Управление коммуникациями в проекте

 

   Содержание 

    1. Тема, цель работы 

   2. Краткие  теоретические сведения 

   3. Идентификация участников проекта. Матрица анализа участников проекта

   4. Правила  хранения информации по проекту 

   5. Требования  к документированию проекта 

   6. Описание  каналов коммуникаций

   7. План  коммуникаций 

   8. Выводы  по работе

 

1. Тема и цель работы

  Тема: Планирование коммуникаций проекта

   Цель  работы: Приобрести навыки составления плана коммуникаций проекта.

2. Краткие теоретические сведения.

   Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходимы синхронизация, правильное и точное понимание передаваемой информации, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны.

   Цель  коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного  понимания отправленного сообщения.

   Коммуникации  в широком смысле слова рассматриваются  как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте.

   Итак, коммуникация – это специфический  обмен информацией, в результате которого происходит процесс передачи информации интеллектуального и  эмоционального содержания от отправителя  к получателю.

   Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

   Выделяются  четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

• Коммуникатор — это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее.
• Сообщение — сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.
• Канал передачи — средство передачи информации.
• Коммуникант — лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

   Однако  сам процесс коммуникации состоит  из большего числа элементов и  этапов. На рис. 1 представлены эти элементы и их взаимосвязь: 

     

   Управление  коммуникациями обеспечивает поддержку  системы связи (взаимодействий) между  участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей  проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями. Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:

• Планирование системы коммуникаций – это определение информационных потребностей участников проекта (состав информации, сроки и способы доставки).
• Сбор и распределение информации - процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта.
• Оценка и отображение прогресса - обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование.
• Документирование хода работ - сбор, обработка и организация хранения формальной документации по проекту.

   Рассмотрим  планирование системы коммуникаций.

   Для изучения потребностей и описания структуры  системы коммуникаций обычно требуется  следующая информация:

• Логическая структура организации проекта и матрица ответственности.
• Информационные потребности участников проекта.
• Физическая структура распределения участников проекта.
• Внешние информационные потребности проекта.

   Технологии  или методы распределения информации между участниками проекта могут  значительно различаться в зависимости  от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:

• Степенью зависимости успеха проекта от актуальности данных или детальности описания
• Доступностью технологий.
• Квалификацией и подготовленностью кадров.

   План  управления коммуникациями включает в  себя:

• План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
• План распределения информации, в котором определяются потребители информации и методы доставки.
• Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
• Расписание и частота взаимодействий.
• Метод внесения изменений в план коммуникаций.

   В зависимости  от потребностей проекта, план коммуникаций может быть более или менее  формализован, детализирован или описан лишь в общем виде. План коммуникаций является составной частью плана проекта. 
 

3. Идентификация участников проекта. Матрица анализа участников проекта.

   Идентификация участников проекта это определение  всех людей или организаций, воздействующих на документирование важной информации, касающейся их интересов, вовлечения или влияния на успех проекта.

   Участники проекта реализации внедрения видеонаблюдения и детектирования пыления шламового поля ООО «НГЗ»

 
 
 

4. Правила хранения информации по проекту

   Вся документация по проекту хранится в библиотеке проекта. Библиотека организована для  обеспечения гарантии доступности документов команде проекта; регистрации и хранения копий измененных документов; хранения справочных материалов, включая документацию по стандартам; поддержки административной информации по проекту; хранения текущей (рабочей) информации.

 

5. Требования  к документированию проекта 

   Рассылка  должна производиться авторами и  поддерживаться для всех контролируемых документов проекта. Список рассылки включает в себя следующую информацию: ФИО получателя, адрес электронной почты, роль в проекте.

   Пример  процедуры подготовки документов

   Все документы  проекта должны иметь титульный  лист, историю изменений, список рецензентов, таблицу рассылки.

   Титульный лист обязательно содержит тему документа, автора, дату создания, дату последней модификации документа, идентификатор, по которому можно делать ссылки на документ, номер версии документа, кем утверждается документ.

   История изменений включает дату изменения, автора вносимого изменения.

   Пример  процедуры отчетности о деятельности

   Процедура отчетности о деятельности заключается  в налаживании и поддержании  процесса предоставления отчетности по реализации проекта. Управление временными рамками проекта осуществляется посредством отслеживания результатов проделанной работы, сообщения о которых являются частью предоставляемой отчетности.

   Проектные документы будут готовиться проектными группами в ходе всего проекта, в  соответствии с планом работ по проекту.

   Все проектные документы будут передаваться на согласование и утверждение заказчику. Открытые вопросы по документу фиксируются в последнем разделе каждого документа "Открытые вопросы для настоящего документа" с вариантами решения вопроса. Открытые вопросы, которые не могут быть решены на уровне проектных групп и руководителя проекта, дублируются в журнале проблем и открытых вопросов, в соответствии с процедурой управления проблемами и открытыми вопросами.

   Утвержденные  проектные документы будут являться основой для последующих проектных работ.

   Для выполнения документов будут использованы следующие  программные средства:

   Microsoft Word 2007- для подготовки текстовой части проектных документов;

   Microsoft Project 2007 - для подготовки планов проекта;

   Visio 2010 - для графического описания бизнес процессов.

   Вся проектная  документация будет храниться в  электронном виде в библиотеке проекта.

6. Описание каналов коммуникаций

   Канал – средство, с помощью которого сообщение передается от коммуникатора  коммуниканту. Обычно каналы делятся на технические (СМИ: пресса, телевидение, радио, электронные средства) и межличностные (непосредственный обмен информацией между источником и получателем).

   

   План  коммуникаций