Разработка и принятие управленческих решений в организации

 

2.2. Процесс принятия управленческих решений

 

Основанием для подготовки и принятия полномочными субъектами управленческих решений являются:

1) Необходимость исполнения предписаний вышестоящих органов (органов государственной власти и местного самоуправления);

2) Необходимость осуществления собственной исполнительно – распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций исполнительных органов местного самоуправления на основе: квартальных планов нормотворческой деятельности; поручений руководителя или его заместителей; инициативы руководителей структурных подразделений исполнительного органа или подведомственных предприятий (учреждений); исполнения ранее принятых решений полномочных субъектов.

Функции руководителей и аппарата управления по организации разработки решения заключаются в управлении общим процессом выработки решений;

определении сущности задачи, участии в ее конкретизации, в  выборе  критериев оценки решений; окончательном выборе решения;

организации его исполнения.

При необходимости выбирается управленческая стратегия, которая всегда предлагает ответить на вопросы целесообразности принятия управленческого решения в той или иной ситуации.

 

Сущность управленческих решений:

1. Организационная – состоит в том, что к их разработке и реализации привлекается персонал организации. Значит, необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции, наделить работников полномочиями, определить их права и обязанности, ответственность и формы контроля, выделить ресурсы и скоординировать весь процесс. Это самая существенная часть получения управленческого решения.

2. Технологическая – проявляется в возможности обеспечения процесса разработки решений техническими, информационными средствами. Устаревшая, неполная информация, отсутствие вычислительных средств не дают возможности принять качественные решения.

3. Правовая – состоит в необходимости точного соблюдения законодательных актов, обязательств, уставов и т.д.

Собрав и изучив необходимые  материалы (в том числе, ранее изданные по какому – либо вопросу решения), определив цель принятия управленческого

решения, исполнитель приступает к подготовке его проекта.

Для процедуры разработки управленческого решения руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:

1. Оформить документацию о начале выполнения работ с указанием конкретного задания, состава персонала и системы его подчинения, времени исполнения решений, промежуточных этапов контроля и размера выделяемых ресурсов.

2. Разработчикам решения  разъяснить права, ответственность и полномочия; содержание организационных документов о начале выполнения работ по разработке решения.

3. Обсудить с разработчиками неучтенные детали для успешного выполнения работ. Акцентировать внимание на важности задания и значении его качественного исполнения.

4. Установить соответствие  решения действующему законодательству и уставным документам организации.

После вышеперечисленных  этапов управленческое решение принимается.

Следующим этапом является его реализация, которая представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение установленных целей и сроков.

Процедуры организации выполнения управленческого решения включают в себя  оформление необходимой документации, разъяснение исполнителям их полномочий и сущности задачи, организацию контроля за реализацией, мотивационной и при необходимости – поощрительной деятельности.

Основные формы реализации управленческих решений:

1. Предписание – официальное извещение, какому – либо должностному лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.

2. Деловая беседа – специально организованная встреча с подчиненным, группой подчиненных для обмена мнениями по заранее оговоренной теме, актуальной для организации.

3. Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненных требуемых прочных взглядов по содержанию управленческого решения для его выполнения.

4. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

5. Принуждение – деловая  беседа, проводимая руководителем с целью осознанно заставить работника выполнить решение путем угроз или повышенного вознаграждения.

6. Наставление – деловая беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения решения.

7. Сообщение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью передачи дополнительной информации, необходимой для выполнения решения.

8. Обучение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью дать новые знания или информацию для выполнения решений.

9. Совет – деловая беседа, проводимая руководителем с целью поделиться собственными взглядами на выполнение решений.

10. Тренинг – специально организованная деятельность по разработке и реализации решений, в ходе которой закрепляются навыки разработки решений.

11. Совещание – коллективная деловая беседа, проводимая руководителем с целью оперативного доведения до подчиненных конкретных задач; это форма использования коллективного разума, обмена информацией и опытом.

12. Заседание – узкопрофессиональное  совещание для решения организационных задач.

13. Отчет – сообщение специалиста о результатах проделанной работы по выполнению решения.

14. Деловое слово – твердое решение руководителя, данное подчиненным в устной форме.

Информационное обеспечение  – важнейший элемент успешного функционирования аппарата управления и процесса принятия решений.

Содержание информационных сообщений определяется потребностями

управленческих звеньев и сущностью вырабатываемых решений. Информация для принятия решений должна отвечать таким требованиям, как краткость и четкость формулировок, своевременность поступления, точность и достоверность и т.д.

Язык и стиль управленческих решений (служебных документов) заключается в том, что все документы составляются официальным, литературным языком.

Рекомендации:

Недопустимость употребления неологизмов, ненормативной лексики, местных диалектов, метафор, преувеличений (гипербол), сравнений.

Когда приходится составлять документы  с  множеством  технических терминов, используются специальные термины, но их надо расшифровывать, а название терминов написать вплоть до печатных букв.

Если употребляются аббревиатуры, то первый раз в документе ее надо расшифровывать. Также, аббревиатура должна быть благозвучной.

Мы рассмотрели основания для  принятия управленческих решений, функции принимающих субъектов, основные этапы и формы разработки, принятия и осуществления управленческих решений, их сущность и требования к изложению.

