Планирование деятельности менеджера

В то же время мировая практика накопила довольно богатый опыт в данном вопросе. Так, менеджерами многих стран с целью планирования и управления их деятельностью весьма широко используются дневники времени.

Дневник времени — это эффективное  средство управления работой, позволяющее  планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки  — скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться  специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна своей наглядностью. Он является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, картотекой идей.

Дневник времени представляет собой также  рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых повседневно.

Дневник времени — это вспомогательное  средство для достижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.

Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды. Эти листки после использования можно сброшюровать и иметь архив.

В новых  «входящих» дневных листках должны быть указаны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответствующих листков переносятся даты — дни платежей, ухода в отпуск, дни рождения, в том числе подчиненных. Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.

В разделе  служебных и частных дел (на соответствующих  листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:

• сроки проведения ярмарок;
• списки книг;
• расписание поездов и самолетов;
• список дней рождения;
• универсальные листки для планирования;
• карточки для записи идей и т. д.

В разделе  адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.

Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые  карточки и денежные купюры.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью  дневника времени является ежедневник с системой таймирования. Это весьма точная система управления собственным временем, дающая возможность четко его использовать. На составление такого ежедневника требуется терпение и время. Но затраченное на это время себя оправдывает. Ежедневник состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т. п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система дает возможность:

• продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т. д.);
• четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также  большой персональный «Фолифакс», представляющий собой портативную базу данных. В «Фолифакс» входят следующие разделы:

• личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т. п.);
• ежедневник;
• ежегодник (на весь календарный год);
• записная книжка-блокнот;
• информация;
• личные финансы;
• адресная книга;
• пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, «Фолифакс» охватывает все  стороны жизни менеджера и  помогает ему в решении проблем. В то же время «Фолифакс» таит в  себе серьезную опасность — если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них — это система «Тайм Менеджер», имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании.

В «Тайм  Менеджере» все продумано до мелочей  как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить «Тайм Менеджер» к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта «Тайм Менеджера»: стандартный, специальный и «руководитель». Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность «Тайм Менеджера», специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д.

Комплект  любого базового варианта «Тайм Менеджера» состоит из пяти основных элементов:

• папки с кольцевым зажимом;
• коробки со стандартным набором бланков;
• руководства по пользованию «Тайм Менеджером» «Ключ к личной эффективности»;
• каталога продукции компании;
• образцов дополнительных бланков.

Тип папки  с кольцевым механизмом различается  в зависимости от варианта «Тайм Менеджера». Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке  с кольцевым механизмом находятся:

• 17 закладок;
• вынимающаяся обложка с алфавитной телефонной книжкой и 18-месячным календарем — записной книжкой. В обложке также есть место для чековой книжки, блокнота и маленького карандаша;
• автоматический карандаш;
• по одному экземпляру каждого бланка, входящего в стандартный набор бланков «Тайм Менеджера».

Система «Тайм Менеджер» позволяет:

• добиваться высоких результатов в работе;
• устанавливать приоритеты;
• правильно оценивать обстановку;
• не забывать о важных делах;
• эффективно использовать время;
• лучше взаимодействовать с другими людьми;
• повышать свой творческий потенциал;
• правильно распределять обязанности;
• развивать более гибкое и спокойное отношение к переменам;
• жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью.

Кроме рассмотренных систем, имеются также  вспомогательные средства для планирования: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и др. Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.

Существует  также множество технических  вспомогательных средств, позволяющих эффективно и вовремя выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники.

Это, в  частности, персональные компьютеры. В  последние годы появилось много  всевозможных конторских ЭВМ. Любой  работник может освоить работу на них за несколько дней. Все необходимые  материалы, факты, цифровые данные, рапорты  с их помощью могут быть оперативно подготовлены к непосредственному использованию. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

При этом целесообразно использовать специальные  компьютерные программы. Так, одной из популярных персональных информационных систем является Lotus Organizer (Лотус Органайзер), которая полностью имитирует работу менеджера с дневником времени или органайзером. Она содержит следующие разделы:

Calendar (Календарь), или ежедневник, предназначен для планирования времени, а также различных мероприятий. Раздел позволяет заносить информацию обо всех планируемых событиях, выдавать оповещение о приближающихся событиях, связывать с намеченными мероприятиями различную информацию, например о расходах или ответственных лицах, назначать повторяющиеся события, например еженедельные совещания, находить свободное время;

Address (Адреса) выполняет функции обычной адресной  книжки. Этот раздел позволяет  записывать адреса, телефоны, сведения  о семье и прочую информацию о людях, с которыми сталкиваетесь, сортировать записи по фамилиям и компаниям;

То Do (Дела) предназначен для планирования дел. Этот раздел позволяет заносить информацию о предполагаемых делах, сортировать  задачи по дате и приоритету, выдавать оповещения о планируемых задачах, отслеживать, какие дела выполнены, а какие отложены, что нужно сделать и когда именно;

Anniversary (Важные даты) можно использовать, чтобы вести список важных  дат (дней рождения, возникновения  фирмы и прочее), о которых необходимо вспоминать ежегодно. Этот раздел позволяет создавать записи с важными датами, сортировать и просматривать записи по годам, месяцам, знакам Зодиака, напоминать о приближении даты;

Calls (Телефонные  звонки) предназначен для планирования и автоматизации телефонных звонков. Этот раздел позволяет заносить в телефонную книжку информацию о планируемых телефонных звонках, напоминать о необходимых звонках, регистрировать поступающие звонки, включая время разговора, дозваниваться до абонента с помощью модема;

Notepad (Блокнот)  выполняет функции обычного бумажного блокнота. Этот раздел позволяет делать заметки с использованием функций форматирования, создавать главы, по которым автоматически формируется оглавление в блокноте, включать в текст объекты, созданные в других программах, в том числе графические изображения;

Planner (Планировщик)  предназначен для планирования  длительных событий, которые занимают  один день или более, например  командировки и отпуска.

Система Lotus Organizer позволяет создавать связи между различными элементами (событиями, адресами, делами) как внутри раздела, так и в разных разделах, отображая таким образом различные отношения между элементами. Позволяет напоминать о наступающих событиях и важных датах. Просматривать дела, телефонные звонки, важные даты в ежедневнике, а события ежедневника — в планировщике, например на задачу из списка дел можно смотреть в контексте ежедневной работы.

Система позволяет объединять разнородную  информацию — выбранные элементы записной книжки с помощью назначений им категорий: проекта, идеи, командировки и т. п. Например, можно сгруппировать элементы записной книжки, которые относятся к определенному проекту. С помощью категорий можно управлять группой элементов, которые относятся к разным разделам, например можно просматривать и работать только с выбранной группой элементов. Есть возможность создавать и свои категории.

Богатые функциональные возможности и интуитивно понятный интерфейс данной программы позволяют значительно упростить организацию дел и повысить эффективность труда менеджера.

Весьма  экономичным, быстрым и надежным помощником в работе является также  телекс. Он экономит время и всегда находится под рукой. Телекс — хорошее вспомогательное средство и для передачи информации за рубеж.