Управление офисом

Понятие офиса.

Часто офис рассматривается как  средство обеспечения функционирования организационной структуры управления бизнес-процессами, поскольку возникающая  в нем информация всегда имеет  адресата - клиента, использующего эту  информацию. Основной социальной функцией работы служащих в офисе является решение следующей традиционной задачи: представить нужную информацию нужному человеку в нужное время. Операционно работа служащих в офисе складывается из чтения документов, их подготовки, размышления над изложенными в документах фактами, общения между собой и с другими людьми. Основная информация сосредоточена в документе, являющемся организованным и устойчивым сочетанием текстовой, числовой и образной (зрительной и слуховой) информации.

 

Понятие офиса имеет материальный (конторское помещение и оборудование) и организационный (формы и структура  управления) компоненты. Офис может  быть самостоятельным учреждением, входить в более крупную организационную  структуру либо быть информационно-управляющей  ячейкой в сфере производства или обслуживания. Важной особенностью работы офиса является то, что это  не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение  материальных ресурсов.

 

Существует ряд нормативных  толкований понятия "офис". Наиболее распространенными можно считать  следующие два.

1. Офис - это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а "бумаги", являющиеся:

• письмом или заключением, фиксирующим  решение, принятое должностным лицом  или организацией в целом в  ответ на запрос к этой организации  в форме документа или визы на другом документе (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.);

• договором с некоторым юридическим  или физическим лицом (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.);

• распорядительным или учетным  документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной  инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и  др.), и т.п.

2. Офис - это служба типа канцелярии, функция которой - получать и  выпускать документы, а также  отслеживать их движение;

Основываясь на том, что в общем  случае офис вырабатывает все-таки не "бумаги" и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие ценность для  клиента, офис целесообразно рассматривать  как полноценное информационное предприятие (часто пользующееся правом юридического лица), преобразующее  информационные ресурсы в информационные продукты.

 

Теоретические модели офиса

Принято выделять три модели офиса  — информационную, коммуникационную и системную.

В информационной модели офис рассматривается  как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах. Основной акцент делается на анализ и рационализацию рабочих процедур. Социально-психологические  проблемы либо игнорируются полностью, либо рассматриваются как ограничительный фактор. Элементарный информационный процесс представляется состоящим из четырех основных видов деятельности — генерирования информации, ее хранения, распространения и восприятия. В рамках каждого из четырех элементов, модели производится множество операций над информацией. При этом осуществляется перевод информации в машинную форму или наоборот.

 

На рисунке 1.1 дана схема взаимосвязей в первой и второй моделях офиса

                          

Рис. 1.1 Офис как система коммуникаций: основные виды (первая модель)

 

Офис как коммуникационная модель.

 

Наряду с созданием центров  обработки данных важное значение для офиса имеет развитие сетевой технологии и персональных компьютеров, позволяющих подвести информационные ресурсы к каждому рабочему месту. Автоматизация в офисе - это не только новая техника и методы переработки информации, но вся организация аппарата управления вместе с людьми, организационными связями, методами работы и т. д.

 

В рамках такого подхода разработана  модель офиса как сложной системы  социальных коммуникаций. При этом элементарный коммуникационный процесс  представляется состоящим из трех основных элементов: посылки сообщения, его  получения и реакции приемника, обратной связи (рис. 3.5).

Офис в этом случае рассматривается  в виде иерархии взаимосвязанных  коммуникационных процессов, каждый из которых связан с системой в целом  посредством социальных коммуникаций. Процессы низшего уровня контролируются высшими, но последние, в свою очередь, постоянно изменяются благодаря обратной связи.

Поэтому для правильного понимания  работы офиса как коммуникационной системы важен не только анализ узлов (т. е. работников офиса и их функций), но и используемых средств связи. Цель работы офиса состоит в контроле определенных процессов, обеспечивающих существование и функции организации как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом. В коммуникационной модели офиса подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы сообщений. Хотя офис и представляет собой сложную иерархию процессов, но сами эти процессы суть взаимодействия между людьми. Отдельные работники инициируют коммуникационные процессы, осуществляют и контролируют их. 

Контроль исполнения документов

 

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

 

Различают:

контроль по существу решения  вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

 

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это  оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

 

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

 В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

 

отслеживание хода и  фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов  исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном  виде;

выработка предложений  по ускорению документопотоков и  укреплению исполнительской дисциплины.

 

Иногда по решению руководства  организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки. 

 

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• снятие документов с контроля;
• учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

 

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации  поступивших или созданных в  организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

 

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем  поле проставляется отметка о  контроле (реквизит 19). Такая же отметка  проставляется в регистрационной  форме.

 

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и  контролировать выполнение задания  поэтапно.

 

Исполнение документа  должно контролироваться с момента  постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

 

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные  проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также  фиксируются в регистрационно-контрольной  карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

 

Проверки могут проводиться  в устной или письменной форме. В  последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как  конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

 

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

 

Снятие документа с  контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело (реквизит 28).

 

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  фактического выполнения поручений  по существу, документированного подтверждения  исполнения и сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура  исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

 

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

 

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.