Принятие управленческих решений – достаточно сложный  и ответственный процесс, включающий несколько этапов, занимающий, порой, много времени и требующий создания специальных служб. Так например, выборочные исследования показывают, что 70 – 80% времени работников аппарата управления  расходуется на подготовку, принятие и выполнение собственных, а также поступивших сверху решений. Важным является и организация информационной оснащенности процесса принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Основное требование к управлению – его эффективность в достижении целей, реализации функций и задач. Выполнение данного требования зависит от целесообразности, своевременности, содержательности управленческих решений, которые являются важнейшим связующим звеном процесса управления.

По своей содержательности управленческие решения достаточно разнообразны. Одно и то же решение может классифицироваться по разным признакам. Тем не менее, каждое из них должно всесторонне охватывать соответствующую ему ситуацию для ее своевременного, полного и точного анализа и разрешения.

Главный недостаток в  управленческой деятельности – это не плохое решение, а отсутствие решения. Выделим следующие причины некачественных решений: значительный объем принимаемых решений, что не позволяет каждое из них тщательно разрабатывать и обосновывать; несогласованность вновь принимаемых решений с ранее принятыми, что вызывает дублирование, рассогласование действий и конфликтность; принятие «расплывчатых» решений, не носящих конкретного содержания, отражающих только общую установку: обратить внимание, повысить, принять необходимые меры (таких решений в практике управления до 10 %); недостаточное информационное обеспечение, следствием чего является выработка слабых решений, реализация которых не снимет сути той или иной проблемы.

Субъекты, принимающие управленческие решения, должны ориентироваться в главных организационных предпосылках, которые могут помочь повысить качество решений, тем самым способствовать повышению эффективности управления в целом.

Чтобы обеспечить эффективность процесса разработки и принятия решений, предлагаются следующие рекомендации:

1) люди предпочитают не брать на себя ответственность добровольно, и этого ждать от них не следует;

2) нельзя пускать на самотек процессы согласования на всех этапах, включая совещания и заседания;

3) нельзя во всем  полагаться на память, многое рекомендуется фиксировать в записной книжке или иных материальных носителях;

4) необходимо осваивать и пополнять знания по теории разработки управленческих решений.

Важную проблему составляет низкая мотивация исполнителей управленческого решения. Для решения этого вопроса в настоящее время рекомендуется своевременно доводить решения до исполнителей для предупреждения потери принятым управленческим решением своей актуальности; повысить мотивацию через расширение привлечения населения территорий, городов и районов к разработке концепций, парадигм, ключевых положений, стратегий, а не только путем согласования с ним сформированных решений; формировать общественное мнение по проблемам через средства массовой информации, проводить конференции, семинары, симпозиумы; создавать системы кадрового обеспечения реализации решений; организовывать контроль за исполнением решения, что позволит руководству города, района вносить своевременно необходимые коррективы. Правильным на все времена решение быть не может, так как любая социально – экономическая система движется во времени и пространстве, меняется ситуация внутри нее. В новой ситуации возникают иные проблемы, стратегический курс корректируется, принимается новое решение. Поэтому необходимо стремиться к гибкости управления и принятия управленческих решений.

Поэтому необходимым является повышение эффективности управленческих решений, что является главной предпосылкой рационального управления.

 

Список используемой литературы.

 

1. Виханский, О.С. Менеджмент: учебник. – 4 – е изд., перераб. и доп. 12 автора. – М.: Экономист, 2005. – 662 с.

2. Граждан, В.Д. Теория  управления: учеб. пособие для вузов  по специальности «Гос. и муниц. упр.» рек. МО РФ / В.Д. Граждан. – М.: Гардарики, 2005. – 415 с.

3. Глухов, В.В. Менеджмент : учебник. – С-Пб.: СпецЛит, 2000. – 700 с.

4. Кочкин, А.Т. Практика менеджмента и современные условия хозяйствования: практическое пособие. – Ижевск: Изд – во УдГУ, 2002. – 224 с.

5. Королев,Ю.Б.Менеджмент  в АПК/все авторы. – М.: Колос, 2000-304 с. 

6. Мишин, В.М. Исследование систем управления: учебник для вузов. – 2-е изд. стереотип. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005 – 527 с.

7. Мыльников, В.О. Системы управления: учебное пособие / 3 автора –

М.: Экономика и финансы, 2002. – 384 с.

8. Некрасова, Е.А. Управление АПК. Практикум / 2 автора – Ижевск: ИжевскаяГСХА, 2004. – 100 с.

9. Огарков, А.А. Управление организацией: учебник. – М.: Эксмо, 2006. – 512 с.

10. Трикоз, Р.С. Управление АПК (основы управления). – Ижевск: ИжевскаяГСХА, 2000. – 169 с.

11. Тренев, Н.Н. Стратегическое управление: учеб. пособие для вузов. – М.: Приор, 2002 – 188 с.

12. Управление организацией / Под ред. А.Г. Поршнева– М.: ИНФРА – М, 2000 – 670 с.

13. Управление агропромышленным комплексом: учебное пособие / Под ред. В.В. Кузнецова. – М.: МарТ, Ростов н/Д: МарТ, 2003. – 416 с.

14.Чередниченко, И.П. Психология  управления / 2 автора. – Ростов н/Д.: Феникс, 2004. – 608 с.