Внедрение системы электронного документооборота

Глава 1 Определение критерия целесообразности внедрения электронного документооборота

Глава 2 Основные проблемы

Глава 3 Проблема недостаточной квалификации кадров

Глава 4 Проблема придания электронному документообороту юридической силы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В условиях стремительно нарастающего информационного потока эффективное  функционирование государственного учреждения невозможно без четко налаженных процедур документационного обеспечения  управления. Весь процесс управления пронизан информацией, которая является основой принятия управленческих решений, и построен на работе с документами, в которых эта информация фиксируется. Именно поэтому документационное обеспечение  управления в государственной организации является важнейшей обслуживающей функцией управления.

Практически любая государственная  организация ежедневно обрабатывает большое количество самых разнообразных  документов, как поступивших извне, так и созданных в самой  организации. Значительный объем документооборота, большое число вовлеченных в  процесс работы с документами  лиц, необходимость оперативного получения  руководящим составом учреждения актуальной информации о ходе исполнения документов, а также наличие у многих государственных организаций территориально-удаленных подразделений и подведомственных организаций делают малоэффективным использование традиционных технологий работы с документами.

Системы электронного документооборота позволяют успешно решать большинство проблем, возникающих в государственных организациях при работе с документами, например:

• унифицируются процессы работы с документами;
• значительно увеличивается скорость движения документов в организации, что приводит к повышению оперативности и эффективности выполнения должностных обязанностей, а также качества принимаемых решений;
• изготовление и передача бумажных копий документа полностью или частично заменяются рассылкой заинтересованным лицам его электронных копий;
• повышается эффективность работы с проектами документов благодаря возможности осуществления электронного согласования, при котором проект в электронном виде автоматически пересылается от одного визирующего лица другому по заданному маршруту;
• повышается эффективность контроля исполнения документов и как результат – исполнительская дисциплина;
• обеспечивается необходимый уровень конфиденциальности информации;
• автоматизируется работа с обращениями граждан;
• предоставляются возможности для быстрого и результативного многокритериального поиска документов;
• автоматизируется процесс составления разнообразных сводок, отчетов и справок о работе с документами.

 

 

 Основные недостатки использования  традиционных технологий можно выделить следующие:

1. Недостаточная оперативность уведомления исполнителей о выданных им поручениях.
2. Отсутствие актуальной информации о ходе исполнения документов и поручений.
3. Значительные временные и денежные затраты на изготовление необходимого числа копий документов и их доставку заинтересованным лицам.
4. Длительная процедура согласования и утверждения проектов документов, при которой каждый проект вручную перемещается от одного должностного лица другому.
5. Высокая трудоемкость поиска необходимых документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Определение критерия целесообразности внедрения электронного документооборота

 
Введение  электронного документооборота позволит  решить ряд задач:

Решаемые задачи:

• обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
• повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;
• обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;
• ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
• обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
• снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения  данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:  

Электронный документооборот  внутри организации:

• все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
• вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
• на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;
• согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;
• участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;
• экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
• с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации электронной цифровой подписи;
• руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

Межведомственный  электронный документооборот:

• документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты:  например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
• снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
• появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
• документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях  электронной цифровой подписи - передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;
• поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

Архивное хранение электронных документов:

• все документы собраны в едином хранилище документов - для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;
• поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;
• работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
• найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
• снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

Предоставление  государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация  административных регламентов:

• предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
• снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
• уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление государственных услуг;
• система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
• существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

Порталы с информацией  о государственных услугах:

• порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
• портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
• для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из системы электронного документооборота;
• размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Основные проблемы

