Министерство  образования и науки РФ

Московский  Государственный Открытый Университет

Чебоксарский  институт (филиал) 
 
 
 
 
 
 

Курсовая работа

по дисциплине:

Управление общественными отношениями

на тему:

«План и сценарий пресс-конференции организации» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                    Выполнил:

                                                    студент 3 курса

                                                    факультета Б и  У

                                                    заочного отделения

                                                    спец. 080507 на базе ВПО

                                                    Стожаров С.Н.

                                                    учебный шифр  15081105            

                                                    Проверил:

                                                            Семенова В.И. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Чебоксары 2011

 

Содержание

Введение

     Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают положительные результаты.

     Один из эффективнейших способов передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио – это организация и проведение конференций.

     Основное  назначение конференций состоит  в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

     Актуальность  исследования обусловлена возрастающим количеством коммуникации в общественной и деловой жизни и необходимостью их детального исследования для правильного построения менеджмента организаций. В частности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

     Целью работы является оптимизация подготовки и проведения пресс-конференции. Для реализации цели поставлены следующие задачи:

• Раскрыть смысл, назначение пресс-конференции.
• Исследовать методические основы подготовки и проведения пресс-конференций.
• Выявить основные этапы подготовки пресс-конференции и важные моменты ее проведения.
• Провести анализ эффективности пресс-конференции.

      Объектом  исследования выступает пресс-конференция, как PR-мероприятие.

      Предмет исследования – сущность, подготовка, организация и проведения пресс-конференции.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. Общая характеристика конференций

1.1. Понятие и виды конференций

     Конференции – одни из тех мероприятий, без которых  сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку. Конференция представляет собой выступления докладчиков  по определенной теме.

     Цель  конференции - обсуждение и решение  различных проблем. Практически конференция является совещанием или собранием производственной группы и может быть организована территориально как в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.

     Обычно  конференция «привязана» к определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее участники  – представители науки и студенты.

       Основные задачи деловой конференции  – укрепление  деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям конференции.  Существуют также другие виды конференций. 

     Бизнес-конференции – это один из видов конференций, на которых обсуждаются:

     проблемы, затрагивающие представителей определенных отраслей и направлений;

     особенности действующего Законодательства и предложения  по его совершенствованию;

     политика  государства в отношении определенных отраслей;

     практика  работы лучших компаний отрасли и  т.п.

     отличие от семинаров и тренингов, на бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты, но и новые бизнес-предложения, идеи.

     процесс проведения бизнес конференций состоит  из множества мелочей, ни одну из которых  нельзя упустить.

     Организация и проведение конференций, техническое  и организационному обеспечению семинаров и конференций различной степени сложности:

     бронирование  конференц-зала для проведения мероприятия  и гостиничных номеров для  приезжих делегатов,

     оформление  помещений для мероприятия, согласно фирменному стилю компании-организатора

     организация питания

     техническое обеспечение конференции

     разработка  и воплощение в жизнь концепции  мероприятия

     подготовка  и печать пресс-китов

     фотосъемка  и видеосъемка

     развлекательная программа

     Пресс-конференции представляют собой весьма эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ.  Пресс-конференции как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им разумно) дают весьма положительные результаты.

     Встреча журналистов с представителями  государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.

       Таким образом, основное назначение  пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

     Подготовка  пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

       Прежде всего, необходимо определить  день и точное время проведения  встречи с журналистами с учетом  существующего графика выпуска  в свет большинства газет.

       Приглашение на пресс-конференцию  рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

       Если в приглашении будет обозначена  просьба сразу подтвердить участие,  то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

       В приглашении также необходимо  четко указать тему и, по  возможности, имена основных докладчиков.  Желательно также сообщить некоторые  подробности, которые могли бы  убедить редактора в целесообразности  освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

       Если пресс-конференция представляет  общий интерес, необходимо подобрать  день и время, которые бы  устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

       Очень важно выбрать также  подходящий день. В некоторых  случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

       Каждая пресс-конференция имеет  свой план, свою структуру, включающую  последовательность ряда событий.  Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

       Важно также на подготовительном  этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

       Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены  наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

       Организаторами пресс-конференций  заранее готовится информационный  пакет документов (пресс-кит), подбор  их в папки. В пакет документов  входят пресс-релизы, тематические  обзоры печати по теме пресс-конференций,  справочные материалы, официальные  документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.