Самоменеджмент

Самоменеджмент

“Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться  ничем другим”

П. Друкер

     Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

     Основная  цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни

     Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:

постановка  цели - анализ и формирование личных целей;

планирование - разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

принятие  решений по конкретным делам;

организация и реализация - составление распорядка дня и организация личного  трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

контроль - самоконтроль и контроль итого (в  случае необходимости - корректировка  целей);

информация  и коммуникация - фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен  информацией необходимы на всех фазах  самоменеджмента.

Отдельные функции не обязательно строго следуют  одна за другой, а могут переплетаться.

Основы  и методики планирования и принятия решений

     Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:

Составление заданий дня.

Оценка  длительности акций.

Резервирование  времени «про запас».

Принятие  решений по приоритетным, сокращениям  и перепоручению (делегирование).

Последующий контроль - перенос несделанного

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

     Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени

     Установление  приоритетов с помощью анализа АБВ  включает в себя три закономерности:

     Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная  значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

     На  важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;

     Менее важные и несущественные задачи (категория  В) составляет, напротив, 65 % общего числа  задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в общей «стоимости»  всех дел, которые нужно выполнить.

     Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической  работы. Нужно уяснить, что не все  можно сделать и не все нужно  сделать. Всегда надо начинать с самых  важных дел.

     Анализ  по принципу Эйзенхауэра

Согласно  этому правилу устанавливаются  по таким критериям, как срочность  и важность дела.

В зависимости  от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности  их оценки и (в итоге) выполнением:

срочные/важные дела. За них нужно приниматься  немедленно и самому их выполнять.

Срочные/менее  важные дела.

Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять  срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

Менее срочные / менее важные задачи

     Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят обычно о «человеке утра» или «жаворонке» и о «человеке вечера» или «сове». Пик работоспособности приходится у них на разные периоды дня. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Необходимо изучать свои способности и использовать эти закономерности в своем распорядке дня.

     В жизни каждого человека присутствуют и воздействуют три различных  потоков энергии:

физический  ритм (влияет на физическую силу и на силу воли);

психический ритм (обуславливает динамику чувств, настроений, творческих сил);

интеллектуальный  ритм (влияет на умственные способности).

     Учет  своего индивидуального биоритмического состояния позволяет улучшить работоспособность, учитывая его при составлении планов работы.

Методы  искусства управления

     Методы  искусства управления универсальны, т. е. пригодны для применения в различных  ситуациях, от публичного выступления  до уровня межличностных отношений. Успешность любых вербальных, словесных  контактов всегда зависит от множества  сложных, взаимосвязанных психологических  факторов, от того, кому, когда и как  разумнее изложить свои аргументы, постоянно  помня о конечной цели диалога  и направляя его в нужное русло.

     Метод Сократа

     Неоценимый  вклад в мировую цивилизацию  внесли великие мыслители Древней  Греции, среди которых не меркнет  ими Сократа (ок. 469-399 гг. до н. э.) - Учителя и Гражданина, создателя знаменитой афинской школы философии и риторики. Сократ сформулировал сверхсложные задачи познания - познай самого себя и научись искусству жить, дал определения таким этическим понятиям, как мужество, доблесть, справедливость, свои исследования сравнивал с «искусством повивальной бабки», обосновал критическое отношение к догматическим утверждениям, получившим название «сократовской иронии». Исследуя проблемы человеческого общения, Сократ особое внимание уделял диалогу. Диалог развивается в непосредственном словесном контакте, в общении и является интерактивным поиском истины, искусством рассуждений и доказательств.

     В современной риторике, в искусстве  убеждать заслуженной известностью пользуется один из способов ведения  диалога, получивший название метода Сократа, который неоднократно демонстрировал свое мастерство ведения диспутов, споров. Его метод ведения диалога  строился на блестящем умении так  строить логическую цепь умозаключений, что его оппонент был вынужден соглашаться с каждым доводом  на любом этапе диалога, т. е. отвечать «да, да, да» на каждой позиции логического  построения Сократа. На этих диспутах Сократ, убедив своего оппонента, мог  шутя доказать правильность рассуждений  как своих, так и противоположной  стороны, хотя постоянно подчеркивал, что всякое умение, если оно не опирается  на справедливость и добродетель, является плутовством, а не мудростью.

     Любопытное  подтверждение разумности приемов  Сократа и учеников его школы  нашла современная физиология. Оказывается, оппонент, подготовленный к спору  и настроенный весьма настороженно, даже агрессивно, соглашаясь в начале диалога с совершенно очевидными мыслями Сократа, успокаивался, его  возбуждение падало, сердцебиение приходило  в норму, его воля ослабевала, как  и способность спорить с очевидными на первый взгляд истинами. В итоге  искусно составленная логическая концепция  Сократа побеждала.

