Тайм-менеджмент - составляющая успеха в бизнесе

     Тайм-менеджмент - составляющая успеха в бизнесе 

       Для решения проблем, связанных  с рациональным использованием  рабочего времени существует  множество методик, имеющих общее  название "тайм-менеджмент".

       Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально.

     Тайм-менеджмент в масштабах организации – это движение с нижних слоев иерархии. Для этого следует заинтересовать людей. Работники рассматривают свое рабочее время как "проданное" работодателю время, однако можно внушить им, что хотя оно и "продано" работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка - отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п.

       Поняв и прочувствовав на себе  значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно  и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или системы менеджмента качества - не "блажь начальства", а вполне понятный и естественный шаг развития. Даже если первоначально таких людей в организации мало, 5-10%, они вполне способны заразить своим пониманием данной проблемы и энтузиазмом большую часть персонала организации. 

     Тайм-менеджмент – неотъемлемая часть успешного ведения бизнеса, хотя у нас многие предпочитают вести дела в авральном порядке. В критические моменты исполнитель прилагает все усилия для того, чтобы вовремя закончить работу, зато все остальное время пребывает в расслабленном состоянии. Но все же работа в таком режиме малопродуктивна и грозит неприятными последствиями, особенно для руководителя.

     Управление  рабочим временем – это непростая задача и нельзя предложить какую-то определенную систему для всех. Следует уяснить базовые принципы тайм-менеджмента и руководствоваться ими в планировании своего рабочего времени.

     Классическая  система управления временем разработана  Бенджамином Франклином и представляет собой многоступенчатую пирамиду, во главе которой стоит основная задача. Она делится на промежуточные  задачи, которые, в свою очередь – еще на более мелкие задачи.

     Но  этот способ подходит для планирования выполнения проекта в целом. А  на протяжении рабочего дня рекомендуется  делить все задачи на три категории: первостепенные, второстепенные и малозначимые. Если человек хорошо планирует свой рабочий день, то он успевает выполнить все первоочередные задачи и большую часть второстепенных. Если же позволяет время, то можно справиться и с малозначительными задачами, которые иногда откладываются на потом.

     Для того чтобы система тайм-менеджмента эффективно работала, нужно руководствоваться следующими правилами:

     1. Планировать время нужно регулярно.

     2. Необходимо включать в план  только те задачи, которые могут  быть реально выполнены в определенный  срок.

     3. План составляем в письменной форме, где можно отметить время и результаты выполнения. 

     Зачастую тайм-менеджмент начинают применять на фирме как дубину, чтобы "завинтить гайки". Отсюда и происходит желание ужесточить людям график работы, повысить нормы и т.д. Обычно это происходит так: с потолка спускается план, а сотрудники должны его реализовать.

     При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. Люди начинают жаловаться, план постепенно пересматривается. Еще  бывает так: сотрудники поднатужились  и выполнили план. В следующем  месяце план стал больше.

     Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, сотрудников обязывают  вести подробный хронометраж  всего, что они делали в течение  рабочего дня. Это, во-первых, вызывает раздражение персонала, во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража. Хронометраж допустим, например, если он проводится в течение одного или двух дней, при этом, если сами работники с этим не справляются, хронометраж может быть внешний, т.е. им занимается наблюдатель со стороны, не отвлекая по возможности сотрудников. В таком случае данные хронометража станут точкой отсчета для будущих изменений. 

     Как можно применять тайм-менеджмент с пользой? Во-первых, лучше начать с системного анализа всей организации, выяснить, куда утекает время. Где  те резервы, которые можно использовать. Например, взять секретаря, который  будет отсеивать ненужные звонки и распределять потоки информации по офису. За счет этого люди будут меньше отвлекаться.

     Во-вторых, найти, где в организации самое "слабое звено". Обычно, это тот  отдел, в котором постоянно происходят непредвиденные ситуации и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.

     В-третьих, проанализировать, какие 20% товаров, услуг  или клиентов дают фирме 80% прибыли. После этого сделать это направление  приоритетным по отношению к оставшимся 80%.

     В-четвертых, разработать комплексный подход к бизнесу, упростить все, что можно, создать готовые формы, бланки, книги ответов на стандартные вопросы и т.д. и обучить этому сотрудников. 

     Есть  еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен. Она состоит  из 5 простых шагов:

     1. Сортируйте: избавьтесь от всего ненужного.

     2. Соблюдайте порядок: определите  для каждой вещи свое место. 

     3. Содержите рабочее место в  чистоте. 

     4. Стандартизируйте процедуры поддержания  чистоты и порядка. 

     5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте  его поддержание.  

     Хотя  на первый взгляд может показаться, что эти условия не выполнимы в российской действительности, это не так. Есть уже ряд фирм, которые внедрили этот подход и успешно по нему работают. Но подобный подход можно внедрить только сверху. Пример подобного подхода - Макдональдс. Хотя кажется, что Кайдзен имеет отношение больше к пространству офиса, тем не менее он оказывает существенный вклад в сокращение потерь времени.

     Если  человек перестает тратить время  на ненужные операции, уже за счет этого  он автоматически делает работу быстрее. Особенно, когда автоматизируются стандартные нетворческие операции. За счет того, что все можно легко и быстро найти, что известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и повышается производительность труда.

     У системы 5С есть ряд существенных ограничений. То, что хорошо для конвейера может оказаться практически мало применимо для работников творческих профессий, таких как дизайнеры, рекламщики, певцы, артисты и прочие. Желательно найти и поддерживать баланс между абсолютным порядком и творческим беспорядком.

     Если  персонал не видит своей выгоды, то любые нововведения будут восприниматься критически, даже если они могут  реально улучшить условия работы. Выход очень прост - нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил. Если человек, используя настенную доску для бумаг, освобождается от страха забыть о важном деле, и Вы ему доходчиво это объясните, через день-два он привыкнет, а через месяц будет воспринимать новый порядок работы как нечто само собой разумеющееся.

     Однако, если у людей вдруг появилось  много дополнительных обязанностей и они ничего за это не получают, да еще при этом резко поднялась  производительность труда, возможен взрыв. Чтобы предотвратить его, лучше  своевременно продумать вопрос соответствующего вознаграждения.

     Какой график лучше - жесткий или гибкий, где и почему? Если работа творческая, требует нестандартных решений  и сотрудники относительно автономны - могут работать с использованием современных технологий коммуникации - то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается "по результату".

     Если  работа ближе к конвейеру, требует  тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами - лучше  жесткий график, когда все находятся  на своих местах и это ускоряет работу.

     Между этими крайностями есть множество  вариантов. Зачастую бывает так, что  некоторые сотрудники работают по гибкому  графику, а вся остальная фирма - по жесткому. Я считаю, что исходить нужно прежде всего из бизнес-процессов, из того, как происходит работа в конкретной фирме.

     Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более  комфортной, спокойной и приятной. Истинная эффективность - когда люди работают с удовольствием, чувствуют  полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение, не только денежное, но и моральное.