Системный подход в управлении организацией

     Процесс анализа включает:

- Формулирование проблемы;

- Отбор целей;

- Составление альтернатив;

- Сбор данных; построение моделей;

- Взвешивание затрат по отношению к результатам.

     Процесс анализа разбивается на три стадии:

- формулирование проблемы – выясняются исходные предпосылки, очерчивается сфера исследования, определяются элементы анализа;

- исследование – сбор информации и разработка альтернатив;

- оценка альтернатив.

     Элементами  анализа являются:

- Цель руководителя, принимающего решения. Это предполагает выявление степени фактического достижения цели при различных вариантах решения;

- Альтернативы – это способы достижения целей, стратегии, при помощи которых можно качественно и при минимальных затратах выполнить поставленные цели;

- Затраты – ресурсы, которые могут быть использованы для достижения конкретных целей и не могут быть в дальнейшем использованы для других целей. Большинство затрат принимает денежное выражение и истинная мера затрат выражается в тех возможностях, которые утрачиваются при использовании ресурсов;

- Модель – это упрощенное отображение причинно-следственных связей при помощи математических уравнений, программ на ЭВМ, словесного описания ситуации, которая дает возможность оценить предстоящие затраты для каждого варианта, а также степень достижения намеченных результатов;

- Критерий – это правило, в соответствии с которым альтернативы располагаются в порядке их предпочтительности. Он обеспечивает средство для взвешивания стоимости по отношению к эффективности;

     В процессе системного анализа рассматривается  проблема в целом в тех условиях, в которых она действительно  возникает. Это предполагает:

- систематическое исследование целей, стоящих перед людьми, принимающими решения и отыскивание обоснованного критерия оценки этих решений;

- сравнение (количественное) затрат, эффективности, риска и сроков по каждому варианту стратегии достижения целей;

- попытку составить лучшие альтернативы и выбрать другие цели, если после проверки прежних целей в этом возникает необходимость.

     Вследствие  усложнения производственного процесса, с одной стороны, и воздействия  внешних факторов, с другой –  возрастает значение перспективного стратегического  планирования. В связи с этим развитие методов системного анализа для  обоснования управленческих решений  приобретает особое значение. Он предполагает использование единого подхода  к выбору целей, поскольку при  решении проблем управления выявляются множественность и противоречивость целей, подлежащих уточнению, и необходимость  их ранжирования.

     Системный анализ в управлении обеспечивает всестороннюю оценку целесообразности новых вложений, комплексный учет факторов, совершенствование  новых информационных потоков и  гарантирует большую устойчивость системы, оптимизации принятых решений.

     Важнейшей задачей системного анализа является выработка структуры процесса принятия решений посредством тщательного  изучения всех существующих факторов, в том числе и интуитивных, которые воздействуют на ситуацию.

     Процедура системного анализа определяется следующими принципами:

- придерживаться определенности во всех аспектах анализа;

- определять цели;

- количественно оценить все ключевые факторы, относящиеся к решению поставленной задачи;

- определить экономические последствия каждой рассматриваемой альтернативы.

     Разграничение методов исследования операций и  системного анализа имеет определенное методологическое значение.

     Исследование  операций предполагает изучение целенаправленных действий и процессов, поддающихся  логико-математической формализации, что на практике непосредственно  увязывается с количественными  методами.

     Основным  инструментом исследования операций является модель. Математические «операционные» модели используются для решения  широкого круга задач управления, которые объединяет наличие определенного  критерия оптимальности. К наиболее часто встречающимся задачам  подобного рода можно отнести  составление календарных планов выпуска продукции, транспортные задачи, задачи управления запасами, эффективного распределения ресурсов.

     Методами  исследования операций являются: планомерный подход, представление функциональных отношений в виде математических моделей с целью получения количественной основы для принятия решений.

     Исследование  операций имеет конечным результатом  выбор оптимального решения из заранее  определенного круга альтернативных решений.

     Таким образом, для исследования операций наиболее типичной является задача эффективного распределения ограниченных ресурсов при известных критериях эффективности, однозначно соответствующих поставленным целям. Модели исследования операций позволяют  совершенствовать управленческие решения  главным образом в сфере оперативного управления (регулирования) производственной деятельностью. Компьютерное моделирование  в современных условиях стало  наиболее мощным средством в системе  оперативного управления производством.

     Понятие «системного управления» характеризует  применение системного подхода как  в качестве общей концепции управления. Так и к использованию информационно-вычислительных систем.

     Основа  применения системного подхода к  управлению – информационная система, которая рассматривается как  модель системы управления. Поскольку  информация является средством объединения  элементов принятия решений. Применение ЭВМ в сфере оперативного управления производством имеет первостепенное значение. Поскольку основная информация может быть интерпретирована количественно. Однако возможности ЭВМ ограниченны для решения проблем на высших уровнях управления, в вопросах координации различных функций и подразделений. При этом речь идет главным образом об ограничениях не технического, а социально-экономического порядка. Дело в том, что наряду с формальными связями в организации всегда существуют неформальные связи, не отражаемые в организационной структуре.

