Особенности управления коммерческой деятельностью в организации торговли

     Деятельность  торгового предприятия не протекает  самостоятельно. Она направляется людьми, регулируется ими и управляется.  Управление  - есть сознательное воздействие  человека на объекты и процессы в  целях придания деятельности предприятия  коммерческой направленности и получения  определенных результатов.

     По  мере усложнения производства управление превратилось в особую категорию, вовлекая все больше и больше участников. В управлении деятельностью предприятия  присутствуют две стороны: управляющие  и управляемые. Тех, кто управляет, принято называть субъектами управления, к ним относятся администраторы, руководители, управляющие. Объекты  управления  это те, кем управляют  работники, коллективы, и  то, чем  управляют - экономика, коммерческое дело, торговый процесс. Взаимодействие субъектов  и объектов посредством управляющих  воздействий и обратной связи  позволяет целенаправленно управлять  всесторонней деятельностью предприятия. Управляющие воздействия представлены законами, указами, планами, программами, постановлениями, нормативами, рекомендациями, инструкциями, материальными и финансовыми  стимулами. Обратные связи - это результаты непосредственных наблюдений и контроля со стороны субъекта управления, статистическая и текущая отчетность, бухгалтерская  документация.

     В современных условиях деятельность торгового предприятия связана  с предпринимательством, коммерцией, эконометрикой, экономической кибернетикой и информатикой. Этим определяется новый качественный уровень и  экономический рост рынка. Соответствующим  образом должна строиться и организационная  структура управления торговым предприятием. 

     Коммерческая  деятельность торговых предприятий  имеет много общего. Однако конкретные управленческие решения, разработанные  и реализованные одними торговыми  предприятиями, не всегда могут быть использованы другими предприятиями. Это обусловлено факторами внешней  среды на стадии перехода к рыночной экономике, в первую очередь изменениями потребительского рынка. Кроме того, изменяются во времени и внутренние условия функционирования торгового предприятия. Следовательно, процесс управления должен определяться параметрами окружающей среды и их переменными величинами в пределах торгового предприятия.

     Управление  коммерческой деятельностью базируется на принципах и методах управления. Рассмотрим основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью  торгового предприятия         (рисунок 1.1).  

Рисунок 1.1 - Основные принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия*

*Источники: [1, с.100]

     Обеспечение согласованности  между подразделениями (службами). Каждому подразделению (службе) торгового предприятия свойственны определенная предназначенность и выполняемые функции, т. е. они обладают в той или иной степени автономностью. Вместе с тем их действия должны быть скоординированы и согласованы во времени, что обусловливает единство системы управления торговым предприятием.

     Обеспечение взаимодействия между  коммерческой деятельностью  и целями торгового  предприятия. Коммерческая деятельность формируется и изменяется в соответствии с интересами и потребностями производства. Следовательно, функции управления коммерцией реализуются с учетом целей торгового предприятия.

     Обеспечение иерархичности структуры  управления. Характерным признаком управления является иерархический ранг. Организация управления коммерческой деятельностью должна быть ориентирована на вертикальные и горизонтальные связи.

     Обеспечение комплексного подхода  в управлении. С позиции комплексности принимаются во внимание все факторы, воздействующие на управленческие решения коммерческой деятельности. Предусматривается также связь коммерческих процессов торгового предприятия с субъектами внешней среды.

     Обеспечение малозвенности в  структуре управления. Под малозвенностью понимается несложная структура управления. Но при этом должны достигаться стабильность и надежность управления коммерческой деятельностью.

     Обеспечение адаптивности структуры  управления. Внутренняя и внешняя среда подвержена постоянным изменениям. Особенно это проявляется в период зарождения потребительского рынка. Поэтому гибкость и приспособляемость структуры управления коммерческой деятельностью к переменам и условиям окружающей среды имеют существенное значение.

     Обеспечение исполнительной информацией. Выработка и принятие управленческих решений основываются на исполнительной информации. Она включает получение исходной информации, обработку, анализ и выдачу результатов управляющего воздействия. Эта задача выполняется с помощью современных технических средств, позволяющих автоматизировать процесс информационного обеспечения.

     Управление  коммерческой деятельностью нельзя отделить от системы управления торговым предприятием, которое выполняет  еще и функции, связанные с  технологической, экономической и  финансовой деятельностью. Следовательно, при построении структуры управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимодействие и соподчиненность  всех составляющих элементов, образующих целостную систему управления торговым предприятием.

     Методы  управления - это способы воздействия  на управление коммерческими процессами и деятельностью. Они подразделяются на административные, организационные, экономические и правовые.

     Административные  методы определяются сферой деятельности и конкретными условиями торгового  предприятия. Необходимо учитывать  и альтернативные варианты управления, выбор и реализация которых определяется предвидением целевых результатов  предприятия. Следует отметить, что  иерархическое построение системы  управления и содержание управленческих функций во многом зависят от занимаемых позиций руководством торгового  предприятия. Здесь возможны различные  компромиссные решения.

