Табличный процессор в менеджменте

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ

Кафедра информационных технологий 
 
 

Табличный процессор в менеджменте

Курсовая  работа по дисциплине «Табличный процессор и базы данных» 
 
 
 

Выполнила: студентка 3 курса, 1 гр., ф-та ДИД

Шилова  В.Л.

Научный руководитель: доктор техн. наук, проф. Асеев Г. Г. 
 
 
 
 
 
 

Харьков 2010

 

Содержание:

1. Введение…………………………………………………………….3
2. Сущность, цели и задачи менеджмента……………….………….4
1. Сущность менеджмента………………………………….….4
2. Основное содержание общих целей и ограничений…...….5
3. Возможности программы excel……………………………………7
1. Окно EXCEL…………………………………………………..8
2. Оформление рабочих листов………………………………..8
1. Выбор шрифта……………………………………………..8
2. Типы шрифтов……………………………………………..9
3. Стили……………………………………………………….9
4. Цвета и узоры………………………………………………9
5. Форматирование чисел…………………………………….9
6. Проверка орфографии…………………………………….10
7. Операторы………………………………………………….11
8. Перевычисление рабочих листов………………………..11
3. Функции Excel…………………………………………………12
4. Создание диаграмм …………………………………………...13
1. Панель инструментов диаграмм………………………….13
2. Диаграммы-торты …………………………………………13
5. Профессиональное оформление……………………………...14
6. Обмен данными………………………………………………….14
1. Текстовый редактор Word для Windows………………….14
7. Экспорт…………………………………………………………..15
4. Таблицы и диаграмма………………………………………………….16
5. Заключение……………………………………………………………….18
6. Литература

 

Введение

     Прямоугольные таблицы широко используются для  упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой  информации во многих отраслях нашей  профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки. Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.

           Актуальность темы состоит в том, что MS Excel помогает и упрощает работу сотрудникам любых предприятий.

     Объект  исследования: табличный процессор  MS Excel.

     Предмет исследования:MS Excel в менеджменте.

     Цель  работы рассмотреть для чего используется MS Excel в менеджменте.

 

2. Сущность, цели и задачи менеджмента

2.1. Сущность менеджмента

Менеджмент (управление) - воздействие одного лица или группы лиц (менеджеров) на другие лица для побуждения действий, соответствующих достижению поставленных целей при принятии на себя менеджерами ответственности за результативность воздействия (рис. 1).

  

Рис. 1. Кольцо управления. 

Управление  включает три аспекта:

- «кто» управляет «кем» (институциональный аспект);

- «как»  осуществляется управление и  «как» оно влияет на управляемых  (функциональный аспект);

- «чем»  осуществляется управление (инструментальный  аспект). 

Пожалуй, центральным моментом роли менеджера  в управлении является понимание им своей общей компетенции. Ясно, что общая компетенция менеджера не может представлять из себя простую сумму частных компетенций сотрудников. Однако эти компетенции безусловно связаны друг с другом. Менеджер должен обладать той суммой знаний из частных компетенций, которая позволяет принимать ему оперативные и стратегические решения, т.е. знать основы взаимозависимости частных компетенций, их значимость в бизнес-процессе, ключевые ресурсные ограничения и риски, связанные с ними.

В деятельности любого предприятия следует выделить цели и ограничения, они выполняющие следующие основные задачи в управлении:

- сопоставление  существующего состояния с желаемым («Где мы?» и «Куда идем?»);

- формирование  руководящих требований к действиям  («Что надо сделать?»);

- критериев  принятия решений («Какой путь  лучший?»);

- инструментов  контроля («Куда мы в действительности  пришли и что из этого следует?»  (рис.2).  

Рис. 2. Сущность менеджмента

 

2.2. Основное содержание  общих целей и  ограничений

Цели и ограничения по смыслу очень близки друг другу.

Цель - генеральный императив действий, описывающий будущее состояние или процесс как объект, желаемый для достижения.

Ограничение- конкурирующая главной цель из разряда второстепенных, противоречащая ей, достижение которой нежелательно.

Классификация целей может осуществляться:

- по  охватываемой сфере (общая, частная  цели);

- по  значению (главная, промежуточная,  второстепенная);

- по  количеству переменных (одно- и многоальтернативная);

- по  предмету цели (рассчитана на общий или частный результат). 

Типичные  результативно-хозяйственные  цели:

    - стремление к доходу;

    - стремление к имущественному  состоянию (например, доведение фирмы  до состояния, обеспечивающего  возможность ее выгодной продажи);

    - стремление к увеличению оборота;

    - стремление к снижению расходов.

Кроме того, могут иметь место общественные, социальные цели.

Ограничения могут задаваться самой фирмой и  извне (соблюдение законов).

Формулировка  целей и ограничений является важной задачей менеджмента. При этом следует четко определить:

    - содержание цели;

    - ее размер (максимум, минимум, уровень);

    - временные параметры;

    - пространственные характеристики;

    - персональную привязку;

    - ранг в иерархии целей.

 

3. Возможности программы excel

    В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel. Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

      Электронные таблицы Excel позволяют  обрабатывать статистическую информацию  и представлять данные в виде  графиков и диаграмм. Их можно  использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

    Электронная таблица имеет вид прямоугольной  матрицы, разделенной на столбцы  и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

    Возможность быстрого пересчета данных при поступлении  новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.  
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office.

Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике.  Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

1. Окно EXCEL

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные  есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом(или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.

 Как  и во многих других программах  в среде Windows, вы можете представить  рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

 На  одной рабочей странице в распоряжении  будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т. д.

 В  окне Excel, как и в других программах  под Windows, под заголовком окна  находится строка меню. Чуть ниже  находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

3.2. Оформление рабочих  листов 

3.2.1. Выбор шрифта

Изменить  тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.  

3.2.2. Типы шрифтов 

В настоящее  время для оформления таблиц и  документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, -это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

3.2.3 Стили

 Наряду  с выбором типа шрифта и  его размера можно выбрать  стиль шрифта: курсив, полужирный  или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

3.2.4. Цвета и узоры 

 В  Excel можно выделить в таблице  некоторые поля с помощью цвета  и узора фона, чтобы привлечь  к ним внимание. Это выделение  надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.