Без отлаженной, чётко работающей системы электронного документооборота  нормального функционирования любого предприятия (особенно крупного) достичь  просто невозможно. Однако в процессе внедрения система электронного документооборота вы неизбежно столкнётесь с целым рядом проблем. Выделим наиболее явные и часто встречающиеся из них:         1) отсутствие самого документооборота – проблема на первый взгляд смешная, но на деле порой очень важная. Ведь, с одной стороны, не нужно никого переучивать, а просто обучить работе в рамках внедряемой системы, с другой – именно отсутствие подобного документооборота говорит о том, что руководство не совсем понимает его назначения, постоянно отодвигая решение проблемы структурирования документооборота «на потом». Способ решения – запуск пилотного проекта. Ведь его «выбить» намного проще, чем полноценное внедрение, а, увидев его результаты, можно будет поговорить о введение в эксплуатацию самой система электронного документооборота;          2) структурная чехарда – если структура предприятия постоянно меняется, что либо систематизировать на нём весьма непросто. Для решения этой проблемы идеально подходит модульный принцип организации система электронного документооборота. Вначале следует создать электронный архив, затем постепенно открывать доступ к нему отдельным подразделениям, периодически модернизируя систему документооборота;          3) консерватизм сотрудников – одна из самых серьёзных проблем, ведь эффективность система электронного документооборота зависит именно от широты охвата. Чем больше на карте предприятия «белых пятен», тем менее полезна система. В большинстве своём, рабочий персонал с подозрением относится ко всем новшествам и не желает переучиваться. Что же делать? Первое – переход с бумажного на электронный документооборот должен быть постепенным, дабы не парализовать работу организации на начальном этапе. И второе – следует организовать специальные курсы по подготовке к работе в системе электронного документооборота;          4) миграция документов – перевод бумажного архива в электронный документооборот является задачей почти невозможной без единой системы, заключающейся в том, что все бумажные документы должны быть переведены в электронный вид только путём сканирования. Если же архива данных нет, то нужно организовать работу  системы электронного документооборота так сказать «с нуля», в частности, определить каталоги для хранения документов, открыть для них доступ и запретить сотрудникам хранить информацию на локальных дисках и т.д.;        5) взаимодействие с внешним миром – сегодня это, прежде всего, проблема взаимодействия внутреннего электронного документооборота с внешним бумажным. Она возникает, поскольку до сих пор большинство сделок заключаются на бумаге, а в электронный вид они переводится позже через сканеры. Современные системы электронного документооборота снабжены специальными модулями для корректного распознавания сканированных документов;          6) «фактор руководства» - даже если все вышеперечисленные проблемы будут решены, одна эта проблема может застопорить весь процесс. Ведь если руководитель не будет сам работать с компьютером, а по старинке подчинённых «вызывать на ковёр», то ничего не получится. Кроме того, зачастую промежуточные руководители побаиваются внедрять систему электронного документооборота , поскольку те дают полную прозрачность работы. Внедрение систем вроде бы начинается, но постоянно искусственно стопорится под различными предлогами. С другой стороны, сторонник таких внедрений всегда сможет убедить подчинённых ускорить процесс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3.  Проблема недостаточной  квалификации кадров

 

При внедрении системы электронного документооборота проблемы с сотрудниками возникают практически в любой организации, и они более или менее типовые. Во-первых, проблема, связанная с недостаточной степенью активности руководства, которое, в первую очередь, должно быть заинтересовано во внедрении подобной системы. Внедрение системы электронного документооборота - дело не одного дня. В зависимости от степени готовности организации внедрение может длиться от одного до нескольких месяцев. В итоге, очень часто весь запал руководства, который возник на этапе принятия решения о внедрении СЭД, постепенно сходит на “нет”, и оно перестает контролировать процесс внедрения. Это, в свою очередь, приводит к снижению уровня дисциплины рядовых сотрудников. В итоге, процесс внедрения затягивается. Причина этого кроется часто еще и в том, что большинство первых лиц организации непосредственно не работают с системой - за них эту работу выполняют секретари-референты.

 

Во-первых, переход можно сделать постепенным. Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интернет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интернет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно), чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота.

 

ВВо-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы. Это должны быть дружелюбные люди, мотивированные не стремлением показать свое превосходство над окружающими, а, наоборот, желанием помочь другим легче освоить то, что сами они уже знают. В соответствии с этим принципом должны быть организованы курсы обучения. Очень полезно, чтобы изначально курсы были практически добровольными. Сотрудники, пришедшие на курсы по своей воле, при правильном подходе к их организации, будут достаточно увлечены, чтобы стать вашими верными сторонниками. Затем, при массовом внедрении, обучение должно стать обязательным, однако к тому времени у людей уже возникнет интерес и появится определенная информация, которую они получили от тех, кто первым прошел обучение.Д) и