Виды и роль документации, применяемой в системах менеджмента качеством

 

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

Студента 4 курса 433 учебной  группы экономики и управления факультета

____________________Ильина Павла Дмитриевича____________________

(фамилия, имя, отчество)

 

 

Учебная дисциплина: _Управление качеством____________________

 

Тема: __Виды и роль документации, применяемой в системах менеджмента качеством_________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

Преподаватель_Величко М. П.__  

 

 

 

                                                                                                     Оценка

«_____»_____________20___г.     «_______________»

Содержание

 

Введение 3

1. Понятие систем менеджмента качеством 5

2. Документация систем качества 6

3. Виды документации применяемой в СМК 9

4. Роль документации в СМК 14

Заключение 15

Список литературы 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Комплекс международных  стандартов ИСО серии 9000 под общим названием «Системы менеджмента качества» аккумулирует в себе мировой опыт наиболее успешных компаний. Особенностью стандарта является то, что он предъявляет требования не к качеству продукции/услуг напрямую, а к системе управления предприятием (т.е., к системе менеджмента качества), которая в свою очередь обеспечивает предсказуемый и стабильный уровень качества продукции/услуг.

Стандарт ИСО 9000 помогает построить эффективную ориентированную на клиента систему менеджмента, позволяющую удовлетворять и предвосхищать их ожидания, что в свою очередь дает компании возможность стабильно зарабатывать деньги. Немалую роль в этом играет то, что стандарты ИСО изначально были задуманы как универсальные, и поэтому они в равной степени применимы в деятельности любых организаций - начиная от маленькой ремонтной мастерской и заканчивая гигантскими международными холдингами.

В условиях жесткой конкурентной борьбы на рынке отечественных и  зарубежных организаций, выжить могут  лишь компании, обладающие главным  конкурентным преимуществом - высоким  качеством менеджмента. Мировая  практика показала, что применение принципов международного стандарта  ИСО 9000, на сегодняшний день является надежным инструментом для построения эффективной системы управления, повышения конкурентоспособности и создания благоприятных условий для роста инвестиций.

Актуальность данной темы заключается в степени важности знания видов и роли документации, применяемой в системах менеджмента качества, в соответствии с международным стандартом ИСО, для общей результативной деятельности организации. Не смотря на это, многие предприятия, до сих пор, не придерживаются этой идеи и значительно уступают в своем развитии другим более перспективным организациям.

Предметом работы является роль документации и её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

Цель работы состоит в  том, что бы определить роль документации и распознать её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд следующих  задач:

1. Дать определение понятию система менеджмента качества.
2. Проанализировать системы менеджмента качества.
3. Определить роль документации и распознать её виды, применяемые в системах менеджмента качества.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие систем менеджмента качеством

 

На сегодняшний день существует довольно большое количество определений  системы менеджмента качества. Если их объединить, то можем получить следующее определение термина система менеджмента качества по исо – это система, созданная в организации для формирования политики в области качества и достижения поставленных задач.

Таким образом, можно сказать, что система менеджмента качества, в первую очередь, это система. И  ей характерны такие признаки, как  определенное назначение, собственная  структура, наличие определенных элементов  и, конечно, их взаимосвязь.

Назначение системы менеджмента  качества заключается в том, чтобы  обеспечить качество продукции, производимой предприятием. Качество продукции должно соответствовать ожиданиям потребителей или быть максимально приближенным к ним. На сегодняшний день нет  необходимости проверять каждую единицу продукции, выпускаемой  на заводе. Для контроля за качеством  достаточно настроить систему таким  образом, чтобы обеспечивалась бесперебойная  и безошибочная работа как оборудования, так и рабочего персонала. Ведь именно причинами низкого качества продукции  или оказываемой услуги являются неправильные действия со стороны руководства  предприятия и работников. Для  того, чтобы избежать данных последствий, достаточно разработать инструкции, которые позволят добиться высокого качества продукции либо услуг, и  выполнять их.

Система менеджмента качества по исо также должна обладать определенной структурой. Данная система должна содержать в себе следующие элементы: организация, документы, процессы, ресурсы. Первым элементом является организация, которая заключается в том, что  на предприятии действует определенная группа сотрудников, обладающим специальными познаниями в сфере данной деятельности, следовательно, идет дифференциация полномочий и обязанностей, их взаимоотношений. Следующим обозначенным элементом является документация. Сегодня без ведения бухгалтерской и иной документации просто невозможно представить деятельность любой организации. Помимо этого в систему менеджмента качества также входят иные документы, носящие организационно-распорядительный характер. В качестве примера можно привести различные должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и тому подобное.

Также незаменимым элементом  системы менеджмента качества являются процессы, под которыми понимаются взаимосвязь и взаимодействие элементов  деятельности. При этом необходимо от процессов отличать процедуры, под  которыми понимается способ установления и осуществления деятельности или  процесса.