     Метод трех раундов

     Искусство управления рекомендует еще один метод ведения диалога, точнее, способ убедить оппонента в правильности и разумности именно вашего предложения. Этот прием можно условно назвать  методом трех раундов, так как  модель ведения диалога чаще всего  строится из трех частей (возможен и  более сложный алгоритм этого  метода). В первой части диалога (первый раунд) вы коротко излагаете суть проблемы или ситуации, соглашаясь с доводами вашего, скажем, руководителя и вызывая, таким образом, его  положительные реакции (метод Сократа!). Во втором раунде вы даете несколько  альтернативных вариантов решения  проблемы, упомянув, в том числе  и свой, желанный. И в третьем  раунде, когда сам оппонент поймет, что ненавязчиво упомянутый вами вариант - лучший, нужно согласиться  с ним.

     Этот  метод эффективен и в принципиально  иных ситуациях - когда его применяет  руководитель. Сфера диалогического общения чрезвычайно обширна, от обычной беседы двух людей, отца и  сына, руководителя и подчиненного до научной дискуссии и дипломатической  полемики. Часто диалог государственных  лидеров «один на один» может разрешить сложнейшие проблемы более успешно, чем долгие дипломатические переговоры.

     Метод Штирлица

     Непрост в реализации прием, позволяющий  навязать, «протолкнуть» свою идею, свой план вышестоящему руководителю или коллективу, условно называемый «методом Штирлица» (по фамилии героя  популярного кинофильма, где этот метод наглядно демонстрируется  в разговоре «нашего» интеллектуального  супермена Штирлица с «очень плохим», но умным - редкий случай в нашем  кино! - оппонентом, его начальником  Шелленбергом). Суть этого метода: во время приватного разговора или на совещании нужно ненавязчиво, как бы вскользь, среди других вариантов решения упомянуть о своей идее и немедленно «забыть « ее. Если ваш начальник умен, то сразу же оценит разумность вашей мысли и потом, продумав ее, предложит эту идею как свою, значительно расширив ее, уточнив и конкретизировав. Человеку свойственно доверять больше идеям, родившимся в собственной голове, чем чужим. Ведь чаще всего вам важно добиться своей цели, а не тешить авторское самолюбие! Этот метод интуитивно хорошо знают и блестяще применяют многие умные жены: после неоднократных и деликатных намеков, вздохов и якобы сомнений произносится желанная итоговая фраза: «Что ж, пусть так и будет, как ты, мой умненький, сказал...» Другой вариант этого метода хорошо знают опытные чиновники: час-то разумное, на ваш взгляд, или выгодное для вас управленческое решение лучше не предлагать напрямую руководству, а подготовить его среди других пунктов плана работ. В результате такой нехитрой бюрократический игры вы вскоре получите утвержденный план работ, в котором будет строгое предписание подготовить в такой-то срок нужное вам решение.

     Метод «лягушка в сметане»

     Жизнь не стоит на месте, окружающий мир  находится в непрерывном диалектическом развитии. Общественный прогресс не имеет  линейного характера, восходящая линия  развития общества есть результат взаимодействия многообразных процессов, и среди  них решающая роль целенаправленной деятельности людей.

     Иногда  в ход жизни врывается непредвиденное и ломает привычные стереотипы: осложнения на работе, серьезная болезнь, трения в семье. Человек начинает искать выход из экстремальной ситуации, в тревоге мечется, старается вновь и вновь безуспешно следовать привычным методам, совершает новые ошибки или замирает в безысходной апатии. Такую ситуацию хорошо иллюстрирует известный эксперимент: в горизонтально лежащую бутылку поместили пчел и мух. Мудрые якобы пчелы стали настойчиво, до полного истощения биться о стекло в безнадежных поисках выхода, а глупые мухи хаотично метаться в бутылке и через несколько минут вырвались на свободу. В сложной, неординарной ситуации редко удается решить проблемы традиционными способами, нужно искать новые, нетривиальные методы, хотя и метод хаотичных проб и ошибок не всегда приводит к желанной цели (мухам очень повезло!).

     В обеспеченной, благополучной семье  жена за многие годы совместной жизни  совершенно уверена в прочной  привязанности мужа к ней и  к детям, она перестает следить за своей внешностью, становится самоуверенной, сварливой, неряшливой. После бесконечных выяснений отношений с недовольным супругом, обсуждений ситуации с мудрой, но не всегда объективной мамой, телефонных советов закадычных подруг (увы, подруги часто делают вид, что проявляют сострадание, а в действительности тщательно избегают его) жена не всегда принимает верное решение или принимает его с опозданием. Есть даже термин - «куриный эффект»: курица решается перебежать дорогу в самый последний момент, когда ситуация становится уже весьма опасной! Когда наступает кризисная ситуация, то у людей часто возникает ощущение обреченности, бессилия, у них опускаются руки и парализуется воля. Иногда у человека прочно вырабатывается известный «эффект буриданова осла», когда бесконечные сомнения, нерешительность, неспособность сделать выбор приводят к самым тяжелым психическим травмам. В этом случае крах неминуем. Здесь уместно вспомнить притчу о двух лягушках, попавших в кувшин со сметаной. Одна из них, считая положение безнадежным, прекратила борьбу и погибла. Другая продолжала бороться до конца, она пыталась выпрыгнуть из кувшина, отчаянно работала лапками, сбила из сметаны масло и в итоге смогла выбраться на волю.