Виды информации

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки 

информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о про­

цессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодоле­

нию неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расши­

рять их знания и кругозор, служить основой принятия решений.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда.

Нехватка нужной информации, как  и избыток ненужной, дезориентирует любую 

хозяйственную деятельность.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью ре­

шаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников

знаниями, опытом, образован

Можно дать следующую классификацию  информации:

1) по носителям (электронные, вещественные и т п.);

2) по направлению движения (входящая  и исходящая);

3) по источнику (внешняя и внутренняя);

4) по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);

5) по спектру применимости (одноцелевая  связана с решением одной конкрет­

ной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

6) по назначению:

• оперативная информация служит для корректировки деятельности организа­

ции;

• отчетная предназначается для  анализа (она бывает статистической, собирае­

мой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой

государственным органам, и нестатистической);

7) по возможности закрепления  и хранения:

• воплощенная в материальных объектах;

Известно, что основные измерения  пирамиды Хеопса в Египте отражают важнейшие 

астрономические и математические величины.

• фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искаже­

нию, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

• не фиксируемая (хранится некоторое  время в памяти людей, а затем  посте­

пенно исчезает);

8) по степени готовности для  использования: 

• исходная информация, представляющая совокупность несистематизирован­

ных данных, полученных непосредственно из их источника впервые; 4 4 2 Раздел VIII. Менеджмент отдельных сфер деятельности

Если она собирается в соответствии с конкретной потребностью организации (ини­

циативно или по заданию) на основе известной методики, то считается первичной.

Такая информация достаточно достоверна и непротиворечива, но ее сбор может  по­

требовать больших затрат времени  и средств и не всегда заканчивается  успехом.

Поэтому исходную информацию стараются  получить на стороне в готовом  виде, что 

обходится дешевле. Однако в этом случае она часто бывает устаревшей, может  со­

держать лишние сведения, искажения  и неточности и, если неизвестна методика

сбора, требует перепроверки.

• промежуточная информация несет  в себе сведения, прошедшие через  процесс 

предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос

о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

• конечная информация дает возможность  принимать обоснованные управ­

ленческие решения;

Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению  к ис­

ходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются

знаниями.

9) по степени важности:

• основная информация включает сведения, необходимые для принятия реше­

ний и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

• вспомогательная облегчает работу с основной;

• желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об ито­

гах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10) по полноте: 

• частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;

• комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позво­

ляет непосредственно принимать любые решения;

11) по назначению:

• универсальная информация необходима для решения любых проблем;

• функциональная — родственных;

• индивидуализированная — данной конкретной уникальной проблемы;

12) по характеру потребности: 

• постоянная информация требуется  в неизменной форме в течение  длительно­

го времени (например, законодательные  акты), фиксируется на стойких но­

сителях и должна быть общедоступной;

• переменная используется в течение  короткого срока или один раз;

13) по степени надежности:

• достоверная (уровень достоверности — 80-100 процентов);

• вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обу­

словлено: принципиальной невозможностью получить от существующего ис­

точника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; слу­

чайными или целенаправленными  искажениями при передаче и приеме ин­

формации;

• ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания); Глава 33. Управление информацией  4 4 3

14) по особенностям распространения  (устная, письменная и комбинирован­

ная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие,

например, устная, как правило, эффективнее письменной;

15) по степени организованности:

• систематизированная информация, унифицированная по составу, показате­

лям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;

• бессистемная;

16) по способам воспроизведения  (визуальная, адаиовизуальная, ^диоинформация).

17) по степени открытости, т. е.  возможности предоставления ее  разным кате­

гориям пользователей:

• открытая (предназначается для всех);

• конфиденциальная (имеет высокий  уровень ценности; ее утечка может  быть

связана со значительными потерями для фирмы);

• секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспо­

собность организации);

18) в соответствии с порядком  предоставления:

• по предписанию;

• в установленные сроки;

• по запросу;

• по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных  процессов (сплошная и выборочная);

20) по пользователям (внешняя и внутренняя);

21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);

22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная