предупредить сотрудника, дав  ему время на подготовку. Естественно  секретарь может и не знать  о теме планируемого разговора. Неэтично спрашивать у руководителя о вопросе  разговора. Вполне возможно, что руководитель предпочтет в каком-то случае сохранить  конфиденциальность беседы. Но чаще всего  вызов сотрудника к руководству  связан с непосредственной работой  и затрагивает вопросы производственной деятельности. Руководитель может просто забыть сказать секретарю о возникшем  вопросе. При такой ситуации вполне допустимо задать вопрос в такой  форме: "Какие документы необходимо подготовить к беседе мне и  сотруднику?". Зная о чем пойдет речь, сотрудник сосредоточится на рассматриваемом вопросе и не будет переживать сам факт неожиданного вызова "на ковер" к начальству. Соответственно, что и руководитель получит более полную информацию и возникший вопрос будет решен быстрее и качественнее. Это отразится и на настроении самого руководителя и сотрудника.

Встречая сотрудников  в приемной, как бы вы не были заняты, уделите им внимание. Улыбнитесь, отметьте новый наряд у женщин-коллег, элегантный галстук у мужчин. Помните, чтобы  создать радостное настроение у  собеседника, надо самому получать радость  от работы и от общения с коллегами. Взаимоотношения с другими людьми часто бывают гораздо глубже, чем  кажутся.

Казалось бы, какую радость может приносить повседневная рутинная работа: разбор и рассылка почты, подготовка документов, доклады руководству, прием посетителей и т.п. Однако, как говорят психологи, настроение во многом зависит от самого человека. Осознайте важность вашей "рутинной" работы. Работа секретаря – важнейший винтик всего механизма работы фирмы. Без него рушатся все взаимосвязи, возникают сумятица и кавардак. Документы теряются, а посетители и сотрудники "врываются" к руководителю в неурочное время. Важные встречи и сделки срываются. Руководитель "взрывается" и работа останавливается.

Создавайте себе и окружающим радостное настроение и комфортную обстановку:  Оборудуйте удобное и красивое рабочее место, приобретайте друзей среди ваших коллег, сделайте так, чтобы на работе вас ждали, а от общения с вами получали удовольствие. Не позволяйте себе переносить свои неприятности и заботы на плечи коллег. Это не значит, что нельзя поделиться проблемами с друзьями, но постоянно жаловаться на невзгоды не стоит. Вы можете стать предметом нежелательных обсуждений и даже сплетен. Кроме того, постоянное внутренне недовольство жизнью может превратиться в серьезную психологическую проблему. Эмоции и чувства играют важную роль в жизни каждого человека, мы же зачастую игнорируем их. Помните, что эмоциями и чувствами можно и нужно управлять.

Вопросам работы с подсознанием посвящено много исследований. Наиболее интересными, на наш взгляд, являются книги Владимира Леви ("Искусство  быть собой" и др.). Автор учит анализировать  свои ощущения и достигать поставленных целей с помощью овладения  своим подсознанием. Уже говоря себе: "Мне не хочется на работу", "опять накопилась груда бумаг", "ну вот, этот Иванов (Петров, Сидоров) своими вопросами отвлекает меня от срочной работы" и др., мы задаем себе негативную программу. Как следствие  – плохое настроение и раздраженное отношение к работе и коллегам. Попробуйте со следующего дня сказать  себе: "Мне хочется на работу, так  как … (найдите в своей работе, в коллегах, что-то, что вас привлекает)". Когда вас отвлек от работы нежелательный посетитель, не раздражайтесь сразу. Улыбнитесь ему, сделайте комплимент и продолжайте работать. Улыбайтесь коллегам и они улыбнуться вам. Помогайте им решить их проблемы, и они придут к вам на помощь в сложных ситуациях. Таким образом, вы сохраните хорошее настроение и себе и коллегам.

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе я показала  большую роль секретаря в создании благоприятной атмосферы на работе. Творческое отношение в работе, безусловно, принесет радость и лично секретарю, и коллегам, и будет оценено по достоинству.

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии  актера. Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского  дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал. Методом  проб и ошибок, с приобретением  необходимых наработок, постоянно  повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать  тонкости своего дела. Это позволяет  ему свободно выходить из трудных  ситуаций, в частности, уметь хранить  конфиденциальные сведения и быть при  этом самым информированным и  общительным человеком.

За последние годы профессия  секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря  принято было называть "лицом  фирмы", то сегодня его уже можно  сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Еремина Наталия. – Эффективный секретарь: делопроизводство, организация работы, деловое общение. Издательство: Сибирское университетское издательство. 2009 г.

2. Кузнецова Т. В. – Секретарское дело: М., Издательство: ЗАО Бизнес – школа Интел – Синтез. 1999 г.
3. Кузнецов И. Н. – Делопроизводство: Учебно-справочное пособие (5-е издание). Издательство: Дашков и К. 2009 г.
4. Петрова Ю. А. – Секретарское дело. Издательство: Омега-Л. 2007 г.