Распорядительные документы

 

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном  заведении — учебного года). В  реквизите «место заседания» указывается  город, где состоялось заседание.

 

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной

 

: деятельности (заседание,  собрание, совещание) и название  коллегиального органа в родительном  падеже, например: «заседания комиссии»,  «собрания трудового коллектива».  После оформления заголовочной  части (это можно сделать до  начала заседания) приступают  к составлению текста. Текст протокола  подразделяется на две части:  вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка  дня, и основную, где фиксируется  ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

 

Председатель — Харченко В.И.

 

Секретарь — Филимонов  С.Б.

 

При проведении оперативных  совещаний эта часть протокола  опускается. Далее перечисляются  присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе  заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием  их должности. На расширенных собраниях  и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается  количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем  делается соответствующая запись в  самом протоколе. Например:

 

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

 

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в разделе  «Присутствовали» указывается, сколько  человек должно присутствовать и  сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

 

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального орга4 на. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога «О» («Об»).

 

Например:

 

1. О перспективах развития  завода. Доклад директора... (фамилия,  инициалы).

 

2. Об итогах социологического  опроса рабочих. Доклад начальника  социологической службы... (фамилия,  инициалы).

 

В ряде случаев, например при  протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня  может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст  протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания  прилагается».

 

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти  слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них  ставится двоеточие — таким образом  они зрительно разбивают текст.

 

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими  порядковый номер вопроса.

 

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются  в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются  тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии  докладчика или выступившего указывается  «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого  выступления приводятся вопросы  и ответы на них в порядке поступления. Например:

 

Смирнов В.К.: «Были ли приняты  меры для ликвидации аварии на стройке?»

 

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью  откачана и последствия аварии ликвидированы».

 

Завершающая часть раздела  по каждому пункту повестки дня —  запись принятого по обсуждаемому вопросу  решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать  составные части: кому, что сделать  и к какому сроку. Например:

 

          СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст  доклада прилагается.

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

Старостин Е.В. — краткая  запись выступления.

 

 Кузнецов Т.Г. — краткая  запись выступления.

 

РЕШИЛИ:

 

1.1.  Специальным кафедрам  провести совместное

 

заседание, посвященное .... до 15.05.2000г.

 

1.2.   Илизарову Б.С.  Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.

 

2. СЛУШАЛИ: 

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

РЕШИЛИ:

 

Председатель     Подпись      В.А. Сидоров 

 

Секретарь           Подпись      Е.М. Крылова

 

При выборах должностных  лиц в протоколе указываются  результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

 

По полноте освещения  хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и  краткие. В кратком протоколе  указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных  в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при  наличии стенограмм или когда  тексты докладов и выступлений прилагаются  к протоколу. Кратко протоколируются  также оперативные совещания.

 

Во всех остальных случаях  протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения  в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить  лишь черновик протокола. В пятидневный  срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к  протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого  совета стенографировалось, стенограмма  прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем  и секретарем.

 

Образцы оформления протокола  приведен в прилож. 6.9.