Понятие и сущность коммуникации в организации

Понятие и сущность коммуникации в  организации

 

Выполнил: Чазов Д.С.

Группы ПМ11-2

Коммуникации в  организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Внутренние коммуникации играют особую роль в  групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, обмена информацией, а  без этого не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают  как определяющее условие для  формирования группы и ее жизнедеятельности. 
Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В  процессе специализации управленческого  труда коммуникации выделились в  самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов  капитала организации. Достигается  эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов. 
В целом коммуникации можно разделить на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные – это предписанные коммуникации, которые должны иметь место в процессе управления. Их специально проектируют, описывают, анализируют, совершенствуют. Это основные коммуникации в менеджменте. В них входит обмен информацией организации со средой, а также внутренние коммуникации, протекающие по восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и диагонали управления. Содержание горизонтальных и диагональных сообщений имеет в основном координационный характер, а вертикальных – преимущественно приказной. 

 

Коммуникации и их значение в  процессе деятельности организации

Удельный вес  неформальных коммуникаций значительно  ниже по сравнению с формальными, их специально не предусматривают при  разработке процессов управления, зачастую они возникают спонтанно и, как  правило, не обсуждаются, хотя о факте  их существования знает каждый работник организации. 
Коммуникации по своей природе - это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить [9, С.124]. 
По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель. 
Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. 
Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

 

Коммуникации по своей природе - это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить [9, С.124].

По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

По видам  коммуникации различают:  
По субъекту и средствам коммуникаций  
А) Межличностные; 
Б) Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий. 
По форме общения 
А) Вербальные; 
Б) Невербальные.  
По каналам общения  
А) Формальные; 
Б) Неформальные.  
По организационному признаку (по пространственному расположению каналов)  
А) Вертикальные; 
Б) Горизонтальные; 
В) Диагональные.  
По направленности общения  
А) Нисходящие; 
Б) Восходящие.  
 

Внутренние  коммуникации - это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными или письменными, непосредственными  или виртуальными, личными или  групповыми. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой  организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность работников  
Признаки хорошей внутренней коммуникации:  
- Информативность  
- Ясность  
- Своевременность  
- Независимость и беспристрастность  
- Лаконичность.  
Открытость  
- Честность. 
- Способность к диалогу. 

 

Внутренние  коммуникации

Внешние коммуникации - коммуникации между  организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.  
Во внешних коммуникациях можно рассматривать типы коммуникаций:  
B2B - то есть «бизнес для бизнеса». Это понятие характеризует, кто является источником, а кто адресатом какой-либо информации, товаров или услуг. Как правило, при этом имеется в виду деловое взаимодействие. Отличие от обычного бизнеса состоит в том, что здесь в качестве потребителя или клиента выступает другой бизнес, а не обычный потребитель. 
Основная задача В2В - повышение эффективности работы компаний на В2В-рынке за счёт снижения затрат на подготовку торговых процедур и расширения географии бизнеса до масштаба всего мира. 

 

Внешние коммуникации

Евросеть - одна из крупнейших розничных компаний России, СНГ и Прибалтики, работающая в формате дискаунтера с человеческим лицом, и один из ведущих дилеров  операторов сотовой связи. 
Компания была основана в апреле 1997 года, тогда же был открыт первый салон сотовой связи Евросеть в Москве. 
С самого начала Компания делала ставку на розничные продажи, с каждым годом расширяя ассортимент товара. В конце 1999 года Евросеть проводит ряд масштабных рекламных кампаний.  
Группа компаний Евросеть насчитывает 18 региональных филиалов с развитой инфраструктурой местного управления. Сегодня ни одна компания не имеет таких темпов регионального развития, как группа компаний Евросеть. 
Реальное преимущество компании «Евросеть» - качество коммуникации с потребителем. Под качеством коммуникации подразумевается комплекс маркетинговой активности – от прямой рекламы до оформления мест продаж. При этом по таким факторам, как ассортимент, удобство мест продаж сеть «Евросеть» входит в число лучших.  

 

УПРАВЛЕНИЕ  КОММУНИКАЦИЯМИ В КОМПАНИИ «ЕВРОСЕТЬ»

 

Коммуникационный  процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое  сообщение следует сделать предметом  обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает директор фонда. На этом этапе отправитель  решает, какую точку зрения следует  передать получателю. Но чтобы обмен  информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные  последствия коммуникационного  процесса. На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего - видеоконференции. Нужно заметить, что на компании «Евросеть», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов. 
Таким образом, основными видами коммуникаций в компании «Евросеть» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности

Успех коммуникации заключается в реальном получении  отправленного сообщения. Чем ближе  декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более  эффективна коммуникация. 
В результате проведенных исследований коммуникаций в компании «Евросеть» было установлено, что: 
1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как компания «Евросеть». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении. 
2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные. 
3. По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные, которые можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций. 
4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в компании «Евросеть» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные коммуникации. 
Таким образом, цель и задачи, поставленные в работе, были успешно решены: изучен теоретический материал, касающийся темы работы, проведено исследование этапов коммуникативного процесса и коммуникативных сетей в исследуемой организации, выявлены недостатки организационных коммуникаций и проведены мероприятия по их улучшению в компании «Евросеть».