     Организационные методы основаны на организационном, организационно-распорядительном, организационно-методическом и нормативном  обеспечении. Они содержат регламентирующие требования организационного и методического  характера, распорядительные, инструктивные  и нормативные материалы, являющиеся предпосылками формирования управленческих решений. По мере развития рыночных отношений  роль организационных методов, регулирующих воздействие на управление коммерческой деятельностью, будет возрастать.

     Экономические методы в своем определении опираются  на взятый курс и экономическую стратегию  торгового предприятия, его потенциальные  ресурсы, экономическое положение рынка. Совокупность экономических элементов - это исходные позиции в управлении коммерческой деятельностью предприятия. Воздействие экономических методов предопределяется окружающей экономической средой.

     Правовые  методы ориентированы на использование  правового механизма, который базируется на принятых правовых и законодательных  актах, соответствующих нормативах и положениях. Правовые методы заключаются  в юридическом регулировании  коммерческих процессов с учетом целевых задач торгового предприятия.

     Названные методы управления не исключают друг друга и реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования торгового  предприятия и рыночной среды.

     В новых условиях хозяйствования коммерческая деятельность рассматривается как  определяющая основа торгового предприятия. Одновременно усиливается внимание к функциям и структуре управления коммерческой деятельностью предприятия. Система управления носит достаточно динамичный характер, направленный на адаптацию структуры коммерческой деятельности к особенностям и тенденциям развития рынка.

     При управлении коммерческой деятельностью  выполняются функции процесса управления: планирование, организация, учет и контроль.

     Планирование - одна из важнейших функций управления коммерческой деятельностью торгового  предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с  динамикой торговых процессов и  способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. Планы  закупок и продаж обычно содержат показатели, которые должны быть достигнуты в результате их выполнения. В планах отражается содержание работ, устанавливается  персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности  выполнения заданий.

     Сущность  организации как функции управления состоит в упорядочении, согласовании, регламентировании действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров  до потребителей. Организация управления включает также оперативное регулирование, под которым подразумеваются  текущие управленческие решения, инструкции, приказы, распоряжения, указания, вырабатываемые и принимаемые субъектами управления в соответствии с конкретной рыночной ситуацией.

     Учет  как функция управления коммерческой деятельностью представляет собой  документальное оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их движения в торговом предприятии.  Благодаря учету обеспечивается сохранность материальных ценностей  и денежных средств, контроль за торговыми  процессами и результатами коммерческой деятельности.

     Под контролем подразумевается активное слежение за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческо-предпринимательскую  деятельность торгового предприятия. Контроль вместе с учетом информирует  предпринимателя о результативности торговых процессов и служит средством  корректирующего воздействия со стороны органов управления на тех, кому надлежит исполнять управляющие  решения.

     В крупных торговых предприятиях в  процессе управления коммерческой деятельностью  реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей  коммерческой деятельности, прогнозирование  спроса и продаж.

     Важным  условием эффективности управления коммерческой деятельностью является ее местоположение и взаимосвязанные действия в организационной структуре торгового предприятия. Эти признаки определяются сферой деятельности предприятия, его стратегическим курсом и объемом реализации продукции.

     Существует  несколько типов организационной структуры торгового предприятия: линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизиональная, матричная и др.

     Функциональное управление, широко используемое в средних торговых предприятиях, - это управление по отдельным функциям (маркетинг, финансы, сбыт, кадры), при котором высшее звено руководит сотрудниками низовых уровней, но только в пределах одной функции.

     Основу  линейно-функциональных структур составляет так называемый шахтный принцип построения и специализации управленческого процесса по основным функциям. По каждой из них формируется иерархия служб по уровням (шахтам), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Линейно-функциональные структуры наиболее эффективны в условиях использования аппаратом управления определенного заданного алгоритма при решении типичных задач. Однако при линейно-функциональном управлении слабо учитываются постоянно изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности торгового предприятия, допускается нерациональное распределение информационных потоков, превышаются нормы управляемости, особенно у руководителей высшего звена.

     Суть  линейно-штабной организационной  структуры состоит в том, что  при линейном руководителе создается в помощь ему группа специалистов, так называемый штаб, или оперативно-аналитический отдел. В его задачи входит: получение и анализ информации о внешней и внутренней среде; осуществление контроля; подготовка проектов решений; текущее информирование и консультирование руководства.

     При штабной структуре управления высшее звено руководителей в значительной мере освобождается от вспомогательных, второстепенных функций в процессе управления.

     Дивизиональная  организационная структура предполагает деление организации на элементы и блоки по видам товаров или услуг, группам покупателей или географическим районам. Разработка такой структуры вызвана расширением масштабов предприятий, диверсификацией производства и изменениями внешней среды.