Управление ресурсами проекта

Как основная составляющая управления проектами ресурсное  планирование включает в себя ряд  компонентов, в том числе:

• разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;
• разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
• контроль за ходом работ — сравнение плановых параметров работ с фактическими и выработка корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как  обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т. д. Соответственно с каждой работой можно связать  функцию потребности в ресурсах и рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания обеспечить соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проект:

• ресурсное планирование при ограничении по времени;
• планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход — ресурсное планирование при ограничении по времени — предполагает фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход — планирование при ограниченных ресурсах — предполагает, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность  перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации  закупок и поставок ресурсов.

 

4. Основные задачи закупок и поставок

 

На рис. 3 и 4 показано место закупок и поставок в жизненном цикле проекта. В настоящей главе закупки рассмотрены как этап жизненного цикла проекта (проектного цикла). При этом рассматриваются определенные аспекты закупок материально-технических ресурсов.

Рис. 3. Укрупненные этапы проектно-закупочного цикла

Рис. 4. Место закупок и поставок в проектном цикле 

Основная задача проектно-закупочной фазы проекта — обеспечить поступление  оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Этот процесс можно  разделить на две части:

• закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
• поставки на место производства работ.

На рис. 5 приведена структура системы распределения ресурсов по работам проекта. 

Рис. 5. Система распределения ресурсов проекта

 

Структура задач  материально-технического обеспечения  проектов укрупнено сводится к следующим шагам:

1) подготовка спецификаций  и технических условий, характеризующих  количество и качество необходимого  оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ,  услуг;

2) планирование и организация  процесса закупок;

3) изучение возможных  источников закупки ресурсов  и переговоры с возможными  поставщиками;

4) предварительный отбор  участников торгов;

5) подготовка документов  для торгов;

6) проведение торгов и  принятие решения о присуждении  контрактов заявителям, выигравшим  торги;

7) размещение заказа, включая  переговоры о поставках;

8) контроль за поставками (своевременность, комплектность,  количество и качество) с принятием  необходимых мер в случае появления  отклонений;

9) разрешение конфликтов;

10) взаиморасчеты;

11) наем на работу необходимых  специалистов (подрядчиков), включая  консультантов;

12) планирование поставок;

13) организация бухгалтерского  учета;

14) доставка, приемка и  хранение товара;

15) учет и контроль доставки.

На Западе последние 4 позиции  принято выделять в самостоятельный  блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как Закупки осуществляет Заказчик, а Поставки — Подрядчик.

 
1.5 Правовое регулирование закупок и поставок 

Главная правовая форма организации  и регулирования отношений при  осуществлении закупок между  их участниками (субъектами) — договор. 
Структура элементов правового регулирования договорных отношений при закупках и поставках приведена на рис. 6.

 
Рис. 6. Структура правового регулирования закупок

 

Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении  отношений между субъектами закупок, устанавливает обязательства между  ними, исполнение которых защищается законодательством. При этом договор  не только закрепляет обязательства  и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.

Дадим определения двум основным типам договоров, на основе которых организуются закупки: договору поставки (материально-технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).

Договор поставки — это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.

Договор поставки заключается  по свободному усмотрению сторон, т. е. как правило, отсутствует обязанность  поставщика вступать в договор. Заметим: в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить  договор по требованию покупателя —  например, в случае поставок продукции  на Крайний Север или для государственных  нужд.

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.

Суть отношений, возникающих  при подобных закупках, заключается  в том, что одна сторона по заданию  другого лица обязуется выполнить  для него за плату определенную работу (заказ) результат которой переходит  в собственность заказчика.

На основе такого рода обязательств осуществляются: создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющихся  вещей (работы по реконструкции и  капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое  обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производственных новшеств — образца нового изделия).

Основным источником, регулирующим этот тип договоров, является Гражданский  кодекс РФ.

Разновидностями договора подряда  являются: договор подряда на капитальное  строительство, договор подряда  на производство проектных и изыскательских работ, а также договор на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских  работ. Заметим, что, в соответствии с законодательством риск случайных  неудач по договору подряда несет  подрядчик.

 
1.6 Организационные формы закупок

 

Различают следующие организационные формы закупок:

прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки , как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю: а) непосредственно от своего имени и за свой счет; б) от имени клиента и за его счет; в) от своего имени за счет клиента; г) от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.

Защита нарушенных или  оспариваемых прав и интересов предприятия  и предпринимателей при совершении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие  в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном  коммерческом арбитражном суде при  Торгово-промышленной палате РФ.

 
1.7 Основные требования к управлению закупками и поставками

 

Рассмотрим требования к  некоторым из вышеперечисленных  шагов в цикле закупок и  поставок, характерные для рыночной экономики:

• закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
• графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
• план должен охватывать весь проект в целом;
• выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
• в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения т.н. квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный  выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Требования к порядку  размещения заказов:

• совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
• общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
• оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
• заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками:

• осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок;
• организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги);
• основывается на общем плане проекта;
• все изменения вносятся в общий график проекта;
• основывается на стандартных формах отчетности.

Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями  и организациями, обеспечивающими  проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие  полномочия специальному менеджеру  по поставкам (или даже специальной  службе).

 

 

 

 

 

 

Заключение

Управление ресурсами — одна из главных подсистем управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических.

В принципе понятие ресурс в методологии управления проектами трактуется широко: все, чем располагает проект, — в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительности, сроки ограничения), информация, знания и технологии — является взаимосвязанными ресурсами проекта. И основная задача управления ресурсами — обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом — формирования результата проекта с запланированными показателями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Используемая  литература

1. Мазур И.И., Шапиров В.Д., Ольдерогге Н.Г.  «Управление проектами» М.; 2007.-664с.

2. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / кол. авт.; под ред. проф. М.Л. Разу. М.; 2006 . – 768 с.

 3. Колосова Е.В., Новиков Д.А., Цветков А.В. Методика освоенного объема в оперативном управлении проектами. М.;2000 – 153 с.