И, наконец, для правильной организации системы менеджмента  качества исо необходимы ресурсы, под  которыми понимается все то, что  обеспечивает деятельность данной системы. В качестве примера можно привести людские ресурсы – это работники  предприятия, временные ресурсы  – это время затраченное на производства продукции либо услуги и тому подобное.

 

2. Документация систем качества

 

В системах менеджмента качества (СМК) организаций документооборот  является неотъемлемой частью. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих  процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности в области менеджмента  качества.

Требования к документации в системе СМК определяются необходимостью передачи целей на нижние уровни, идентификации  проблем, согласованности действий и предоставления объективных доказательств  полученных результатов.

Основной принцип СМК: нужный документ в нужное время в  нужном месте.

Согласно стандарту ИСО  наличие процедуры по управлению документацией является обязательным требованием и подразумевает: постановку цели, для чего нужна документация, установление плана действий по управлению документами и распределение  ответственности, выполнение этих действий, проверку результатов на предмет  соответствия требованиям, проведение улучшающих действий.

Цель управления документацией - обеспечить гарантированное применение на каждом рабочем месте только актуализированных  документов.

Документация СМК - это  документы, которые определяют построение, функционирование и улучшение системы[4,70]. Различают: предписывающие документы, которые описывают план и порядок выполнения деятельности или процесса, либо содержат требования к продукции или технологии ее изготовления, испытания, контроля; подтверждающие документы, показывающие степень выполнения установленных требований.

Стандарты рекомендуют ещё  до начала процесса сертификации соответствующим  образом документировать систему  качества предприятия. Документация системы  качества представляет собой полное, глубокое описание системы и предписаний, которым необходимо следовать для  правильного осуществления деятельности предприятия.

Внедрение на предприятии  идей современного менеджмента качества, системы качества, предполагает значительное количество организационных изменений  и нововведений. А любые изменения  в организации полны трудностей и ловушек. Часто само поведение  того, кто пытается их осуществить, вызывает сопротивление и тормозит весь процесс. Чтобы избежать этого, каждый руководитель должен быть знаком со сложными взаимоотношениями, связанными с процессами нововведений и изменений, с тем, как поступать в различных ситуациях и помогать людям приспособиться к изменениям.

В общем случае, нововведения и изменения, прямо или косвенно связанные с внедрением и развитием  системы качества в организации, могут касаться следующих факторов:

• изменения в задачах деятельности - ассортимент продукции и набор оказываемых услуг, новые рынки, клиенты и поставщики;
• изменения в применяемых технологиях - оборудование, орудия труда, материалы и энергия, технологические процессы, канцелярская техника;
• изменения в управленческих структурах и процессах - внутренняя организация, трудовые процессы, процессы принятия решений и управления, информационные системы;
• изменения в организационной культуре - ценности, традиции, неформальные отношения, мотивы и процессы, стиль руководства;
• изменения в людях - руководство и служебный персонал, их компетентность, отношения, мотивация, поведение и эффективность в работе;
• изменения в эффективности работы организации - финансовые, экономические, социальные, показывающие, как организация связана с окружающей средой, выполняет свою задачу и пользуется новыми возможностями; изменения в престиже организации в деловых кругах и в обществе.

Человеческий аспект в  организационных изменениях является фундаментальным, потому что именно поведение людей в организации - руководящих, технических кадров, исполнителей - в конечном итоге  определяет, что можно изменить, и какую это даст пользу. Это  происходит потому, что организация - человеческая система. Люди должны понимать, хотеть и иметь возможность претворить в жизнь изменения, которые на первый взгляд могут показаться чисто техническими и или структурными, но фактически определенным образом на них повлияют.

Документация СМК обеспечивает единое понимание и проведение политики в области качества, упорядочивает  организацию и осуществление  процессов.

Процедуры в СМК документированы  в виде стандартов предприятия (СТП).

В рамках СМК определены и документированы процедуры  управления документацией и записями, в т.ч. НД внешнего происхождения, а  также установлена ответственность  за разработку, введение в действие, актуализацию и хранение документации системы менеджмента качества.

 

3. Виды документации применяемой в СМК

 

Требования к документации системы менеджмента качества диктуются  необходимостью передачи информации о  намерении, последовательности действий и обеспечением объективными доказательствами результатов. В системах менеджмента  качества применяются несколько  видов документации[1,3], такие, как:

• документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и внешнего пользования (к таким документам относятся руководства по качеству);
• документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту (к таким документам относятся планы качества);
• документы, устанавливающие требования (к таким документам относятся спецификации);
• документы, содержащие рекомендации или предложения (к таким документам относятся методики);
• документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы (такие документы могут включать в себя документированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи);
• документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (к таким документам относятся записи).