Організація та контроль виконання управлінських рішень

Організація та контроль виконань УР

Організація виконання рішень — це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл. У процесі  організації виконання рішення  він стикається з реальною ситуацією, яка найчастіше відрізняється від  ідеальної.

 
Слід враховувати, що керівник організовує  не свою власну діяльність, а працю  інших людей, тому організацію виконання  рішень також слід організовувати. Завдання полягає в оптимальній побудові структури комунікації управлінських працівників і виконавців. У зв'язку з цим можна виділити комунікації, які найчастіше зустрічаються в організації: ланцюжкову, багатозв'язкову, зіркову, ієрархічну.

 
При ланцюжковій структурі комунікації  рішення, яке передається з одного кінця в інший, стає відомим усім виконавцям і всіма обговорюється. Всі зв'язки в такій комунікації однакові, а командний стиль керівника відсутній. Така структура взаємовідносин розпадається, якщо порушується зв'язок між двома учасниками комунікації.

 
При багатозв'язковій структурі  комунікації всі її учасники пов'язані між собою. Вона відзначається достатньою стійкістю і швидкістю передачі інформації. Відношення командування яскраво виражені. В практиці управління вона найбільш часто зустрічається на рівні первинного колективу.

 
При зірковій структурі комунікації яскраво виявляється "комутатор-керівник", через якого передаються всі завдання. Всі зв'язки зосереджуються на керівникові. Стійкість і швидкість передачі інформації невисокі.

 
Для ієрархічної структури комунікації  характерні яскраво виражені командні відносини. Проміжні ступені одночасно є підлеглими і командними.

 
Організаційно-управлінські рішення  оформляють у вигляді наказу або  розпорядження, після чого вони набувають  сили. Однак велика кількість рішень мігрує в організації у вигляді  усних розпоряджень, завдань, побажань та інших керуючих директив. Головне завдання менеджера полягає в тому, щоб організувати виконання такого рішення, забезпечити координацію і контроль виконання.

 
Таким чином, організація виконання  рішень немислима без контролю. Контроль виконання рішень є завершальною стадією управлінського циклу. Він набуває форми зворотного зв'язку, за допомогою якого можна одержати інформацію про виконання рішення, досягти мети, яку визначила організація.

 
Головне призначення контролю полягає у своєчасному виявленні можливих відхилень від заданої програми реалізації рішення, а також у своєчасному прийнятті заходів щодо їх ліквідації.

 
За допомогою контролю не тільки виявляються відхилення від завдань, сформульованих в рішеннях, а й  визначаються причини цих відхилень.

 
Методи реалізації рішень повинні  бути такими, які можна застосувати  на практиці. 
Другою вимогою є економічність рішень. Ефект повинен бути більшим, ніж затрати, пов'язані з їх реалізацією.

 
Методи реалізації рішень повинні  бути точними. Вони мають забезпечувати відповідність одержаного результату тому, якого очікувати. 
Методи реалізації рішень повинні бути надійними, не допускати значних помилок і не створювати ситуацій з підвищеним ризиком.

 
Успіх у справі вирішення проблем  зумовлений впливом трьох груп факторів: організаційних, матеріальних і особистих. До організаційних факторів відносять, насамперед, здатність організації своєчасно перебудуватися для вирішення проблеми у відповідності до умов, які змінилися.

 
Другий фактор - це своєчасність виявлення проблеми і наявність необхідного запасу часу для виходу з ситуації, яка склалася.

 
Третій фактор — це можливі наслідки. Якщо прогноз сприятливий, то виконавці  будуть працювати з піднесенням, а якщо несприятливий — неохоче. У першому випадку результат буде більший від очікуваного, а в другому - гірший.

 
На ефективність реалізації рішення  впливає надійність організації, її стабільність у відношенні до різноманітних  перешкод, які можуть створити відхилення від наміченого шляху.

 
До матеріальних факторів відносять  наявність необхідних для цього  ресурсів — природних, технологічних, інформаційних тощо та можливість вільного маневрування ними.

 
Особисті фактори — це необхідний рівень кваліфікації знань і досвіду  співробітників, які займаються вирішенням проблем, ступінь розуміння рішень, очікувана винагорода у випадку успіху, або навпаки, побоювання можливого покарання при невдачі, загальний морально-психологічний клімат в організації

Контроль займає особливе місце  серед чинників, що забезпечують виконання прийнятих рішень, у тому числі за силою свого соціально-психологічного впливу. Психологію поведінки необхідно враховувати як у відношенні перевіряється, так і щодо виконавця. У ході проведення контролю нерідко виявляються труднощі. Наприклад, буває складно дістатися до істини, уникнути упередженості і суб'єктивних тлумачень, крім того, не можна применшувати вплив звичайних людських слабкостей, простимі в інших випадках, але не у випадку контролю виконання прийнятого рішення. В якості таких слабкостей можуть виступати зайва довірливість, поверхневі спостереження, боязнь образити занадто глибоким вивченням шановного особи, бажання виправдати очікування старшого начальника. Утруднити контроль можуть і недолік компетентності, обмеженість часу для більш глибокого аналізу, відсутність громадянської мужності сказати правду.  
Віддавши розпорядження про виконання прийнятого рішення, керівник далі орієнтується на зворотний зв'язок - надходить інформацію про хід реалізації рішення [1]. Але це не вирішує всієї проблеми.

 
По-перше, тому що безпосередній учасник  подій оцінює їх з елементами суб'єктивізму. Ми оцінюємо себе частіше за все  не за фактичними результатами праці, а за напругою зусиль, які для  цього потрібні були. Для керівника  ж важлива об'єктивна оцінка фактичного стану справ.

 
По-друге, керівника цікавить не стільки  об'єктивна інформація окремих ділянок, скільки порівняльні дані про ступінь виконання його рішень в різних колективах (підрозділах).  
По-третє, виконавча і контрольна діяльності за своїми цілями, способами дій, мотивів, результатам і умовам принципово відрізняються і вимагають різної професійної підготовки та досвіду.

 
По-четверте, керівнику у різний час потрібно різна інформація, для  цього підлеглі повинні забезпечити  безперервне і своєчасне подання різної інформації, що відриває їх від виконання прямих обов'язків з виконання рішень.

 
По-п'яте, керівнику необхідні особисті враження, живий зв'язок з виконавцем, крім інформації, якою б об'єктивної вона не була.

 
Виникає питання, а що дає контроль підлеглим? Він покликаний інформувати виконавців про хід роботи, її відповідність задумам керівника. Виконавець зацікавлений в тому, щоб його зусилля були помічені навколишніми й оцінені по достоїнству. Визнання служить додатковим стимулом до подальших зусиль у роботі, тим більше шанованих людей, визнаних авторитетів. Сам факт контролю (в делікатній формі) служить аргументом, що підвищує престиж виконуваної виконавцем завдання, додає самоповаги, впевненості у своїх справах.

 
Дотримання деяких умов психологічного властивості підвищує ефективність контролю. А саме: коли людина працює захоплено, самовіддано й вірно, не варто відволікати його, так як внутрішньо він візьме контроль як перешкоду. Здійснювати контроль слід в ситуації, коли працівник відчуває сумніви, або коли виконаний деякий етап роботи і він сам готовий поділитися результатами.

 
Питання, часто контрольовані, відображають особливого значення в свідомості виконавців. Те, що випадає з уваги контролерів, йде в тінь і у виконавця. Тому проводити контроль слід системно. Все повинно перевірятися, хоча і не однаково глибоко.