     Некоторые ученые в США считают, что системный  подход каждый хороший менеджер использовал  веками, что это ново для науки, но не ново для руководства бизнесом. Довольно часто группа аналитиков на компьютерах рассчитывает модели и  выдает решения, которые практически  ничем не отличаются от ординарных решений, диктуемых здравым смыслом, но требуют больших затрат времени  и средств. В связи с этим крупные  компании уделяют больше внимания распределению  участия аналитиков и менеджеров в процессе принятия решений. При  этом менеджеры должны точно формулировать  свои потребности в анализе, а  аналитики на основании этих потребностей должны строить модели, исходя из реальных условий, требующих своевременных  решений. 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ «ПЕНСИОННОГО ФОНДА г. БЕЛОРЕЦКА»

     2.1 Общая характеристика Пенсионного  Фонда

     Название  организации – Управление Пенсионного  Фонда Российской Федерации в  Белорецком районе и г. Белорецк Республики Башкортостан.

     На  сегодняшний день в Управлении работают 68 человек, из них с высшим образованием 35 человек, со средне-специальным 33 человека. Отделение Пенсионного Фонда предоставляет возможность работникам управления Пенсионного Фонда получать квалифицированные знания в высших учебных заведениях за счет средств Пенсионного Фонда.

     Работники управления – высококвалифицированные  грамотные специалисты, за плечами  которых не один год работы в области  пенсионного обеспечения, об этом говорят  их награды и заслуги.

     Слаженная работа коллектива позволяет вести  учет пенсионных прав, в сроки назначать  пенсии, производить массовые перерасчеты  их размеров, своевременно информировать  работающих граждан и пенсионеров  о размере их пенсионных накоплений.

     В настоящее время Управление Пенсионного  Фонда осуществляет следующие функции:

- организацию и ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лих в соответствии с Федеральным законом «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования»;

- оценку пенсионных прав застрахованных лиц;

- функции по назначению и выплате пенсий;

- разъяснительную работу среди населения и юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции Пенсионного Фонда – взыскание задолженности по страховым взносам.

2.2 Системный  подход к Управлению Пенсионного  Фонда

     Рассмотрим  Управление Пенсионного Фонда с  помощью системного подхода, т. е. представим Пенсионный Фонд как систему, состоящую из нескольких подсистем, и определим функции и задачи каждой из подсистем.

     1. Клиентская служба.

     В состав клиентской службы входят 11 человек: 8 специалистов отдела назначения и  перерасчета пенсий, 1 специалист выплаты  пенсий, а также 2 специалиста из отдела персонифицированного учета.

Клиентская  служба обеспечивает:

- регистрацию устных и письменных обращений застрахованных лиц, страхователей, пенсионеров, организаций по всем вопросам, относящимся к компетенции Управления;

- ежедневный прием по вопросам, относящимся к компетенции Управления ПФ, пенсионного обеспечения, индивидуального учета;

- прием документов, представленных в целях осуществления пенсионного обеспечения;

- проверку правильности оформления представленных документов;

- выдачу пенсионных удостоверений, справок о размере пенсии, справок о начисленных суммах пенсии, неполученных в связи со смертью пенсионера и т. д.

     Таким образом, клиентская служба осуществляет прием граждан и страхователей  по всему кругу вопросов, которые  возникают между Пенсионным Фондом и его клиентами.

     Специалисты клиентской службы дают не только грамотный  ответ в соответствии с пенсионным законодательством, но, и, при необходимости, оказывают содействие с истребованием  недостающих документов. Общение  проходит на простом, доступном языке, поскольку в клиентскую службу обращаются и люди пожилого возраста, которые  пережили войну и не понаслышке знают  все тяготы этого времени. Поэтому  от специалиста клиентской службы требуется особая выдержка, профессионализм, обладание соответствующими морально-этническими качествами.

     2. Отдел назначения и перерасчета пенсий.

     Наименование  отдела говорит само за себя. Отдел  осуществляет назначение и перерасчет всех видов пенсий, ежемесячных денежных выплат, дополнительного материального  обеспечения. В отделе работает 13 специалистов.

     Работа  «назначенцев» требует четких знаний пенсионного законодательства, усиленного внимания при рассмотрении документов и умения делать свою работу быстро и качественно. Каждое решение по назначению пенсии, ежемесячной денежной выплаты или дополнительного  материального обеспечения должно осуществляться с учетом всех необходимых  правоустанавливающих документов. Ведь в том случае, если какой-либо документ не будет соответствовать требованиям  пенсионного законодательства, это  повлечет за собой необоснованную выплату  пенсии. Именно поэтому столь важное значение придается тщательному  анализу принятых документов.