Практика формирования команды IT-проекта

 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

По дисциплине «Управление проектом»

На тему: «Практика формирования команды IT-проекта» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Формирование  команды проекта — отдельная  задача проектного управления, когда  все усилия направлены на объединение  квалифицированных специалистов в  группу, способной самостоятельно анализировать  и реализовывать функциональные задачи проекта. Можно уверено сказать, что формирование команды проекта  — первый этап в достижении успешности проекта. Представленные ниже фрагменты  материала используются автором  при проведении корпоративных семинаров  и тренингов.

Понятие и типы команд проекта

Проектная команда – это коллектив специалистов, объединенных для достижения общих  целей и решения поставленных перед ними задач в течение жизненного цикла проекта. Каждый включенный в команду специалист обладает специфической экспертизой и каждый выполняет определенные функции. При правильном планировании и подборе команды взаимодополняемость является обязательным условием, влияющим на успешность проекта.

На рисунке 1 представлены типы проектных команд и структура взаимодействия между  ними.

1. Команда  проекта. Основная роль данной  группы – активная поддержка  процесса достижения целей проекта.  Участники вовлечены в проект  с самого начала и заинтересованы  в поиске требуемых для проекта  ресурсов.

2. Рабочая/процессная  команда. Роль данной группы  – выполнение определенных задач  или работ. Совместное решение  поставленных задач в ходе  выполнения проекта, позволяет  создать высокоэффективную группу  специалистов, способных включаться  в проекты на любом этапе.

3. Команда  управления проектом. Роль данной  группы – координация, мониторинг  и контроль выполнения задач  проекта. Результаты исполнения  организационных и управленческих  функций данной группы позволяют  следовать стратегии проекта  и реализовывать стратегические  решения.

Этапы формирования команды  проекта

Целесообразно осуществлять создание команды проекта  в несколько этапов. Во-первых, определяются общие задачи проекта. Во-вторых, определяется квалификация, роли и количество требуемых  специалистов. В-третьих, согласовывается  выделение требуемых специалистов с линейными руководителями для  участия в проекте. В-четвертых, создаются  условия и предоставляются ресурсы (материальные, технические, человеческие и организационные), необходимые  для эффективной работы. В-пятых, окончательно формируется функциональная проектная команда с разделенными ролями, определенными и понятными  задачами, степенью ответственности  и общей целью. В заключении, руководителем  проекта формируются детальные  задачи и определяется дальнейшая тактика действий.

На рисунке 2 представлен последовательный подход к формированию команды проекта.

На первых этапах проекта, особое внимание следует  уделить правильному подбору  проектной команды. Понимание проблем  бизнеса, решаемых с помощью ИТ-проекта, является ключевым элементом в формировании группы специалистов. Кроме того, создание условий так раньше, насколько возможно, в которых команда оценивает проблемы, определяет границы проекта и разрабатывает решение, помогает руководителю проекту не только увидеть возможные ограничения и риски в выполнении проектных работ, но и оценить эффективность каждого участника как члена команды.

Кроме технических знаний, также следует  обратить внимание на мотивационные  факторы. Техническая экспертиза каждого  профессионала, безусловно, важна, но так  же важна заинтересованность и возможность  полного участия профессионала  в проекте. Менее опытный, но более мотивированный сотрудник способен в больше степени повлиять на успешные результаты проекта, чем ограниченный временем технический эксперт.

Типичные  ошибки при формировании команды

• Две типичных ошибки со стороны Заказчика:

Ошибка  № 1: Включение в команду специалистов, ограниченных временем. Регулярные повседневные обязанности, закрепленные за специалистом, необходимость выполнения которых никто не отменял, приводят в результате к отсутствию времени на проект. Затраты и продолжительность проекта увеличиваются.

Решение: На этапе планирования проектных работ требуется согласованность временных затрат со специалистом и перераспределение обязанностей среди других подчиненных.

Ошибка  № 2: Недостаток технических знаний у специалистов. Для каждого ИТ-проекта необходим определенный уровень технический экспертизы. Ограниченность в текущих профессиональных навыках сотрудников и в бюджете для приема нового сотрудника, приводит в результате либо к не достижению целей проекта, либо к не используемости конечного продукта.

Решение: На этапе планирования проекта выделение ответственного сотрудника и содействие в получении технических знаний или направление сотрудника на курсы повышения квалификации. Дополнительно, возможно согласование с исполнителем консультационных услуг по обучению конечному продукту на завершающих стадиях проекта.

• Две типичных ошибки со стороны Исполнителя:

Ошибка  № 1: Неопределенность роли каждого участника. Работы команда будет неэффективной в условиях отсутствия ясности закрепленных функциональных обязанностей за каждым участником. В результате продолжительность проекта увеличиться, участники могут потерять общую цель, появятся разногласия в принимаемых решениях, изменится приоритетность в работах по проекту.

Решение: Доведение до каждого участника команды цели, функциональных задач, степенью ответственности и участия в проектных работах. На стадиях выполнения проекта постоянный мониторинг за изменениями и оценка рисков.

Ошибка  № 2: Слабость в планировании и в мониторинге действий участников. Взаимосвязь между целями бизнеса и целями проектами, является решающим критерием в завершенности проекта. Слабость в контроле и мониторинге хода проекта приводит к отсутствию управления изменениями, последовательным, а не параллельным работам и конфликтам внутри команды. В результате, проект способен не дойти до финальной стадии или потребуется длительное время на восстановление отношений между участниками.

Решение: На стадии планирования и обсуждения проекта, проводить разработку решений и согласование задач только в соответствии с целями проекта. Разработать и включить в проектную документацию периодические графики встреч со всеми ответственными лицами.

«Идеальная» команда проекта

В реальной практике практически невозможно сформировать «идеальную» команду из существующих участников. Руководитель проекта будет  всегда ограничен фактором нехватки времени и ресурсов. Необходимо помнить, что команда проекта – временное  образование, главные задачи которой  — работа над целями проектами. Поэтому  сформировать высокоэффективную команду  является более приоритетным и стратегическим достижением для руководителя в  будущих проектах. В целом, можно  выделить несколько функциональных ролей в «идеальной» проектной  ИТ-команде:

- Координатор,

- Консультант-Аналитик,

- Технический  эксперт, 

- Исполнитель. 

Тем не менее, характеристиками «идеальной»  команды проекта являются участники, которые:

1. Объединены  общими целями и уверены в  успехе их достижений.

2. Способных брать на себя ответственность и выполнять функции нескольких проектных ролей.

3. Способных анализировать проблемы и разрабатывать решения.

4. Ориентированы не только результат, но и на процесс.

5. Взаимодополняемы.

В едином проекте неправильно разделять  на существование команды заказчика  и команды исполнителя. И та, и  другая сторона работают ради единой цели – завершить проект с максимальной успешностью и минимальными затратами. В случае возникновения проблем, эксперты исполнителя должны выступить  как консультанты и разработать  несколько решений, а заказчик, проанализировав  предложения, принять оптимальный  вариант. Предупреждение конфликтов на основе адекватной оценки рисков, постоянный контроль и мониторинг, а также  периодические встречи с ответственными лицами помогает сбалансировать эффективность, опыт участников и проектные изменения для достижения обоюдно-устраивающего результата.