Влияние характера информации на качество и эффективность управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственное образовательное учреждение высшего

профессионального образования

Нижегородский государственный  университет им. Н.Н.Лобачевского (ННГУ)

 

 

Факультет управления и предпринимательства 

направление: «Менеджмент»

дисциплина «Методы принятия управленческих решений»

 

 

Контрольная  работа

Вариант №3

 

 

 

 

 

 

 

 

    Контрольную  работу выполнила:

                                                           студентка гр. 12с24м-11

                                                               заочной формы обучения

                                             Голицина А.С.

 

                                        Проверила:

                                          Рушева А.В

 

 

 

 

г. Нижний Новгород

2013 г

 

Влияние характера  информации на качество и эффективность  управленческой деятельности.

 

Совершенствование организации  управления является одной из важных проблем современной экономики. Важнейшим резервом повышения эффективности  управления является повышение качества принимаемых решений, которое достигается  путем совершенствования процесса принятия решений.

Принятие решений –  составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решения  пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для  всякого, кто хочет преуспеть  в искусстве управления.

Эффективное принятие решений  необходимо для выполнения управленческих функций. Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных  решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем  использования научного подхода  к данному процессу, моделей и  количественных методов принятия решений. Для принятия любого решения требуется  информация, притом, чем сложнее  решение, тем больше объем необходимой  информации. К тому же информация должна соответствовать определенным требованиям. Быть полной, достоверной и своевременной.

 Формулировка проблемы. На основании вышесказанного  проблему можно сформулировать  так: необходимость обеспечения  (поддержки) принятия решений  информацией, которая должным  образом отобрана, обобщена, систематизирована  и проанализирована, то есть, пригодна  для принятия правильного и  обоснованного решения в каждой  конкретной ситуации.

Информация она позволяет  получить решение, как эффективнее  и экономически выгоднее организовать производство товаров или услуг. Знания и информация становятся стратегическими  ресурсами, поскольку наряду с эмпирическим знанием и повседневным опытом в  экономическую деятельность непосредственно вовлекается систематизированное теоретическое знание. Оно становится непосредственной производительной силой, такой же, как, например, знание, заложенное в управляющие программы роботов и гибких производственных систем.

Руководителю для достижения экономических целей нужна опора  в виде информации о профессиональном знании, особенностях избранной сферы  бизнеса. Требуемая информация рассеяна по множеству источников и мест хранения. Цель прикладной информатики – собрать, тематически объединить и обработать информацию так, чтобы ускорить доступ к информации и представить ее в виде, удобном для интерпретации  человеком – пользователем. Более  того, сегодня в информатике нет  ограничений на вид собираемой информации и тип используемых носителей  информации. Средства информатики позволяют  интегрировать разнообразную информацию в «одном месте» и создавать всеобъемлющее  поле информационных ресурсов. А это, в свою очередь, снимает неопределенность и повышает вероятность получения  нужного знания. Предприятие (по крайней  мере, его головной офис) можно рассматривать  как эффективный информационный центр.

 

Руководитель  согласно современным  оценкам в своей деятельности играет три информационные роли:

1. приемника информации.
2. распространителя информации.
3. профессионального представителя во внешнем мире.

От того, как руководитель сыграет свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки, в существенной степени зависит  производительность работы предприятия. Но производительность предприятия  определяется не только количеством  информации, но и качеством, которое  должен правильно понимать и оценивать  руководитель.

Информация является одним  из основных ресурсов роста производительности предприятия, поскольку именно она  позволяет:

1. устанавливать стратегические  цели и задачи предприятия  и использовать открывающиеся возможности.

2. принимать обоснованные  и своевременные управляющие  решения.

3. координировать действия  разрозненных подразделений, направляя  их усилия на достижение общих  поставленных целей. 

 

Поэтому на любом предприятии  организуется и систематически ведется  работа в следующих основных направлениях:

1.выявление проблем и  определение информационных потребностей.

2.отбор источников информации.

3.сбор информации.

4.обработка информации  и оценка ее полноты и значимости.

5.анализ информации и  выявление тенденций в избранных  сферах.

6.разработка прогнозов  и альтернатив поведения предприятия.

7.оценка альтернатив различных  действий, выбор стратегии и принятие  управляющих решений для реализации  стратегических планов.

 

Виды информационных ресурсов.

В экономике возникают, распространяются и развиваются три основных информационных потока:

1.информация, которая существует  в виде овеществленных знаний  в наукоемкой продукции;

2.информация, отражающая  человеческие профессиональные  знания, частично фиксируемые в  виде изобретений, патентов, лицензий, но главным образом в виде  производственных навыков и приемов;

3.информация по искусству,  методам и технологии практического  решения задач управления современным  производством, по вопросам завоевания  рынков сбыта при производстве  даже высококачественной продукции.

Все эти потоки информации содержатся в результате интеллектуальной составляющей труда наиболее квалифицированной  и творческой части работающих. Особенностью и важнейшей чертой современности является то, что свой вклад в информационную составляющую вносят все профессиональные группы работающих – от рабочих до управляющих высших рангов. Разрыв любого звена в цепи производственных отношений производителей приводит к потере информации и, как следствие, к ухудшению качества продукции.

Качество информации. Этот показатель является важным, но неоднозначным. Одна и та же информация имеет различные  значения (ценность) для одного и  того же человека, но в разное время  или для нескольких людей. Вообще информация со временем не сохраняет, как правило, свою ценность, хотя есть знания как бы постоянной значимости (например, фундаментальные законы природы, дни рождения…).

Количество информации.

С обыденной точки зрения количество информации мало связано  с длительностью речи или объемом  текста. Информационное сообщение принимается  и интерпретируется в зависимости  от контекста. Однако число знаков алфавита или число страниц текста принято  как эталон количества информации, например в полиграфии.

 

 На основании всего,  сказанного выше можно сделать  вывод, что проблема обеспечение  процесса принятия решения информацией,  которая отвечает всем требованиям  – вполне решаема. В настоящее  время эта проблема решается  с помощью использования современной  электронно-вычислительной техники,  создания различных баз данных, экспертных систем и систем  подготовки принятия решений.  Подобные способы позволяют довольно  просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать  существующую информацию. Они также  позволяют существенно облегчить  процесс принятия решений для  руководителей всех уровней. Внедрение  описанных выше систем требует  достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем.

Наряду со всеми достоинствами  данное решение проблемы имеет и  свои сложности. Главной проблемой  является необходимость получения  новых знаний руководителями для  того, чтобы использовать предложенные средства наиболее эффективно, что  требует довольно таки много времени.

Многие исследования, проводимые в США, свидетельствуют о том, что даже преуспевающие бизнесмены принимают обоснованные и осмысленные  решения только в половине случаев. Можно только удивляться тому, как  некоторые бизнесмены принимают  решения, несостоятельность которых  видна даже неискушенному человеку. А ведь повышение качества решений, принимаемых хозяйственными руководителями, является важнейшим резервом повышения  эффективности всего общественного  производства.

Я считаю, что такие неудовлетворительные результаты, прежде всего обусловлены недостаточным обеспечением управленческих решений информацией.

Целью данной контрольной  работы было убедить читателя в важности и необходимости уделения особого  внимания информационному обеспечению  процессу принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

Ситуация 3.

Вы – руководитель предприятия. Вам необходимо уехать в длительную командировку. Вместо Вас остаются  2 заместителя. Первый хорошо работает в команде, но уклоняется от достижения цели, другой всегда добивается поставленной цели, но имеет трудности с делегированием полномочий. Между ними существует конфликт. Кого из них следует назначить  старшим?

 

Я руководитель должна решить кого я оставлю вместо себя во время длительной командировки. Конечно я могла бы оставить первого заместителя, который всегда добивается поставленной цели, но у него трудности с делегированием полномочий, что может привести к выполнению небольшого объема решения проблем и задач. Но так как мы живем в 21 веке, где есть возможности общения на расстоянии (мобильная связь, интернет, скайп и др.), то нужно поставить старшим заместителем номер один, который хорошо работает в команде,  что увеличит производительность решения проблем (задач), т. к он хорошо работает в команде, а проблемы по уклонению от достижения цели которая присуща ему могу возложить на себя, в виде ежедневного отчета ( утром- постановка задачи, а вечером созвон для статуса выполнения поставленной задачи), а также еженедельного отчета ( в пятницу подведение итогов рабочей недели), что в принципе такого характера контроль исключил бы его нежелания добиваться поставленной цели. Для того чтобы у второго заместителя не возникло ощущения меньшей значимости (меньшего доверия к нему), могла бы возложить определенный перечень обязанностей (функций)  , которые бы он получал от меня на прямую и подчинялся  только мне, что привело бы к меньшей вероятности возникновения конфликта между заместителями, т.е у каждого заместителя был так называемый свой «огород» в котором каждый был единоличным хозяином. Итог всего сказанного заключается в том, что во время длительной командировки нужно грамотно распределить свои обязанности между заместителями, желательно не оставлять одного у « руля» , а чтобы у каждого была своя сфера деятельности за которую бы он отвечал, а я с помощью информационных технологий (устройств) мог их контролировать, ставя перед ними задачи ежедневного, еженедельного характера за которые бы они отчитывались , тем самым решила проблему  достижения максимального количества задач своего предприятия и не привела бы к ситуации конфликта между двумя заместителями.